Журнал регистрации входящих писем: как вести нумерацию и обнулить ее с нового года

2148
В любую организацию поступает множество входящих документов – письма, пресса, рекламные листовки и буклеты, и т.д. Чтобы работа с этими документами была эффективной, должна быть налажена система регистрации входящей корреспонденции, в которой каждому документу присваивается уникальный номер.

Из этой статьи вы узнаете:

  • зачем нужна регистрация и нумерация входящих писем
  • как правильно регистрировать входящие письма
  • как вести нумерацию входящих писем и обнулить ее с нового года

Зачем нужна регистрация и нумерация входящих писем

Журнал регистрации входящих писем: как вести нумерацию и обнулить ее с нового годаВо-первых, регистрация поступившего документа подтверждает факт его получения организацией. Для этого полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в журнал регистрации.

Во-вторых, нумерация используется для поиска и отслеживания исполнения документа, а также для ссылок в последующих в документах (например, в переписке, или в приказах).

Обратите внимание! Напомним, что для регистрации не обязательны следующие виды входящей корреспонденции:

  • поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, пресса;
  • рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
  • документы первичной бухгалтерской отчетности, договоры и т.д. если они поступили без сопроводительного письма (если с письмом – то регистрируется непосредственно письмо);
  • информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления.

Как правило, список нерегистрируемых поступлений регламентируется в Инструкции по делопроизводству организации.

Как правильно регистрировать входящие письма

Для регистрации входящих писем в любой организации ведется журнал учета входящих документов. Утвержденной формы для него нет, но есть некий единый стандарт, к которому вы вольны добавить при необходимости новые графы

Пример:

Вх. N Дата поступления От кого получен Краткое содержание Резолюция Кому направлен Расписка в получении
1 2 3 4 5 6 7
1-17 09.01.2017 ОАО  «Альфа» г. Ижевск Предложение по аренде  оборудоваия Подготовить запрос коммерческого предложения Е.А. Ивановой Иванова

На самом письме необходимо поставить отметку о поступлении. Как правило, для отметки используется штамп, графы которого заполняются от руки. В отметке должны содержаться следующие сведения:

  • название организации;
  • присвоенный номер;
  • дата регистрации (получения).

Важно! Входящий документ регистрируется в организации один раз – в день получения.

Чтобы избежать двойной регистрации одного и того же письма (например, сначала его прислали по факсу, а затем оригинал с курьером), отслеживайте исходящий номер отправителя. Этот реквизит вы можете добавить в форму регистрации входящей корреспонденции.

Рекомендуем материалы по теме:

Как вести нумерацию входящих писем и обнулить ее с нового года

В небольших организациях, как правило, всей корреспонденцией – исходящей и входящей – занимается один человек, обычно секретарь или офис-менеджер. В крупных же компаниях с множеством подразделений поток документации может быть очень большим и разнородным, поэтому зачастую каждое подразделение имеет свой журнал регистрации почты с собственной нумерацией – такая система регистрации называется децентрализованной.

Рекомендуем материалы по теме:

Формат нумерации входящих писем не регламентирован, и каждая организация может использовать на свое усмотрение цифровые и буквенные обозначения – коды подразделений, номенклатуры дел и т.д. Единственное требование – номер каждого входящего документа должен быть уникальным. Это в интересах, прежде всего, самой организации – ее сотрудников: как уже говорилось выше, так обеспечивается возможность работы с документом в дальнейшем.

Нумерация может быть простая, валовая, 1, 2, 3… или содержать индексы (что важно при децентрализованной системе).

Нумерация ведется в течение календарного года, а с первого рабочего дня нового года начинается заново. Поэтому иногда при нумерации писем в качестве индекса используется год: Вх. № 154/2016, Вх. № 2/17. При этом оформлять новый журнал регистрации входящих писем не обязательно. Достаточно провести в журнале черту и начать новый год с единицы.

Обратите внимание! Если по ошибке вы продолжили нумерацию прошлого года, не нужно вносить исправления. Просто со следующим письмом начните новую нумерацию.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль