Подготовка командировок руководителя, что входит в обязанности секретаря

1057
Подготовка командировок руководителя заключается в полной организации его служебной поездки. Сюда входит и приобретение билетов, и бронирование гостиничного номера, и подготовка документов и рекламных материалов, которые он должен взять с собой, а также тесная работа с координатором мероприятия, на которое он приглашен, или официальным представителем принимающей стороны.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Общие организационные моменты подготовки командировок руководителя;
  • Правила бронирования билетов и гостиничных номеров;
  • Порядок подготовки и сбора визиток, рекламной продукции, документов и прочих материалов, которые директору нужно взять с собой;
  • Как выполняется окончательная подготовка командировок руководителя накануне отъезда;
  • На какие моменты необходимо обратить внимание секретарю для правильной организации командировки директора.

Деловые командировки – не редкость для Президента компании или ее Генерального директора. В служебных поездках первый руководитель решает важнейшие для деятельности предприятия задачи. И для успешного их решения необходима хорошая организация деловой поездки. Подготовкой командировок руководителя в пределах одного города и с выездом в другие города, а иногда и другие страны занимается его секретарь. Ее типовую схему рассмотрим в нашей статье.

Общая организация подготовки командировок руководителя

Подготовка командировок руководителя, что входит в обязанности секретаряПорядок подготовки командировок руководителя будет зависеть, в первую очередь, от того, в качестве кого он в нее отправляется – делового партнера, гостя, участника конференции и т.д. Связно это с тем, что если Генеральный директор отправляется в поездку по приглашению деловых партнеров или в качестве участника конференции, то некоторые связанные с ней организационные вопросы может взять на себя принимающая сторона или организатор мероприятия, на которое он приглашен.

Первый этап планирования поездки руководителя в служебную командировку предполагает получение следующей информации:

  • Дата отправления и день приезда;
  • Вид транспорта (автомобиль, самолет, поезд) и порядок оплаты билетов;
  • Наличие сопровождающих лиц;
  • Уровень гостиницы и бронируемого номера.

Служебная командировка руководителя оформляется приказом по предприятию, который от его лица составляет секретарь. В нем обязательно должна содержаться информация о возложении его обязанностей на то время, пока он будет в отъезде, на определенное должностное лицо, которое следует уведомить об этом под подпись. Далее необходимо оформление командировочного удостоверения, получение суточных, представительских и т.д.

Рекомендуем материалы по теме:

  • Можно ли отказаться от командировки?
  • Источник: /news/130145-mojno-li-otkazatsya-ot-komandirovki
  • Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

Подготовка командировок руководителя с учетом полученной информации от принимающей стороны

В обязанности секретаря руководителя, который отправляется в служебную командировку по приглашению делового партнера или организатора конференции, входит выяснение предварительной информации о ходе мероприятия. Это необходимо для того, чтобы успеть подготовить:

  • Рекламные материалы;
  • Элементы символики компании;
  • Проекты договоров и т.п.

Данная информация позволит руководителю взять с собой ту одежду, которую требует протокол, а также нужную сумму денежных средств под представительские расходы, без которых на подобных мероприятиях не обойтись.

У принимающей стороны необходимо выяснить:

  • Дату и время проведения конференции или другого мероприятия, на которое руководитель компании приглашен, а также предварительный список его участников;
  • Дату и время проведения банкета, особенности протокола и предварительный список приглашенных гостей;
  • Наличие или отсутствие помощи в бронировании гостиничного номера или встречи руководителя в аэропорту, а также в его передвижении по чужому городу.

Кроме того, секретарь должен узнать фамилию, имя и отчество координатора мероприятия, его должность и контактные телефоны.

Всю выясненную информацию нужно передать руководителю, а также периодически сообщать ему о ходе проведения подготовки к его служебной командировке.

Подготовка командировок руководителя, помощь в сборах

На основании информации, полученной от координатора мероприятия, на которое приглашен Президент компании, необходимо составить перечень документов, которые ему нужно будет взять с собой. В служебной командировке первому руководителю могут понадобиться:

  • Копии уставных документов;
  • Проекты договоров о сотрудничестве;
  • Бизнес план инвестиционного проекта;
  • Образцы продукции и т.д.

Все вышеперечисленные документы должны быть как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Не следует забывать и о достаточном количестве визиток, рекламных проспектов и справочной информации, которая может пригодиться в деловой поездке.

Данный перечень необходимо, в первую очередь, согласовать с руководителем, а затем заняться организацией их подготовки.

Подготовка командировок руководителя в плане приобретения билетов

Если служебная командировка намечается не в пределах одного города, то самым удобным для поездки транспортом будет самолет. В обязанности секретаря входит бронирование и приобретение авиабилетов в обе стороны. Перед их приобретением необходимо выяснить у отправляющегося в командировку Президента компании его предпочтения в плане класса обслуживания, а также обсудить с ним наиболее удобный рейс.

Если поездка планируется железнодорожным транспортом, то в обязанности секретаря входит оформление электронного билета. Эта услуга РЖД чрезвычайно удобна для поездок в служебные командировки. Она позволяет оформить билеты в обе стороны, не выходя из офиса. Это позволяет самостоятельно выбрать поезд, тип вагона, место и дополнительные услуги. Все это перед оформлением билета тоже нужно будет согласовать с директором.

Бронирование гостиничного номера

Если принимающая сторона не занимается бронированием гостиничных номеров, то эта обязанность также возлагается на секретаря руководителя. Перед выбором гостиницы следует помнить о том, что потраченные на оплату номера деньги требуют предоставления отчета. А это значит, что выбирать нужно тот отель, который предоставляет на оплату своих услуг чек и прочие документы, подтверждающих целевое расходование денежных средств.

Перед тем, как забронировать номер, секретарь должен выяснить у руководителя его пожелания, касающиеся:

  • Категории номера;
  • Уровня предоставляемого сервиса;
  • Порядка установленного проживания в гостинице;
  • Наличия бара, ресторана, бытового обслуживания, покрытия Wi-Fi в номере.

После этого можно переходить к бронированию номера, которое оформляется заявкой. Ее можно сбросить по электронной почте, отправить по факсу или выслать заказным письмом. Заявка на бронь нуждается в подтверждении.

Подготовка командировок руководителя накануне отъезда

Больше всего дел у секретаря появляется накануне отъезда Президента компании в служебную командировку. Ему нужно:

  • Проверить наличие билетов в обе стороны;
  • Дать руководителю окончательную информацию о времени отъезда и времени прибытия, а также о том, будут ли его в аэропорту встречать;
  • Убедиться в наличии подтверждения на гостиничную бронь;
  • Передать директору полностью оформленное командировочное удостоверение;
  • Проверить подготовленные документы и рекламные материалы, которые руководитель будет брать с собой;
  • Передать директору информацию о плане мероприятия, на которое он отправляется и список его участников;
  • Составить перечень необходимых в командировке документов и вещей.

По возвращению директора из командировки в обязанности секретаря входит оказание ему помощи в оформлении авансового отчета, который необходимо предоставить в бухгалтерию. А также заняться подготовкой аналитического отчета результативности служебной поездки на основании тех данных, которые руководитель предоставит.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль