Порядок оформления документов

431
В делопроизводстве существует неизменный порядок оформления документов, который применим для всех видов деловой документации. Можно быть абсолютно уверенным, что точное знание данного регламента позволит избежать многих ошибок, возникающих при оформлении документов. Сегодняшняя статья посвящена порядку оформления документов.

Из данной статьи вы узнаете:

  • из каких частей состоит любой документ и в каком порядке их оформлять;
  • что предписывает ГОСТ по оформлению документов;
  • использование бланков для оформления документов.

Многие секретари довольно часто совершают ошибки в оформлении документов. Зачастую это связано с недостаточным опытом работы либо со сложным оформлением некоторых документов. Чтобы таких проблем не возникало, давайте определим порядок оформления документов, с помощью которого удастся сделать данную процедуру более легкой и систематизированной.

Части документа и порядок их оформления

Любой документ делится на три части: заголовочная, содержательная и оформляющая. Как уже понятно из названия, заголовочная часть представляет собой заголовок документа и содержит информацию о компании, ее адрес, контакты и прочие юридические реквизиты (их набор может варьироваться в зависимости от вида документа).

Содержательная часть является сутью самого документа. К ней относится наименование деловой бумаги, ее номер, а также ее основная суть.

Оформляющая часть документации состоит из даты, подписи, расшифровки подписи (иногда с указанием должности лица, подписавшего документ) и прочих технических отметок, возникающих в процессе оформления и согласования.Порядок оформления документов К примеру, к числу таких отметок можно отнести гриф "Отклонено" или "Утвердить", которые проставляются внизу документа.

Отметим, что самые частые ошибки в оформлении документов возникают в заголовочной или оформляющей частях. Как правило, содержательная часть может быть составлена практически произвольно (за исключением государственных и муниципальных учреждений, имеющих четкий регламент), при условии, что это никак не повлияет на суть документа. В то время, как заголовочная часть состоит из данных, любая ошибка в которых делает документ недействительным. К примеру, неправильное указание адреса компании или ошибка в названии могут привести к тому, что суд признает данный документ недействительным. Поэтому очень важно избежать ошибок при оформлении данной части.

Наиболее популярная ошибка в оформляющей части – это неправильная дата документа. Следует помнить, что на документе ставится дата подписания, а не его составления. Проще говоря, дата согласования или дата вступления документа в силу.

Из вышесказанного становится понятно, что порядок оформления документа должен следовать расположению частей на листе документа. В первую очередь необходимо правильно заполнить заголовочную часть, далее следует сама суть документа и только потом оформляющая.

Следует уточнить, что, как правило, оформляющую часть заполняет абсолютно другой сотрудник организации. Более того, она может быть заполнена сотрудником другой организации, клиентом компании и т.д. Это особенно актуально, когда речь идет о подписании договоров.

ГОСТ об оформлении документов

В России существует большое количество ГОСТов и инструкций, регламентирующих работу с документами на всех ее этапах. Самое почетное и важное место по праву принадлежит ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Именно он содержит основные требования и правила, которыми необходима руководствоваться в делопроизводстве при оформлении документов. Давайте разберемся подробнее в этом вопросе.

Как уже известно, ГОСТ Р 6.30-2003 последний раз выпускался в новой редакции в 2003 году. Предыдущие версии данного стандарта датируются 1990 и 1997 годами. Исходя из временного интервала между новыми редакциями ГОСТа можно сделать вывод, что в скором времени делопроизводителям стоит ждать новую редакцию стандарта, которая внесет свои коррективы в оформление документов в 2017 году.

Изменения коснутся трех разделов действующего ГОСТа: состав реквизитов на бланке, их оформление на документах и требования к бланкам документов.

Так, согласно проекту, в новой версии ГОСТа появится новый реквизит – Герб (другой официальный символ) муниципального образования. Использование данной символики предусмотрено Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; в ред. от 14.10.2014, однако предыдущие версии ГОСТа не имеют данного реквизита.

Также новая версия ГОСТа будет содержать такой реквизит, как отметка о конфиденциальности, которая широко используется на практике, однако отсутствует в действующем ГОСТе, в виду чего постоянно возникают вопросы по поводу ее положения на листе документа.

Бланки в порядке оформления документов

Использование бланков во многом упрощает порядок оформления документов. При наличии готовых бланков для отдельных видов документов остается лишь заполнить содержательную часть документа и передать его на подпись. Это объясняется тем, что бланк организации уже имеет заполненную заголовочную часть. Также, если речь идет о бланке для отдельного вида документов, то он содержит и наименование документа, рядом с которым останется поставить порядковый номер.

Более того, бланки документов содержат пометки для заполнения основных реквизитов оформляющей части, что также существенно облегчает работу. При существенном объеме документооборота имеет смысл заказать изготовление бланков для наиболее популярных документов. Это не только сократит время и ошибки оформления, но и поможет в становлении репутации вашей организации.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Инструкция по делопроизводству: делаем объемный документ удобным для чтения
  2. Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов»
  3. Как правильно оформить лист-заверитель дела?


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль