Журнал регистрации входящих писем: как вести нумерацию и обнулить ее с нового года

2343
В любую организацию поступает множество входящих документов – письма, пресса, рекламные листовки и буклеты, и т.д. Чтобы работа с этими документами была эффективной, должна быть налажена система регистрации входящей корреспонденции, в которой каждому документу присваивается уникальный номер.

Из этой статьи вы узнаете:

  • зачем нужна регистрация и нумерация входящих писем
  • как правильно регистрировать входящие письма
  • как вести нумерацию входящих писем и обнулить ее с нового года

Зачем нужна регистрация и нумерация входящих писем

Журнал регистрации входящих писем: как вести нумерацию и обнулить ее с нового годаВо-первых, регистрация поступившего документа подтверждает факт его получения организацией. Для этого полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в журнал регистрации.

Во-вторых, нумерация используется для поиска и отслеживания исполнения документа, а также для ссылок в последующих в документах (например, в переписке, или в приказах).

Обратите внимание! Напомним, что для регистрации не обязательны следующие виды входящей корреспонденции:

  • поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, пресса;
  • рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
  • документы первичной бухгалтерской отчетности, договоры и т.д. если они поступили без сопроводительного письма (если с письмом – то регистрируется непосредственно письмо);
  • информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления.

Как правило, список нерегистрируемых поступлений регламентируется в Инструкции по делопроизводству организации.

Как правильно регистрировать входящие письма

Для регистрации входящих писем в любой организации ведется журнал учета входящих документов. Утвержденной формы для него нет, но есть некий единый стандарт, к которому вы вольны добавить при необходимости новые графы

Пример:

Вх. N Дата поступления От кого получен Краткое содержание Резолюция Кому направлен Расписка в получении
1 2 3 4 5 6 7
1-17 09.01.2017 ОАО  «Альфа» г. Ижевск Предложение по аренде  оборудоваия Подготовить запрос коммерческого предложения Е.А. Ивановой Иванова

На самом письме необходимо поставить отметку о поступлении. Как правило, для отметки используется штамп, графы которого заполняются от руки. В отметке должны содержаться следующие сведения:

  • название организации;
  • присвоенный номер;
  • дата регистрации (получения).

Важно! Входящий документ регистрируется в организации один раз – в день получения.

Чтобы избежать двойной регистрации одного и того же письма (например, сначала его прислали по факсу, а затем оригинал с курьером), отслеживайте исходящий номер отправителя. Этот реквизит вы можете добавить в форму регистрации входящей корреспонденции.

Рекомендуем материалы по теме:

Как вести нумерацию входящих писем и обнулить ее с нового года

В небольших организациях, как правило, всей корреспонденцией – исходящей и входящей – занимается один человек, обычно секретарь или офис-менеджер. В крупных же компаниях с множеством подразделений поток документации может быть очень большим и разнородным, поэтому зачастую каждое подразделение имеет свой журнал регистрации почты с собственной нумерацией – такая система регистрации называется децентрализованной.

Рекомендуем материалы по теме:

Формат нумерации входящих писем не регламентирован, и каждая организация может использовать на свое усмотрение цифровые и буквенные обозначения – коды подразделений, номенклатуры дел и т.д. Единственное требование – номер каждого входящего документа должен быть уникальным. Это в интересах, прежде всего, самой организации – ее сотрудников: как уже говорилось выше, так обеспечивается возможность работы с документом в дальнейшем.

Нумерация может быть простая, валовая, 1, 2, 3… или содержать индексы (что важно при децентрализованной системе).

Нумерация ведется в течение календарного года, а с первого рабочего дня нового года начинается заново. Поэтому иногда при нумерации писем в качестве индекса используется год: Вх. № 154/2016, Вх. № 2/17. При этом оформлять новый журнал регистрации входящих писем не обязательно. Достаточно провести в журнале черту и начать новый год с единицы.

Обратите внимание! Если по ошибке вы продолжили нумерацию прошлого года, не нужно вносить исправления. Просто со следующим письмом начните новую нумерацию.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль