Оформление приложений к письму: все тонкости и нюансы

274
Оформление приложений к письму требуется в случае необходимости отправки с ним дополнительных документов. Это необходимо для того, чтобы адресат получил всю отправляемую ему информацию в полном объеме и при необходимости быстро дал ответ.

Приложения имеют многие управленческие документы и, конечно же, сопроводительные письма. Причем приложением может быть как отдельный документ, так и его часть. В нашей статье мы разберемся с правилами оформления приложений к письму, ведь это не настолько просто, как может показаться.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Обязательно ли составление перечня прилагаемых документов на отдельном листе;
  • Правила оформления приложений к письму, согласно ГОСТ;
  • Правила оформления отметки о приложении при отправке документации не только на бумажном носителе или при пересылке конфиденциальных документов;
  • Общие требования оформления сопроводительных писем.

Основные правила оформления приложений к письму

Оформление приложений к письму – это прямая обязанность секретаря руководителя, кадрового инспектора или делопроизводителя. Их опыт, навыки и профессионализм обеспечивают быстрый и качественный обмен информацией как внутри компании, так и с партнерами или контролирующими органами.

На сегодняшний день действующий в нашей стране ГОСТ Р.6.30-2003 и Типовая инструкция по делопроизводству предусматривают два варианта подобных оформлений, а именно:

  • Приложение упоминается в самом документе, к примеру: приказ об утверждении штатного расписания с ним самим;
  • Прилагаемые документы содержатся в сопроводительном письме.

В нашей статье мы рассмотрим ситуации с сопроводительным письмом, так как в правилах их оформления есть много нюансов, о которых необходимо знать каждому практикующему делопроизводителю.

Оформление приложений к письму, нуждающемуся в почтовой пересылке

Документооборот организации в 2017 годуОсобое значение правильному оформлению придается в случае необходимости отправки сопроводительного письма по почте. Правильность действий делопроизводителя гарантирует не только то, что письмо дойдет до адресата, но и то, что оно будет принято к сведению и на него будет получен ответ. Дело в том, что почтовой пересылке подлежат, как правило, либо полностью оформленные документы, либо их проекты, поэтому ставить на них отметки – нельзя. Поэтому и возникает необходимость в сопроводительном письме, в котором и будет содержаться этот обязательный реквизит подобного рода отправлений. Правила их оформления регламентируются ГОСТ Р.6.30-2003. Им будет посвящен наш следующий раздел.

Оформление приложений к письму согласно ГОСТ Р.6.30-2003

ГОСТ Р.6.30-2003» предусматривает несколько вариантов оформления прилагаемых к письму документов:

  • При упоминании наименования приложения в тексте, отметку оформляют так: «Приложение на 3-х листах в 2-х экземплярах».
  • При отсутствии подобного упоминания в тексте указывается наименование прилагаемого документа, количество пересылаемых экземпляров и листов, на которых оно содержится. Если таких документов несколько, то они, в обязательном порядке нумеруются. Выглядит это так:

              «Приложение:

1. Копия Устава предприятия на 6 л. в 1 экз;

2. Свидетельство о государственной регистрации предприятия на 1 л в 1 экз.»

  • Если прилагаемые документы пронумерованы и прошнурованы, то указывать количество листов не нужно. При упоминании приложения в тексте это будет выглядеть, как: «Приложение в 2 экз., а если такого упоминания не было: «Устав предприятия в 1 экз.».
  • Если прилагаемый документ идет с приложением, то отметка о нем проставляется следующим образом: «Приложение: письмо Роспотребнадзора от 21.11.2010 №03/7-415 с приложением к нему, всего на 2 л.».
  • Если прилагаемый к письму документ отправляется только одному из нескольких получателей, то отметка о нем будет выглядеть так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз. только первому получателю».

Мы перечислили разные варианты порядка оформления прилагаемых документов к письму, действующие в стандартных ситуациях. О том, как делопроизводителю действовать в нестандартных ситуациях, расскажет наш следующий раздел.

Рекомендуем материалы по теме:

Нестандартное оформление приложений к письму

Нельзя исключить ситуации, когда оформление прилагаемых документов требуется, но оно не подходит не под один стандарт. К примеру, сопроводительным письмом сопровождается  информация, содержащаяся не только на бумажном носителе, а, к примеру, на диске или флешке. В этом случае отметка должна выглядеть так:

«Приложение:

  1. Проект контракта на поставку угля на 4 л. в 1 экз.
  2. То же на флеш карте в 1 экз.».

Бывают случаи, когда требуется пересылка документов с ограниченным доступом к их содержанию. Единая инструкция для таких случаев на сегодняшний день пока еще не разработана. Поэтому правила оформления отметок об их наличии содержатся в используемых на предприятии внутренних нормативах. Обычно в отметке о прилагаемом документе дополнительно указывается гриф ограничения доступа. Выглядит это так:

«Приложение: Маркетинговое исследование рынка автозапчастей на а/м МАЗ №85-1 КТ, коммерческая тайна, на 15 л. в 1 экз.»

Все эти нюансы должен знать опытный делопроизводитель.

Общие правила оформления приложений к письму

Теперь приведем общие правила оформления сопроводительных писем, которые в делопроизводстве компании следует неукоснительно соблюдать:

  • Прилагаемые к письму документы оформляются на листе бумаги стандарта А4 и отдельной регистрации они не подлежат;
  • Заголовок к тексту сопроводительного письма печатается без точки в центре строки, допускается увеличение его межстрочного промежутка;
  • Шрифт, которым печатается перечень прилагаемых документов, равно как и размеры межстрочных интервалов и полей, используется такой же, как и в стандартных документах;
  • Листы прилагаемых документов нумеруются со второго листа;
  • Самостоятельно разработанные сопроводительные документы подписывает первый руководитель или начальник структурного подразделения, в ведомстве которого они были созданы.

Неукоснительное соблюдение всех вышеперечисленных правил гарантирует вам полный порядок в делопроизводстве, четкую доставку отправляемых писем адресату и полную сохранность пересылаемой документации.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль