Шрифты в официальных документах

2223
Какие шрифты использовать в официальных документах, как установить правила относительно шрифтов в организации, какие шрифты лучше не использовать для документации и чем их использование регламентировано, обсудим в нашем материале.

Как правильно оформить документ, какой шрифт применять и какого он должен быть размера, спрашивают многие начинающие специалисты секретарского дела. Иногда ответ лежит на поверхности, а иногда приходится идти длинным путем. Обсудим, какими нормативными актами установлены требования к шрифтам, и как оформлять документы секретарю.

Требования к шрифтам в официальных документах

Шрифты в официальных документахТо, каким образом выглядит документация организации, выбирает руководитель компании. Это может быть сложившаяся практика или новый разработанный при участии профессиональных дизайнеров брендбук, утвержденный локальными нормативными документами компании как обязательный для всех информационных материалов. Шрифты официальных бумаг при этом выступают как часть имиджа компании. Если же такие требования не установлены или только разрабатываются, следует учесть несколько требований.

Шрифты заголовков и текстов в документах должны быть, прежде всего, легкими для восприятия, читабельными. Для официальных документов не подходят экзотические вычурные шрифты со множеством дополнительных линий. Следует выбирать шрифт из стандартного набора шрифтов: Arial, Times New Roman и так далее. Размер шрифта должен быть читабельным, для этого нужно также учесть расстояние (интервал) между строками.

Шрифты бывают с засечками и без. Считается, что шрифты без засечек (Arial) больше подходят для чтения сразу с экрана, а с засечками (Times New Roman) – для чтения на листе бумаги. Но такое восприятие текста можно считать субъективным.

Какие требования устанавливает ГОСТ

Система государственных стандартов содержит рекомендации относительно выбора шрифта для официальной документации. Они для исполнения не обязательны, но выполнение нормативов позволит создавать качественно оформленные документы, с которыми удобно работать.

Цель гостирования – унификация не только сферы производства, но и деловой корреспонденции. Правила к ней содержит множество стандартов. Одни касаются полей документа, другие оформления списков и реквизитов и др.

Рекомендуем материалы по теме:

Оформление документов компании

Следуйте инструкции по шагам, чтобы правильно оформить договор или деловую корреспонденцию.

Шаг 1. Изучить стандарты в компании

Запросите документы, касающиеся делопроизводства компании. Найдите в них требования к оформлению документов, если их нет, приступайте к самостоятельной разработке стиля документа. Впоследствии получите одобрение руководства относительно этого оформления и внедрите как обязательный стандарт для всех документов компании, внесите описание стиля в инструкцию по делопроизводству компании. Удобнее всего сохранить стиль в соответствующем модуле офисной программы, чтобы не настраивать отдельные его части каждый раз.

Шаг 2. Изучите ГОСТ 2.105-95

Он содержит перечень правил, по которым нужно создавать документацию любой организации. Документ исчерпывающий и простой в использовании. Также вам будет полезен ГОСТ Р 6.30-2003.

Шаг 3. Выберите формат листа

Откройте офисную программу для редактирования текстов и создайте новый документ или шаблон документа. Выберите настройки листа в меню программы. Для создания документов компании подойдет формат А4 с книжной ориентацией листа (большая сторона по вертикали).

Шаг 4. Настройте поля документа

Выберите в меню настроек документа поля. Настройте их размеры в соответствии с таблицей:

Поле

Размер (см)

Верхнее

2

Нижнее

2

Левое

3

Правое

1,5

Шаг 5. Выберите шрифт

Для официальных документов компании подойдет Times New Roman или любой другой простой офисный шрифт для текста.

Шаг 6. Установите размер текста

Выберите 14 кегль (так называют размер шрифта) или 12, если предпочитаете более компактные шрифты.

Шаг 7. Настройте интервал между строками

Зайдите в соответствующий пункт меню программы для редактирования текстов и установите полуторный межстрочный интервал. Он считается наиболее удобным для чтения.

Шаг 8. Вставьте номера страниц

В разделе меню, где можно вставлять нумерацию на страницы, выберите нужный пункт и настройте расположение этих элементов. Нумерация должна идти арабскими цифрами (1,2,3…) со второй страницы, находиться на нижнем колонтитуле посередине страницы. Сделайте размер номеров страниц несколько меньше, например, выберите 10 кегль. Проверьте, чтобы на титульном листе номер страницы отсутствовал.

Шаг 9. Настройте оформление заголовков документа

Настройте стиль заголовков. Они должны находиться посередине страницы, то есть выравнивание должно быть по центру. Между заголовком и текстом настройте межстрочный интервал с множителем 3. Начинайте новый раздел документа с новой страницы, размещая в конце текста предыдущего раздела разрыв страницы.

Шаг 10. Распечатайте документ

Распечатайте примерный документ, в котором использованы все элементы с их стилями.

Шаг 11. Опишите и утвердите

Опишите оформление и шрифт в официальных документах вашей компании и утвердите разработанный стиль у руководства. С этого момента не будет возникать вопросов, как оформить тот или иной документ. Стандарт оформления обязаны будут учитывать все работники вашей компании.

Рекомендуем материалы по теме:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль