Планируем свой рабочий день

180
Одна из основных обязанностей секретаря – планирование рабочего дня руководителя. Отдавая этому процессу много времени и сил, большинство помощников не способны планировать свое собственное время. Возможно ли это в принципе, расскажем в этой статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как понять, на что тратится рабочее время
  • какие методы планирования рабочего вам подойдут
  • что может помешать помощнику руководителя в планировании рабочего дня

Многим кажется, что секретарю не обязательно, попросту невозможно, планировать собственный рабочий день, потому что вся его деятельность зависит от расписания шефа. На самом деле это не правильный подход. Во-первых, без навыков тайм-менеджмента невозможно эффективно выполнять множество разнообразных поручений. А во-вторых, большинство задач, за исключением авралов, имеют свойство повторяться, как например ежемесячный сбор заявок на канцелярские принадлежности, а значит, из можно и нужно планировать.

Как понять, на что тратится рабочее время

Планируем свой рабочий деньЧтобы понять, как планировать свой день, уточните, чем именно вы занимаетесь в рабочее время. Разумеется, ответ очевиден, но необходимо составить список, чтобы увидеть реальное количество дел, который изначально будет выглядеть как должностная инструкция. Ведь запись «организация командировок» или «организация совещаний» не отражает ни количества действий, ни затрачиваемого времени, необходимых для выполнения такой задачи.

Поэтому каждый такой пункт нужно подробно расписать. Например, организация совещания подразумевает: оповещение участников (несколько раз), заказ переговорной комнаты, подготовка материалов и оборудования и т.д.

Затем составьте еще один список – дел, выполнение которых не связано с рабочими обязанностями. Это общение с коллегами, чаепития, перекуры и прочие занятие, не связанные с выполнением обязанностей.

Составляя такие списки, вы, во-первых, получаете четкое представление обо всех задачах, которые выполняете, во-вторых, определяете их периодичность, и в-третьих, выявляете те, которые вовсе не обязательны, но отнимают ваше рабочее (а следом, и личное) время.

Какие методы планирования рабочего вам подойдут

Для планирования рабочего дня секретаря наиболее оптимальным представляется комбинация методов «Альпы» и Эйзенхауэра.

Если действовать по методу «Альпы» ваша деятельность по планирования дня должно состоять из:

  1. Постановки задач;
  2. Оценки времени, необходимого для их выполнения;
  3. Резервирования времени. В этом методе предлагается планировать 60% времени, а 40% оставлять в резерве для непредвиденных задач. В нашем случае, это также время, которое невозможно запланировать – к примеру, на обработку входящих телефонных звонков.
  4. Принятия решений о приоритетности задач, и при необходимости – делегирования части из них. И вот тут можно подключить метод Эйзенхауэра. Чтобы распределить задачи дня по приоритетности, составьте таблицу-матрицу из четырех секторов:

Срочно и важно

Не срочно и важно

Срочно и не важное

Не срочное и не важное

  1. Контроля за выполнением задач, и обязательного учета не выполненного.

Что может помешать помощнику руководителя в планировании рабочего дня

Конечно, идеально планировать, а главное – следовать плану, получится не всегда.

Во-первых, слишком сильно время помощника зависит от начальника. Но попробуйте найти в этому плюсы: используйте его график как исходные данные. Когда есть некая отправная точка, вам будет проще планировать свой день.

Очень сложно работать тем помощникам, чей шеф не любит планирование в принципе, часто уходит, не сообщая, куда, и когда вернется. В таких случаях невозможно планировать ни его, ни свое время. Попробуйте это исправить. Постепенно приучайте руководителя к «дисциплине», не стесняйтесь спрашивать, ведь это ваша работа. Затем постарайтесь фиксировать его задачи и напоминать ему о них. Порой даже можно произвольно, на собственное усмотрение, проставлять время совещаний, если он сам его не назначил. И тогда ему попросту придется задуматься о том, сможет ли он там присутствовать, и исправит вам. Со временем он привыкнет действовать четче, по расписанию, и будет чаще согласовывать свои действия с вами.

Вторым препятствием для эффективного планирования рабочего дня может быть ваша собственная недисциплинированность. И вы это легко обнаружите из составленных вами ранее списков дел. Проанализируйте дела из категории «Не срочное и не важное»: как правило, туда попадает неформальное общение с коллегами, подумайте, как сократить такие потери времени, и старайтесь планировать чаепития так же, как вы планируете любую другую задачу.

Рекомендуем материалы по теме:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль