Экспертная комиссия в организации

278
Каждая организация должна обеспечивать порядок и правильное хранение документов, относящихся к ее деятельности. Наибольшие вопросы вызывает дальнейшая работа с документами, которые относятся к выполненным проектам, поручениям и задачам. Лучше всего разобраться в этом вопросе поможет экспертная комиссия, о создании которой мы расскажем в данной статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • для чего нужна экспертная комиссия;
  • кто входит в состав экспертной комиссии;
  • порядок работы экспертной комиссии.

Доподлинно известно, что делопроизводство в разных подразделениях организации должно вестись по аналогичным правилам и регламенту. Обеспечение такого порядка необходимо для того, чтобы сделать весь процесс обработки и хранения документации одинаковым как для бухгалтеров компании, так и для юристов. Особенно это важно при процедуре передачи документов на архивное хранение. В данном случае может возникнуть ряд проблем, справиться с которыми должна экспертная комиссия. Давайте же рассмотрим, что она собой представляет.

Роль экспертной комиссии в организации

Одним из важнейших аспектов деятельности экспертной комиссии является обеспечение единого порядка помещения документов на архивное хранение. Как известно, проводиться данная процедура должна в строгом соответствии с регламентом. Эта необходимость позволяет избежать ряда проблем:

  • уничтожения документов, срок хранения которых не истек;Экспертная комиссия в организации
  • неправильное определение срока хранения документов;
  • утеря важных деловых бумаг;
  • неправильное оформление дел;
  • неверное оформление номенклатуры дел;
  • помещение на хранение ненужных бумаг и так далее.

Более того, экспертная комиссия также осуществляет отбор документов, подлежащих уничтожению (экспертизу ценности документов). Данная процедура должна осуществляться ежегодно, наряду с выделением документов для архивного хранения.

Рекомендуем также проводить процесс формирования дел в подразделениях организации согласно графику, чтобы на нем могла также присутствовать экспертная группа (для определения ценности документов).

Чтобы избежать вышеперечисленных ошибок, рекомендуем создать в организации экспертную комиссию. Для начала необходимо определиться с ее составом.

Состав экспертной комиссии

Для утверждения состава комиссии должен быть издан особый указ руководителя организации или его полномочного лица. В организации может иметься как постоянная экспертная комиссия, так и ежегодно создаваться новая. Задачей ЭК является выявление истекших сроков хранения деловых бумаг, составление актов о выделении к уничтожению документов и подготовка к уничтожению.

Идеальный состав ЭК включает таких членов, как сотрудник юридической службы, представитель бухгалтерии, сотрудник отдела кадров, секретарь организации или сотрудник службы ДОУ и архивариус (сотрудник архива). Такой состав комиссии позволяет практически безошибочно выявить документы, которые следует хранить дальше в архиве и те, которые можно уничтожить. Однако, если организация слишком мала, то состав экспертной комиссии может меняться. В этом случае рекомендуем воспользоваться типовыми перечнями, которые помогут определить срок хранения отдельных документов.

Порядок работы экспертной комиссии

Можно выделить порядок работы экспертной комиссии, который применим для любой организации. Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документации, подлежащей постоянному хранению, на которую составляется опись в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации или полномочным лицом.

Чтобы избежать возможного уничтожения ценных бумаг, рекомендуем проводить составление актов об уничтожении только после утверждения руководителем компании описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.

Экспертная комиссия должна выявить точное количество документации, которую необходимо уничтожить. Кроме того, в их обязанности входит взвешивание уничтожаемых бумаг (при наличии такой возможности). По завершению процедуры взвешивания составляется акт о выделении документов к уничтожению. Уничтожение можно провести самостоятельно (путем полного сжигания) в присутствии экспертной комиссии либо воспользоваться услугами специализированной компании по утилизации документов.

Рекомендуем статьи по теме:

  1. Что нужно сделать в начале года: 8 важных дел секретаря
  2. Как правильно подшивать документы по папкам?
  3. Как без ошибок определять сроки хранения документов по разным перечням


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль