Изучаем правила этикета: что делать, если посетитель пришел на встречу раньше назначенного времени

1592
Деловые встречи – это неотъемлемая часть работы первого руководителя компании. Почти ежедневно ему приходится встречаться с самыми разными людьми, как равным ему по положению, так и нет. Это могут быть сотрудники компании, клиенты, партнеры, представители контролирующих органов, пресса и т.д. Деловые встречи могут проходить как в его кабинете, так и за его пределами. Правила этикета требуют пунктуальности, но как быть, если посетитель пришел на встречу раньше назначенного ему времени. Этот вопрос мы обсудим в нашей статье.

Как правильно поступить, если посетитель пришел на встречу раньше назначенного времени в кабинет?

Изучаем правила этикета: что делать, если посетитель пришел на встречу раньше назначенного времениВсе посетители ожидают приема руководителя в приемной. В обязанности секретаря входит их приветствие и прием. Если посетители приходят на встречу раньше назначенного им времени, то им нужно предложить присесть. В современных приемных для этого есть специально оборудованное место с мягкими диванчиками, журнальным столиком и кулером с водой. Вне зависимости от того, насколько раньше пришел посетитель, секретарь обязана известить о его приходе руководителя. И тот уже самостоятельно будет принимать решение, принять его раньше, при условии, что в данный момент он не занят с другим посетителем, или в ранее оговоренный час.

Бывает так, что на прием к руководителю компании приходит достаточно высокопоставленное лицо. Если ему не получается сразу его принять, то он просит секретаря быть с ним особо вежливой и приветливой, предложить ему кофе или свежие журналы, которые скрасят его ожидание под дверью. Хорошо знакомый с правилами этикета руководитель сам выходит к ожидающему его посетителю в приемную, извиняется за задержку и говорит, через сколько минут он освободится. Более того, в приемной он может встречать и равных ему по положению гостей.

Правила приветствия посетителей в своем кабинете таковы:

  • Клиенты, заказчики, партнеры и даже соискатели на вакантную должность приветствуются стоя, у мужчин происходит обмен рукопожатиями;
  • Далее гостю нужно предложить присесть и изложить суть своего прихода;
  • Посетителю нужно дать время полностью высказаться, слушать его нужно, не перебивая;
  • Даже если вы не согласны с тем, что говорит вам ваш гость или сама тема разговора для вас неприятна, показывать свое раздражение не нужно, равно как и делать отрицательные замечания;
  • При разговоре с деловым партнером нужно стараться сдерживать эмоции;
  • При первой встрече нежелательно давать обещания, если вы не уверены в том, что сможете их выполнить.

В наш век мобильных технологий любую, даже очень серьезную беседу могут прервать телефонные звонки. Именно поэтому всех посетителей просят отключить телефоны еще в приемной. Что касается телефонов руководителя, то, во время личных приемов секретарь обычно не соединяет его со звонящим до окончания очередной деловой встречи. Исключением могут быть действительно важные звонки. То же касается и его личных мобильных телефонов. Они, как правило, находятся у него на беззвучном режиме. Телефонные звонки – это то, что отвлекает и вынуждает терять суть беседы.

Как правильно поступить, если посетитель пришел на встречу раньше назначенного времени на нейтральную территорию?

Деловые встречи первого руководителя компании не обязательно должны проходить в его кабинете. Со своими партнерами по бизнесу он может встречаться и в ресторане, и в других заведениях. На такие встречи принято являться вовремя и если ваш партнер по тем или иным причинам пришел раньше назначенного времени, то это будут только его проблемы. Если вы должны были встретиться в ресторане, то своим свободным временем он может воспользоваться, чтобы, к примеру, поужинать или выпить кофе.

Гораздо серьезным нарушением этикета будет опоздание на деловую встречу. Причины этого не важны. Того, с кем вы должны были встретиться, о своем опоздании нужно как можно раньше предупредить. Далее он будет сам принимать решение, дождаться вас, отменить или перенести встречу. Если деловой разговор в неформальной обстановке у вас состоится, то здесь нужно следовать общепринятым правилам этикета.

Как правильно поступить, если посетитель пришел на встречу раньше назначенного времени и этот посетитель – вы?

Первый руководитель компании по долгу своей службы тоже бывает посетителем. Он может прийти на прием к директору другой компании, которая является деловым партнером или начальнику вышестоящей организации. Правила делового этикета требуют приходить на встречу вовремя, но если получилось прийти раньше срока, то не нужно требовать немедленного приема. Правильнее будет дождаться назначенного времени в приемной. При этом нужно поздороваться с секретарем, представиться, вручить ей свою визитную карточку и сразу сказать, на какое время у вас назначена встреча. Следующие ваши действия должны быть таковы:

  • Если секретарь не предложила вам раздеться, нужно самому поинтересоваться, где можно оставить свою верхнюю одежду;
  • В ожидании приема не следует заводить разговор с другими посетителями или отвлекать секретаря.
  • Если вы пришли на встречу раньше, то проявлять признаков нетерпения, дожидаясь приема, не нужно, но если назначенное вам время уже наступило, а принимать вас не спешат, то можно поинтересоваться тем, сколько еще вам придется ждать у секретаря.
  • Если вы не можете долго ждать приема, сообщите об этом секретарю и попросите перенести вашу встречу на другой день или пригласите того, к кому вы хотели попасть на прием в свой офис.
  • Даже если вы очень раздражены и сожалеете о потерянном времени с секретарем того, к кому вы не попали на прием, нужно держаться вежливо и обязательно поблагодарить ее за оказанное вам внимание.

Если же встреча все-таки состоялась, то нужно обойтись без высказывания неудовольствия. Обменявшись с принимающей вас стороной рукопожатием, следует сразу перейти к сути дела. После того, как оно будет изложено, внимательно, не перебивая, выслушайте своего оппонента. Если вы не будете согласны с его точкой зрения, то аргументы ему нужно приводить после того, как он закончит говорить. Деловую встречу не нужно превращать в базар, поэтому нужно научиться сдерживать эмоции и держаться предельно вежливо.

Как только цель вашего посещения будет достигнута, сразу сворачивайте разговор, не отнимая времени у принимающей стороны. Обменяйтесь прощальными рукопожатиями и поблагодарите за прием. Если ваша встреча была первой, то можно еще раз поблагодарить за нее принимающую сторону в электронном письме. В нем, кстати, можно изложить свои предложения о взаимном сотрудничестве, которые появились у вас после проведенной беседы.

Рекомендуем материалы по теме:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль