Организация централизованного хранения документов холдинга

307
Польза организации централизованного хранения документов холдинга очевидна: это и экономия средств, и возможность обеспечить лучшую защиту конфиденциальной информации, и точный учет входящей и исходящей корреспонденции. Обсудим, как реализовать такой проект в компании.

Проблема оборота печатных документов для любой компании при любом уровне автоматизации бизнес-процессов нетривиальна, особенно если организация разрослась до размеров холдинга. Система хранения документации в виде централизованной системы помогает найти решение для множества сложнейших задач бизнеса:

  • оперативный поиск требуемой документации и данных;
  • обеспечение уровня доступа к конфиденциальной документации;
  • уменьшение рисков кражи и потери информации в виде частичного или полного документа, дела;
  • рациональное распределение обязанностей между отделами в отношении хранения документов.

Как же организовать централизованное хранение информации в холдинге? Предлагаем вам пошаговую инструкцию.

Организация централизованного хранения документов холдингаШаг 1. Подготовка.

На подготовительном этапе вам необходимо проанализировать:

  • какие документы в вашей компании разрабатываются в документообороте;
  • сколько документов и на каком хранении находятся сейчас, сколько будет через 1 год, 3-5 лет;
  • сколько нужно работников должны заниматься хранением документов;
  • какое оборудование потребуется для хранения.

Шаг 2. Систематизация.

После анализа документооборота холдинга и выявления перечня типов документов, их количества и сроков хранения, необходимо перейти к крайне важному этапу – это систематизация текущей документации. Она состоит из разработки номенклатуры дел. Сделать это необходимо для каждого отдельного юридического лица, входящего в холдинг.

При составлении номенклатуры дел нужно руководствоваться нормативными документами, относящимися к вашей профессиональной сфере. Например, для финансовых холдингов для составления номенклатуры дел необходимо пользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов (утв. Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года). Систематизация важна для того, чтобы вы знали, какие документы используют различные организации в составе холдинга, правильно ли они хранятся, есть ли другие ошибки в документообороте.

Рекомендуем материалы по теме:

Шаг 3. Определение объема работы.

Когда документы и сроки их хранения описаны и систематизированы, можно довольно точно представить объем дел, которые будут храниться в хранилище, какие необходимы мощности отдела, сколько нужно стеллажей, работников и оборудования. Чтобы не тратить лишние деньги и, напротив, не создавать напряженность в работе с документацией, что, в свою очередь, приводит к утере важной информации и увеличению сроков оформления документов, расчет должен быть максимально приближенным к действительной ситуации с расчетом на ближайшую перспективу.

Шаг 4. Разработка штатной расстановки.

Организовать централизованное хранение документов холдинга удобнее так:

Подразделение

Обязанности

Документационного обеспечения управления

Методологическая база выполнения работ

Организация работы

Структурные подразделения в лице назначенных сотрудников

Составление номенклатуры дел каждого подразделения

Шаг 5. Сбор и утверждение номенклатуры дел.

Отдел документационного обеспечения управления собирает согласованные сводные номенклатуры дел юрлиц холдинга, проверяет, правильно ли они утверждены в соответствии с инструкцией по делопроизводству вашей компании или другим ЛНА, устанавливающим порядок согласования номенклатур дел.

Шаг 6. Анализ сводную номенклатуру.

После систематизации объединенной номенклатуры выделите документы архивного и оперативного хранения, определите, какие документы будут храниться в центральном хранилище, а какие – в отдельных структурных подразделениях и организациях.

Шаг 7. Организация подразделения.

Централизация хранения заключается в выделении определенного подразделения в холдинге, которое будет отвечать за все необходимые функции:

  • утверждение правил приема документации на хранение,
  • контроль процесса размещения документов в местах хранения,
  • порядок выдачи и возврата документации,
  • сроки хранения,
  • уничтожение документов с истекшим сроком хранения,
  • изучение методической базы по хранению документов,
  • исполнение требований законодательства,
  • отслеживание изменений законодательства в отношении хранения документов в данном холдинге.

Это может быть подразделение документационного обеспечения управления, включающее архивное подразделение.

Шаг 8. Закрепление функций за сотрудниками.

Назначьте сотрудников, которые будут осуществлять работы в рамках централизованной системы хранения документов холдинга.

Шаг 9. Автоматизация процесса.

Автоматизация перемещения. В системе требуется также учесть уровень автоматизации хранения документов. К примеру, каким образом документы будут перемещать в центральное хранилище или по подразделениям. При этом требуется исключить риски потери и кражи конфиденциальной и другой важной информации. Нужно также исключить нарушение требований о предоставления информации по запросам надзорных ведомств и заинтересованных клиентов.

Автоматизация учета. Машинный контроль за входящей и исходящей документацией архива исключительно удобен. Он упрощает работу по доступу к оригинальной копии документации, контролю наличия документов и расследованию причин утраты.

Шаг 10. Определение площадей.

Нужно выбрать или выделить требуемые площади под архив и оборудовать их, заключить договоры аренды, если требуется, а также договоры на оказание услуг. Назначить сотрудников архива на их рабочие места. В разработке должны участвовать юридический отдел и отдел персонала холдинга. Внимательно составьте и оформите трудовые договоры с сотрудниками хранилища.

Шаг 11. Разграничение доступа.

Нужно определить уровни доступа к документации для каждого юрлица.

Шаг 12. Внедрение регламентов работы хранилища.

Установите порядок работы с помощью ЛНА, которые определяют порядок функций по хранению документов.

Шаг 13. Установление графика.

Определите, как часто и когда будут осуществляться работы по хранению документов, в том числе перемещению от подразделения к центральному хранилищу и обратно.

Шаг 14. Контроль работы.

Назначьте частоту контрольных мероприятий и проводите аудит работы хранилища, своевременно устраняйте проблемы в его работе.

Рекомендуем материалы по теме:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль