Основные требования к документам

266
В любой организации каждый сотрудник имеет дело с различными документами. Это могут быть как документы, непосредственно относящиеся к его должностным обязанностям, так и деловые бумаги, работа с которыми может вызвать определенные затруднения. Чтобы иметь хотя бы общее представление о документах, давайте рассмотрим основные требования к их оформлению и содержанию.

Из данной статьи вы узнаете:

  • основные требования к документам;
  • наиболее частые ошибки в документах;
  • образцы документов.

Любой документ должен содержать определенные реквизиты, которые и делают из обычного листа бумаги документ, имеющий юридическую силу. Различные категории документов отличаются набором реквизитов. Однако, все деловые бумаги имеют нечто общее. Именно эти основные требования ко всем видам документов мы и рассмотрим далее.

Основные требования к документам

Пожалуй, самым известным и главным требованием к документам является формат бумаги. Как известно, самый популярный формат, который применяется повсеместно, - это А4. Более половины документов организации издаются Основные требования к документамименно на листах такого формата. Но есть исключения.

К примеру, бухгалтерская документация изобилует разнообразием документации различных форматов. Как правило, многие организации в наше время пользуются различными бланками, которые заполняются вручную. К ним можно отнести счета-фактуры, товарные чеки, зарплатные ведомости и так далее. Данные бланки отличаются меньшим размером листа (как правило, А5) и имеют ярко выраженный желтоватый оттенок бумаги. Однако, это нисколько не снижает ценности самого документа, напротив, бухгалтерская документация имеет больший срок хранения, нежели многие другие документы в организации.

Отметим, что проектная и сметная документация также может быть издана на бумаге других форматов. Как правило, для документов, содержащих чертежи и графики, используется бумага форматов А3 и А2.

Также существуют определенные реквизиты, наличие которых на любом документе является обязательным. Так, к ним относятся наименование и название организации, адрес, наименование документа, подпись и дата. Наличие каждого из этих реквизитов вполне обоснованно и является залогом того, что не возникнет никаких проблем при необходимости подтверждения юридической силы документа.


Инструкция по делопроизводству. Раздел «Оформление и отправка исходящих документов»


Напомним, что многие сотрудники по сей день допускают ошибку при проставлении реквизита "Дата". Каждый документ должен датироваться тем числом, когда он был подписан, а не датой его составления. Как правило, дату ставит ответственное лицо, подписавшее документ.

Распространенные ошибки в документах

Самой распространенной ошибкой является подписание документа неустановленным лицом. Обычно сотрудники служб делопроизводства не проверяют, кто конкретно подписал документы. Так делать нельзя. Необходимо к документу, например договору, акцепту оферты, акту, приложить приказ, подтверждающий полномочия подписанта, или доверенность. Иначе может возникнуть судебный спор, который закончится не в пользу вашей компании. Так, акт сверки, подписанный неустановленным лицом, не является надлежащим документом, свидетельствующим о признании контрагентом долга.


Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов»


Документ должен иметь свое наименование, которое позволяет его идентифицировать, найти среди других документов, дать ему правовую оценку. Если компания произвольно назвала документ, например, вместо путевого листа справкой или актом, такая ошибка не является критической, поскольку суть документа осталась. Однако подобная ошибка может привести к судебным спорам.

Наименование экономического субъекта должно быть указано максимально полным образом. Кроме того, оно должно соответствовать учредительным документам. Важно проверить не только собственные реквизиты, но и правильность реквизитов в документах от контрагентов. Ведь ошибки в документах контрагентов свидетельствуют о том, что компания не проявила должной осмотрительности.

Бланки документов

Если у вас возникают определенные трудности при составлении документов, то рекомендуем обзавестись бланками документов, которые помогут минимизировать возможные ошибки. Бланки документов могут быть как для определенных документов (бланк письма, бланк договора, бланк приказа и т.д.), так и общими, которые подойдут для оформления различной документации.


Как правильно подшивать документы по папкам?


Несомненным преимуществом бланков является наличие обязательных реквизитов. Так, использование бланка не только сократит количество ошибок при его заполнении, но и уменьшит время, необходимое для этого. Более того, бланки документов помогают в создании положительной репутации организации, так как являются существенной деталью фирменного стиля



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль