Подготовка командировок руководителя, что входит в обязанности секретаря

961
Подготовка командировок руководителя заключается в полной организации его служебной поездки. Сюда входит и приобретение билетов, и бронирование гостиничного номера, и подготовка документов и рекламных материалов, которые он должен взять с собой, а также тесная работа с координатором мероприятия, на которое он приглашен, или официальным представителем принимающей стороны.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Общие организационные моменты подготовки командировок руководителя;
  • Правила бронирования билетов и гостиничных номеров;
  • Порядок подготовки и сбора визиток, рекламной продукции, документов и прочих материалов, которые директору нужно взять с собой;
  • Как выполняется окончательная подготовка командировок руководителя накануне отъезда;
  • На какие моменты необходимо обратить внимание секретарю для правильной организации командировки директора.

Деловые командировки – не редкость для Президента компании или ее Генерального директора. В служебных поездках первый руководитель решает важнейшие для деятельности предприятия задачи. И для успешного их решения необходима хорошая организация деловой поездки. Подготовкой командировок руководителя в пределах одного города и с выездом в другие города, а иногда и другие страны занимается его секретарь. Ее типовую схему рассмотрим в нашей статье.

Общая организация подготовки командировок руководителя

Подготовка командировок руководителя, что входит в обязанности секретаряПорядок подготовки командировок руководителя будет зависеть, в первую очередь, от того, в качестве кого он в нее отправляется – делового партнера, гостя, участника конференции и т.д. Связно это с тем, что если Генеральный директор отправляется в поездку по приглашению деловых партнеров или в качестве участника конференции, то некоторые связанные с ней организационные вопросы может взять на себя принимающая сторона или организатор мероприятия, на которое он приглашен.

Первый этап планирования поездки руководителя в служебную командировку предполагает получение следующей информации:

  • Дата отправления и день приезда;
  • Вид транспорта (автомобиль, самолет, поезд) и порядок оплаты билетов;
  • Наличие сопровождающих лиц;
  • Уровень гостиницы и бронируемого номера.

Служебная командировка руководителя оформляется приказом по предприятию, который от его лица составляет секретарь. В нем обязательно должна содержаться информация о возложении его обязанностей на то время, пока он будет в отъезде, на определенное должностное лицо, которое следует уведомить об этом под подпись. Далее необходимо оформление командировочного удостоверения, получение суточных, представительских и т.д.

Рекомендуем материалы по теме:

  • Можно ли отказаться от командировки?
  • Источник: /news/130145-mojno-li-otkazatsya-ot-komandirovki
  • Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

Подготовка командировок руководителя с учетом полученной информации от принимающей стороны

В обязанности секретаря руководителя, который отправляется в служебную командировку по приглашению делового партнера или организатора конференции, входит выяснение предварительной информации о ходе мероприятия. Это необходимо для того, чтобы успеть подготовить:

  • Рекламные материалы;
  • Элементы символики компании;
  • Проекты договоров и т.п.

Данная информация позволит руководителю взять с собой ту одежду, которую требует протокол, а также нужную сумму денежных средств под представительские расходы, без которых на подобных мероприятиях не обойтись.

У принимающей стороны необходимо выяснить:

  • Дату и время проведения конференции или другого мероприятия, на которое руководитель компании приглашен, а также предварительный список его участников;
  • Дату и время проведения банкета, особенности протокола и предварительный список приглашенных гостей;
  • Наличие или отсутствие помощи в бронировании гостиничного номера или встречи руководителя в аэропорту, а также в его передвижении по чужому городу.

Кроме того, секретарь должен узнать фамилию, имя и отчество координатора мероприятия, его должность и контактные телефоны.

Всю выясненную информацию нужно передать руководителю, а также периодически сообщать ему о ходе проведения подготовки к его служебной командировке.

Подготовка командировок руководителя, помощь в сборах

На основании информации, полученной от координатора мероприятия, на которое приглашен Президент компании, необходимо составить перечень документов, которые ему нужно будет взять с собой. В служебной командировке первому руководителю могут понадобиться:

  • Копии уставных документов;
  • Проекты договоров о сотрудничестве;
  • Бизнес план инвестиционного проекта;
  • Образцы продукции и т.д.

Все вышеперечисленные документы должны быть как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Не следует забывать и о достаточном количестве визиток, рекламных проспектов и справочной информации, которая может пригодиться в деловой поездке.

Данный перечень необходимо, в первую очередь, согласовать с руководителем, а затем заняться организацией их подготовки.

Подготовка командировок руководителя в плане приобретения билетов

Если служебная командировка намечается не в пределах одного города, то самым удобным для поездки транспортом будет самолет. В обязанности секретаря входит бронирование и приобретение авиабилетов в обе стороны. Перед их приобретением необходимо выяснить у отправляющегося в командировку Президента компании его предпочтения в плане класса обслуживания, а также обсудить с ним наиболее удобный рейс.

Если поездка планируется железнодорожным транспортом, то в обязанности секретаря входит оформление электронного билета. Эта услуга РЖД чрезвычайно удобна для поездок в служебные командировки. Она позволяет оформить билеты в обе стороны, не выходя из офиса. Это позволяет самостоятельно выбрать поезд, тип вагона, место и дополнительные услуги. Все это перед оформлением билета тоже нужно будет согласовать с директором.

Бронирование гостиничного номера

Если принимающая сторона не занимается бронированием гостиничных номеров, то эта обязанность также возлагается на секретаря руководителя. Перед выбором гостиницы следует помнить о том, что потраченные на оплату номера деньги требуют предоставления отчета. А это значит, что выбирать нужно тот отель, который предоставляет на оплату своих услуг чек и прочие документы, подтверждающих целевое расходование денежных средств.

Перед тем, как забронировать номер, секретарь должен выяснить у руководителя его пожелания, касающиеся:

  • Категории номера;
  • Уровня предоставляемого сервиса;
  • Порядка установленного проживания в гостинице;
  • Наличия бара, ресторана, бытового обслуживания, покрытия Wi-Fi в номере.

После этого можно переходить к бронированию номера, которое оформляется заявкой. Ее можно сбросить по электронной почте, отправить по факсу или выслать заказным письмом. Заявка на бронь нуждается в подтверждении.

Подготовка командировок руководителя накануне отъезда

Больше всего дел у секретаря появляется накануне отъезда Президента компании в служебную командировку. Ему нужно:

  • Проверить наличие билетов в обе стороны;
  • Дать руководителю окончательную информацию о времени отъезда и времени прибытия, а также о том, будут ли его в аэропорту встречать;
  • Убедиться в наличии подтверждения на гостиничную бронь;
  • Передать директору полностью оформленное командировочное удостоверение;
  • Проверить подготовленные документы и рекламные материалы, которые руководитель будет брать с собой;
  • Передать директору информацию о плане мероприятия, на которое он отправляется и список его участников;
  • Составить перечень необходимых в командировке документов и вещей.

По возвращению директора из командировки в обязанности секретаря входит оказание ему помощи в оформлении авансового отчета, который необходимо предоставить в бухгалтерию. А также заняться подготовкой аналитического отчета результативности служебной поездки на основании тех данных, которые руководитель предоставит.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль