Как оформлять совместные документы

130
Многих документоведов и секретарей интересует вопрос, как правильно осуществляется оформление совместных документов. Учитывая, что законодательство не дает нам четкого ответа на этот вопрос, а внутренние акты различных организаций могут варьироваться и по-разному рассматривать данную ситуацию, мы постараемся в данной статье обобщить все имеющиеся сведения и прийти к единственному мнению.

Что такое совместный документ?

Рассматривая вопрос, как правильно осуществлять оформление совместных документов, мы изучим следующие ситуации.

  1. Что такое совместные нормативные акты и когда они составляются.
  2. Рекомендации по оформлению совместных документов.
  3. Нюансы оформления совместных документов.

Под совместным нормативным актом подразумевается такой документ, который был составлен двумя и более ведомствами. Такие распоряжения достаточно часто составляются и в государственных ведомствах, и в частных предприятиях.

Как правильно осуществить оформление совместных документов?

Как оформлять совместные документыПодход к оформлению совместных документов должен осуществляться очень внимательно, ведь вместо соблюдения привычных стандартов одного предприятия или ведомства вам теперь придется составлять документ с учетом двух предприятий, а требования, несмотря на наличие общепринятого стиля деловой переписки, у предприятий и у их руководителей могут быть самые разные.

Как показывает практика, совместными чаще всего бывают приказы, распоряжения и иные акты императивного характера, реже письма. Однако в зависимости от сферы деятельности вашей организации вам могут потребоваться и другие совместные документы. Необходимо уяснить для себя раз и навсегда, что недопустимо оформление совместных документов одинаковых по законности и юридической силе ведомств, например, министерства и министерства, то есть совместно оформить документы смогут только, скажем, федеральная служба и министерство. Если рассматривать данный вопрос не с точки зрения государственных ведомств, то такого ограничения не существует.

Отдельные нюансы оформления

  1. Указание даты. Необходимо отметить, что при оформлении совместных документов дата составления совместного документа должна соответствовать дате подписания документа последней организацией, то есть недопустимо, чтобы одна организация составила документ, прошло некоторое время, и другая организация его подписала. Тогда на самом деле получается уже не совместный документ, а составленный одной организацией, а вторая организация лишь подтверждает свое с ним согласие. Дата подписания документа оформляется строго арабскими цифрами, причем дата и месяц в виде двух цифр, а год в виде четырех. Это делается с целью исключить возможность подделки документа.
  2. Регистрационный индекс на совместном акте, как правило, дополняется индексом по номенклатуре дел. Если в обычном случае это одна круглая печать с номером, то в данном случае печатей должно быть две, так как ведомства тоже два. Допустим вариант одной печати, но с двумя регистрационными индексами, оформленными через косую черту слева направо.
  3. Место издания. Как правило, в актах, являющихся приказами или распоряжениями, указывается точный адрес отдела, организации или ведомства, осуществившего его выпуск. В данном случае, учитывая, что организаций несколько, адрес организации, которая обладает большей юридической силой либо на месте которой подписывался документ, пишется посередине (вместо обычного правого верхнего угла), ниже указывается адрес второго заведения.
  4. Отдельно должен быть указан заголовок. По общему правилу заголовок пишет организация, составляющая акт. Две организации должны решить, кто именно станет инициатором оформления заголовка и проявит инициативу. В случае с государственными организациями заголовок диктует вышестоящее ведомство. К примеру, в случае оформления совместных документов между федеральной службой и министерством заголовок обозначает министерство.

Даже если компания, в которой вы на сегодняшний день работаете, маленькая и издает только внутренние локальные акты, не взаимодействуя с другими организациями, это не означает, что данная информация вам не пригодится. Каждый опытный, квалифицированный специалист, будь то канцелярист, документовед или секретарь, должен знать, как происходит оформление совместных документов, что существенно повысит его квалификацию и профессиональную компетенцию.

Итак, можно с уверенностью сказать, что теперь вы осведомлены, как оформлять совместные документы, что нужно знать и учитывать при их составлении. Более мелкие нюансы оформления актов должны быть согласованы внутренними распоряжениями вашей организации и должны учитываться компетентными специалистами.

Рекомендуем статьи по теме:

  1. Устройство архива для обеспечения сохранности документов
  2. Сроки хранения входящей и исходящей документации
  3. Регистрация документов в делопроизводстве

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль