Акт пропажи документации: основной алгоритм действий при потере документов

347
В работе компании важную роль играют все документы, потому при потере любого из них требуется обязательно найти недостающее звено. Если нет возможности быстрого восстановления документа, нужно приступать к определенному алгоритму, частью которого является и составление акта пропажи документации.

В статье речь пойдет о том:

  • что делать при потере документов,
  • как составлять акт пропажи документации,
  • как анализировать причины потери, когда акт пропажи документации составлен.

Предлагаемый в данном материале алгоритм достаточно сложен в реализации, по этой причине его не всегда применяют на практике. Но может возникнуть такая ситуация, когда выполнение всех пунктов станет необходимостью. Алгоритм достаточно обобщенный и нуждается во внесении изменений исходя из того, какие именно документы были потеряны.

Написание докладной записки

Акт пропажи документации: основной алгоритм действий при потере документовДанный пункт является первым этапом и выполняется сотрудником, заметившим пропажу. Записка направляется руководителю фирмы и содержит в себе следующие данные:

  • список потерянных бумаг (при точном установлении их перечня) либо приблизительное перечисление,
  • обстоятельства, при которых была замечена пропажа документации.

Составление докладных записок не менее важно, чем собственно акт о пропаже документации, так как они позволяют своевременно проинформировать руководителя о случившемся.

Создание комиссии

Обычно руководитель компании изучает докладную записку и на ее основании решает создать комиссию для расследования причин потери бумаг. В определенных случаях требуется также установить их конкретный перечень и определить, как документы будут восстанавливаться. В ряде ситуаций в работе комиссии принимают участие не только сотрудники компании, но и сторонние компетентные лица: следственные органы, представители охраны и государственного пожарного надзора. Сам акт пропажи документации является следствием работы комиссии, его утверждает руководство компании, а копия данного акта направляется вышестоящему звену.

Составление акта пропажи документации

Так как этот документ содержит в себе результаты деятельности комиссии, в нем содержатся причины потери бумаг компании и их перечень. Форма акта не утверждена законом, а потому допустимо составление его в произвольной форме, однако в любом случае в нем должны присутствовать определенные данные. Перечислим их ниже.

  • Состав комиссии, расследующей причины потери документации.
  • Собственно причины потери бумаг.
  • Точный список утраченных бумаг.
  • Ссылки на объяснительные записки опрошенных ответственных работников (к акту следует приложить данные записки).

В конце акта ставят подписи председатель и все члены комиссии, затем акт о пропаже документации утверждается руководством компании и хранится впоследствии вместе с дубликатом потерянного документа. При этом в номенклатуре дел в пункте Примечание пишется, что имеется не оригинал, а дубликат документации.

Анализируем причины потери документов

Итак, когда акт о пропаже документации составлен, можно переходить к анализу причин утраты, перечисленные в данном документе. Если бумаги были утрачены вследствие пожара, стихийного бедствия или иной чрезвычайной ситуации, следует провести инвентаризацию. Так гласит п. 2 ст. 12 Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете. Задача инвентаризации – оценить стоимость потерянного имущества в полном объеме. Вывод о необходимости процедуры делают юристы и бухгалтера компании. Чтобы провести инвентаризацию, нужно создать рабочую комиссию по унифицированной форме № ИНВ-22 Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации, который был утвержден постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. По итогам процедуры производится оформление актов, именно они в дальнейшем становятся основанием для отражения убытков в бухучете. В случае пожара обязательно приложить справку Управления Государственной противопожарной службы и протокол осмотра места происшествия, а также актом о пожаре. Эти документы указывают на точную причину возгорания.

В случае кражи документов следует обратиться в ОВД по месту расположения компании, которое будет заниматься расследованием обстоятельств. А при утрате первичных учетных документов нужно немедленно сообщить об этом в ИФНС.

Как восстановить документы?

Если список документов и причины их потери были установлены комиссией, можно переходить к принятию мер по восстановлению бумаг. Вместо подлинника соответствующим структурным подразделением оформляется дубликат утерянной документации. На этом этапе есть несколько путей развития событий, все зависит от того, какие именно документы были потеряны. Иногда имеет смысл обратиться к контрагенту за восстановлением утраченных бумаг (изготовлением дубликатов). Приведем несколько наиболее распространенных схем.

  • Потеря документов в акционерных обществах. Ваша компания должна обратиться в Федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР), чтобы получить копию данных бумаг. Однако данная служба может выписать штраф организации за утерю. Ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ гласит, что при нарушении порядка хранения документов, установленного законом, на должностных лиц налагается административный штраф 2500-5000 рублей, а на юридических лиц – 200 000 – 300 000 рублей.
  • Потеря организационно-распорядительных документов. Иногда удается договориться с руководителем компании о подписании дубликата бумаги без проведения расследования и составления акта о пропаже документации. В иных же случаях по выполнению всех процедур начальнику направляется служебная записка с вышеназванной просьбой. Ряд случаев допускает производство заверенной копии утраченного документа, но обычно изготавливают дубликаты.
  • Потеря бухгалтерских документов. В данной ситуации нужно обратиться в ИФНС с просьбой выдать копию утраченной бумаги либо в банк за оригиналом (если пропали финансовые документы).

Из статьи видно, что составлять акты пропажи документации и проводить анализ причин достаточно сложно, но в подобных случаях это необходимость по закону РФ. Потому рекомендовано для сведения возможных потерь документов к минимуму хранить их строго по правилам архивного дела.

Рекомендуем материалы по теме:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль