Устройство архива для обеспечения сохранности документов

491
Архив имеет очень важное значение в организации, которая должным образом заботится о сохранности документов. Именно в архиве должны быть созданы все условия, чтобы документы оставались в целостности на протяжении десятилетий. В сегодняшней статье мы рассмотрим, как должно быть организовано устройство архива для обеспечения сохранности документов.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как выбрать помещение под архив;
  • как контролировать температуру, влажность и свет в архивном помещении;
  • требования к мебели в архиве.

В каждой организации рано или поздно встает вопрос о необходимости организации архивного хранения. Если данная компания не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то возникает необходимость в устройстве собственного архива. Однако к этому вопросу стоит отнестись со всей ответственностью, ведь документы, помещенные на архивное хранение, могут находиться там десятилетиями (к примеру, документы по личному составу должны храниться не менее 75 лет). Таким образом, рекомендуем внимательно прочесть данную статью, в которой мы собрали самые важные составляющие архива, которые помогут значительно продлить жизнь документам.

Выбор помещения под архив

При выборе архивного помещения следует обязательно учесть удаленность от систем водоснабжения. Следует помнить, что вода – главный враг любых бумажных (и электронных тоже) носителей. Поэтому архивное помещение должно быть максимально удалено от систем водоснабжения, канализации и помещений с высокой влажностью и вероятностью затопления.


Как правильно подшивать документы по папкам?


Следующий фактор, имеющий немаловажное значение, - естественное освещение. Наилучшим образом подойдут те комнаты, которые лишены окон и проемов. Однако если таковых не имеется, то следует отдавать предпочтения тем Устройство архивапомещениям, окна которых обращены к северной стороне. Это также связано с тем, что прямые солнечные лучи значительно сокращают срок службы документов и делают бумагу более хрупкой. Поэтому, если в вашей организации архивное помещение имеет окна, то необходимо позаботиться о том, чтобы они всегда были закрыты жалюзями, а документы хранились в специальных шкафах.

Также рекомендуем уделить особое внимание вентиляции. Архивное помещение должно хорошо проветриваться, что позволяет избежать скопления пыли или, того хуже, образование плесени или грибка. Подобные неприятности чреваты полным уничтожением всех архивных документов, ведь даже в случае маленького повреждения листа бумаги плесенью или грибком, его следует уничтожить. Поэтому необходимо позаботиться об обеспечении принудительной вентиляции архивного помещения еще на этапе планирования. Это позволит избежать многих проблем в дальнейшем.

Контроль показателей в архивном помещении

Пожалуй, самым сложным вопросом при организации архива является обеспечение благоприятных условий для сохранности документов. Следует учитывать, что необходимо организовать должный контроль трех важнейших показателей: влажности, освещенности и температуры.

При высокой степени освещенности помещения бумага будет очень быстро выгорать, чернила выцветут, а сами листы станут очень хрупкими (при низкой влажности). Однако, высокая влажность и недостаток света также отрицательно скажутся на сохранности документов, ведь это идеальные условия для развития плесени. Высокая температура в совокупности с высокой влажностью также сделают бумагу благоприятной средой для развития грибков, избавиться от которых можно будет только с уничтожением всех зараженных документов.


Как без ошибок определять сроки хранения документов по разным перечням


Если в компании планируется организация архива, способного хранить большие объемы документов, то к обеспечению правильного режима следует подойти еще на этапе проектирования. Так, с этим отлично справится приточно-вытяжная вентиляция, которая будет обеспечивать постоянный приток свежего воздуха, а значит, и температуру, и влажность. Более того, данные показатели можно будет постоянно отслеживать и регулировать при необходимости.

Если помещение не имеет вентиляции, то можно использовать кондиционер, который также позволит создать необходимые условия для обеспечения сохранности.

При контроле освещенности главным условием является отсутствие естественного солнечного света, который оказывает губительное влияние на бумагу. Лучше всего использовать в архиве люминесцентные лампы, которые безвредны для бумаги.

Также немаловажным моментом является регулярная влажная уборка помещения. Большое скопление пыли может также стать источником возникновения плесени, поэтому советуем составить график, согласно которому помещение будет регулярно убираться.

Требования к мебели в архиве

Как ни странно, но мебель в архивном помещении также должна соответствовать определенным требованиям. Лучше всего для хранения документации подойдут металлические стеллажи с дверьми. Более того, для обеспечения сохранности конфиденциальных деловых бумаг необходимо, чтобы стеллажи запирались на ключ, который будет находиться только у ответственного лица.


Как секретарю создать электронный архив документов


Также в архивных помещениях распространены шкафы с выдвижными ящиками. Такая мебель позволяет систематизировать все документы и организовать хранение по подразделениям или типу документации. Более того, каждый ящик снабжен замком, что позволит уберечь документы от ненужных глаз.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль