Как секретарю найти подход к персоналу

825
Секретарь всегда в центре внимания и в курсе всех событий. Это профессиональная компетенция для него. Всегда заинтересованный в общении как с руководителем, так и с коллегами, секретарь – образец для подражания и пример деловой этики. Как подобрать ключик ко всем сотрудникам, но не переходить на личное общение, обсудим в нашем материале.

Умение общаться с людьми – драгоценное качество для современного секретаря. Оно состоит из множества факторов, предпосылок, умений.

Позиция личности по отношению к окружающим

Как секретарю найти подход к персоналуУмение соблюдать в отношениях субординацию и необходимый уровень вовлеченности, при этом не впускать коллег в свое личное душевное пространство, связано с пониманием границ. Границы личности воспитываются с детства. Родители закладывают ребенку понимание, как вести себя с другими людьми, кого посвящать в сокровенные проблемы, как отвечать окружающим на их откровенность. Эти базовые навыки ребенок оттачивает в детском саду, школе. Затем наступает юность. В университете деловой этике и психологии многих обучают. Остальным остается набираться опыта самостоятельно.

Сложнее всего выстраивать границы тем, у кого отношения в семье с точки зрения выстраивания границ были неадекватными. Это или чрезмерное безразличие родителей к ребенку, или повышенная строгость и гиперопека. В первом случае у взрослого могут возникнуть трудности с эмпатией, во втором – с защитой своих границ. Есть и другие последствия. Но научиться правильно вести себя могут все, даже если травмированы детскими проблемами в семье.

Какими должны быть границы личности, чтобы успешно работать секретарем? Здоровые границы личности способствуют карьере и успеху у коллег. Человека со здоровыми границами характеризует гибкость и произвольность поведения, комфортные ощущения как в обществе, так и наедине с собой, умение понимать проблемы другого, воспринимать его эмоции, в то же время возможность разорвать общение и восстановить дистанцию, если это необходимо. Человек с адекватными границами личности отвечает за себя и свои поступки, трезво оценивает поведение других, он независим, но дружелюбен и способен работать в команде.

Другими важными качествами личности секретаря, которые помогают в общении с персоналом, является зрелость, ответственность, безоценочность, контроль над эмоциями.

Внешний вид

Самый простой и очевидный фактор успеха в общении с персоналом для секретаря – это правильно подобранный деловой образ. Даже если в компании принят неформальный дресс-код, секретарь должен стараться быть примером элегантности и хорошего вкуса. Из чего складывается образ? Из множества деталей. Это аккуратные, убранные, чистые волосы, уместный макияж, деловые аксессуары, минимум кричащих цветов, нейтральная одежда в классическом, офисном или casual стиле, грамотно подобранная обувь.

Рекомендуем материалы по теме:

Невербальные проявления

Менее очевидна так называемая невербалика. Это неречевое поведение человека: жесты, мимика, поза, тон речи, тембр и так далее. Психологи, исследуя общение, пришли к выводу, что мы воспринимаем собеседника в меньшей степени по содержанию его речи и в большей – по его невербальному поведению. Именно оно на интуитивном уровне говорит нам, можно ли доверять собеседнику, не относится ли он к нам агрессивно, каково его отношение к нам: теплое, безразличное, надменное, насколько он открыт в общении. Для начала найдите литературу по невербальному поведению. Ее довольно много в свободных источниках и в книжных магазинах. Почитайте, какое поведение способствует росту вашего авторитета в глазах окружающих и наоборот.

Если вы хотите проработать свое невербальное поведение, рекомендуем два способа.

Первый потребует привлечь несколько знакомых, но не слишком близких вам. Подойдут нейтральные знакомые из вашего окружения. Попросите их оценить вашу личность, поведение, внешний вид под предлогом, что вам вскоре необходимо будет выступать перед аудиторией и вы по этой причине очень волнуетесь. Предупредите, что вы не обидитесь на негативную формулировку, так как вам важно отработать подачу материала. Постарайтесь уловить в оценках этих людей общие характеристики, сделайте вывод относительно восприятия вас окружающими и проработайте свои недостатки.

Еще один способ – заснять себя на видео. Постарайтесь снимать себя, когда вы находитесь в компании людей. Пусть это будет веб-камера или любое другое устройство. Обратите внимание на свою позу, жесты, выражение лица, когда забываете, что камера включена. Если вы будете беспристрастны к себе, выводы будут довольно объективными.

Какие привычки нужно искоренить: грызть ногти; теребить волосы, одежду, ручку; рисовать на бумаге или заниматься с телефоном, когда кто-то разговаривает с вами; хмуриться или чрезмерно навязчиво разглядывать собеседника; сплевывать в присутствии людей; держаться скованно, сидеть сгорбившись, в закрытой позе; все время менять фокус внимания (эффект, когда бегают глаза); смотреть с просительным выражением лица; отворачиваться от собеседника, когда он разговаривает с вами; держать руки в карманах; раскачиваться во время разговора и другие.

Также послушайте ваш тембр голоса и темп речи. Речь должна быть равномерной, энергичной, нейтральной по высоте, в меру эмоциональной, с необходимыми паузами. Не тараторьте, но и не растягивайте слова, не кричите на коллег, а если на вас понимают голос, говорите тише, пока агрессор не успокоится.

 

Речь

Грамотная, эрудированная, правильная речь без слов-паразитов и однообразных оборотов – профессиональное преимущество для секретаря. Такой сотрудник ценится как лицо компании, сохраняющее ее репутацию. Если ваша речь бедная, вы не умеете поддержать беседу и часто ловите себя на том, что не можете выразить мысль, читайте больше. Доказано, что художественная литература в любом возрасте способствует развитию речевого интеллекта, воображения.

Выстраивание взаимоотношений с персоналом

Как уже обсуждали, границы личности позволяют правильно выстраивать отношения с окружающими. Неправильные поступки приведут к потере доверия к вам на долгие годы, и даже к потере работы. Это такие ошибки в общении, как: сплетни, зависть, надменный тон, игнорирование, доносы, неуместные советы, опоздания, неопрятность, неуважение к потребностям окружающих, неумение договариваться, непостоянство и ненадежность, общение только с избранными «любимчиками», изоляция, отказ от участия в общих мероприятиях и другие.

Остается лишь порекомендовать относится к коллегам так, как вы бы хотели, чтобы относились к вам, и тогда успех в коллективе вам обеспечен!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль