Хранение должностных инструкций

1155
Чем больше организация, тем больше в ней работает сотрудников, следовательно, необходимость регламентировать их трудовую деятельность становится более острой. Как нельзя лучше для этого подходят должностные инструкции, которые четко определяют круг обязанностей и порядок их выполнения для каждого сотрудника в организации. Однако, мало кто знает, как они должны правильно храниться. Именно этот момент мы рассмотрим сегодня более подробно.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что такое должностная инструкция;
  • количество и хранение должностных инструкций в организации;
  • основные моменты в оформлении должностных инструкций.

Для того, чтобы сделать процесс работы в организации более слаженным, а круг обязанностей каждого сотрудника более четким многие руководители издают такие внутренние документы, как должностные инструкции. О том, что они регламентируют и как должны храниться мы расскажем вам более подробно.

Что представляет собой должностная инструкция

Должностная инструкция – это внутренний документ, который призван определять должностные обязанности того или иного сотрудника и четко регламентировать порядок их выполнения. Более того, должностная инструкция такжеХранение должностных инструкций может содержать разделы касательно внешнего вида сотрудника, если это влияет на его трудовую деятельность (к примеру, для секретаря организации).

Наличие должностных инструкций в организации говорит о четком распределении обязанностей, а также о желании руководителя создать единый и слаженный механизм работы всего коллектива. Однако в небольших компаниях, зачастую, отсутствует необходимость в составлении должностных инструкций, так как маленький штат сотрудников позволяет непосредственно отслеживать работу каждого. Если же в вашей организации планируется издание должностных инструкций, то давайте рассмотрим, как это происходит.


Что принесет независимая оценка квалификации секретарям


Как правило, разработкой должностных инструкций занимается служба ДОУ при непосредственном участии главы отдела компании, для которого данная инструкция создается. К примеру, если возникла необходимость создания инструкции для бухгалтеров, то принимать участие в данном процессе должен главный бухгалтер, который знает специфику данной работы. После составления инструкции она должна пройти согласование у главы отдела и у руководителя организации.

Отметим, что не существует каких-либо ограничений по должностям, для которых разрабатываются инструкции. При особом желании, должностная инструкция может быть разработана как для самого руководителя организации, так и для уборщиков и грузчиков.

Количество и хранение должностных инструкций в организации

В основном, должностные инструкции в организациях издаются в двух-трех экземплярах. Первый экземпляр должен находиться непосредственно в том подразделении организации, в котором трудятся сотрудники данной должности, второй экземпляр хранится вместе с уставом организации и прочими распорядительными документами, а третий может находиться в службе ДОУ в качестве копии либо у самого руководителя организации.


Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль. 7 главных шагов


Отметим, что если сотрудники, занимающие одинаковую должность работают в разных подразделениях (к примеру, секретари начальников различных подразделений), то и должностная инструкция должна быть у каждого своя.

Основные моменты в оформлении должностных инструкций

Основным регламентом, устанавливающим требования к оформлению текстовых документов, является ГОСТ Р 6.30-2003 (далее — ГОСТ). И, хотя эти требования носят только рекомендательный характер, их следует изучить и применять в максимально полном объеме.

Так, ГОСТом устанавливается перечень реквизитов, которые должна содержать должностная инструкция. Это наименование предприятия и самого документа, его дата и номер, место издания документа, заголовок к тексту инструкции (наименование должности, для которой она разработана), грифы согласования и утверждения, подписи разработчиков инструкции и отметка о том, что работник с документом ознакомился, содержащая поля для его подписи и даты ознакомления.

Внимание: Класс должностной инструкции как вида документа по ОКУД — 0200000 - «Организационно-распорядительная документация», код, который необходимо указать в реквизитах, 0253051.

Текст должностной инструкции должен быть разбит на несколько разделов, внутри которых, при необходимости, могут содержаться подразделы. В документе должны с максимальной степенью подробности рассматриваться такие вопросы, как:

  • основные трудовые функции и виды работ;
  • полномочия и их краткое описание;
  • ответственность и меры наказания, применяемые в случае несоблюдения работником требований должностной инструкции.

Должностная инструкция секретаря: оформляем правильно


Нумерация разделов и подразделов выполняется римскими цифрами, точки в конце их наименований не проставляются.

Поскольку должностная инструкция является внутренним документом, действие которого ограничивается одной организацией, в соответствии с ГОСТом допускается размещать реквизит «Согласовано» в нижней части оборотной стороны последнего листа оригинала. Проставление визы согласования на каждом листе также допускается.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль