Ключевые фразы в деловой переписке

2968
Любой секретарь, будучи отличным делопроизводителем и документоведом, может испытывать определенные проблемы при необходимости ведения деловой переписки. К сожалению, с данной проблемой сталкиваются не только секретари, однако именно у работников на данной должности от этого может зависеть деловая репутация и лояльность руководства. Данная статья поможет вам сделать деловое общение по переписке более комфортным и приятным. Давайте рассмотрим ключевые фразы, которые помогут вам в этом.

Из данной статьи вы узнаете:

  • составляющие успешной деловой переписки;
  • фразы и слова, которые следует употреблять в переписке;
  • как составить ответ на приглашение.

От успешного ведения деловой переписки зачастую зависит не только деловая репутация сотрудника, но и всей организации в целом. При этом абсолютно не имеет значение с кем она ведется – секретарь должен соблюдать основные правила ведения переписки с любым собеседником. В данном материале мы собрали основные правила ведения переписки и ключевые фразы, которые станут для вас хорошим подспорьем и помогут вести грамотный деловой диалог с любым собеседником.

Составляющие успешной деловой переписки

Понятие успешной деловой переписки подразумевает течение беседы именно в том направлении, которое наиболее выгодно для вашей компании. Более того, успешная переписка также должна удовлетворять вашего собеседника. Проще говоря, если речь идет о каком-то соглашении, которое заключается по переписке, то его результат должен Ключевые фразы в деловой перепискеудовлетворять все стороны. И, порой, именно нехватка некоторых составляющих деловой переписки может этому помешать.

Одним из основных и самых главных правил любой переписки является вежливость. С ее помощью можно задобрить разгневанного клиента или приобрести нового, найти новых партнеров или заключить выгодную сделку. Во все времена деловое общество высоко ценило вежливость, поэтому ее ни в коем случае не стоит пренебрегать.

Следующая составляющая – пунктуальность. Запомните, что на все письма от клиентов и партнеров (даже потенциальных) следует своевременно отвечать. Даже в том случае, если ваш ответ будет содержать отказ. Как бы то ни было, это лучше, чем игнорирование. Но и тут не стоит забывать, что отказ должен быть вежливым.

Далее необходимо обратить внимание на само содержание деловых писем. Чтобы достичь желаемого эффекта от переписки, рекомендуем излагать свои пожелания, требования или вопросы четко и ясно. Не стоит вписывать в одно письмо сразу несколько вопросов (допускается только в том случае, когда они взаимосвязаны). Более того, чем меньше вопросов вы напишите в одном письме, тем более развернутый ответ получите.

Ключевые фразы в деловой переписке

Любое письмо следует начинать с приветствия и вежливого обращения. Такие фразы, как "Добрый день", Доброе утро" или "Добрый вечер" неуместны в переписке, так как вы не можете доподлинно знать, когда ваше письмо прочтут. Как нельзя кстати для любого делового письма подойдет "Здравствуйте", после которого должно быть обращение.

Вежливое обращение следует начинать со слова "Уважаемый (ая) …" Лучше всего данное обращение использовать с именем и отчеством собеседника (если оно вам известно). К примеру, "Уважаемый Иван Сергеевич" звучит и располагает намного лучше, чем "Уважаемый Петров И.С.". Более того, если установление данного контакта может принести компании в дальнейшем выгоду, то не жалейте времени чтобы выяснить имя адресата.

Можно использовать фразы «Спасибо за Ваше письмо», «Спасибо за проявленный интерес», «Спасибо, что выбрали нас» и т. д. Чтобы дальнейшее сотрудничество было плодотворным и комфортным для всех участвующих сторон, настраивайте адресата на продолжение общения. Фразы «С готовностью отвечу на Ваши вопросы», «Будем рады сотрудничеству», «С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество» задают верный тон и помогают наладить конструктивный диалог.

Ответ на приглашение

Одной из самых распространенных проблем в переписке является составление ответа на приглашение. При этом не имеет значения, положительный или отрицательный будет ответ – в любом случае вы обязаны оповестить приглашающую сторону о своих намерениях.

В том случае, если приглашение одобрено вашей компанией, необходимо отправить ответное письмо с благодарностью, а также соглашением присутствовать на данном мероприятии. Если приглашение носит официальный характер, то также рекомендуем указать, сколько человек от вашей компании посетят мероприятия, их имена (должности).

Если по каким-то причинам вы не хотите или не можете принимать участие в мероприятии, то рекомендуем составить письменный отказ. Подобное письмо необходимо в том случае, чтобы места для участников мероприятия не были забронированы с учетом вашей компании, или, хуже того, организаторы мероприятия не понесли материальных убытков из-за вашего отсутствия. При составлении отказа следует выразить свое сожаление по поводу того, что вы не можете присутствовать на данном мероприятии. Вовсе необязательно указывать причину, но, если она имеется – это скажется положительно. В качестве уважительной причины для отказа можно использовать организационные мероприятия (запланированные на то же время), четко распределенный бюджет организации (нет средств на командировку сотрудников) или даже несвоевременное оповещение (к сожалению, нет времени на подготовку к мероприятию). В любом случае, любой из этих вариантов позволит сохранить деловые отношения и репутацию компании.

Рекомендуем статьи по теме:

  1. Как писать поздравления к 23 Февраля и 8 Марта, которые запомнят
  2. Хранение электронной почты
  3. Письма информационного характера
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль