Как определяются сроки хранения номенклатуры дел?

548
Сроки хранения документов по номенклатуре дел различные, а прописываются они в специальных перечнях. Информацию по данному вопросу в некоторых случаях приходится искать дополнительно. При этом существуют бумаги, которые следует хранить постоянно, а от некоторых можно время от времени избавляться.

В данной статье вы узнаете:

  • каковы сроки хранения номенклатуры дел (по разным подразделениям),
  • где найти информацию о сроках хранения номенклатуры дел.

Составление номенклатуры дел производится в последнем квартале года, ее утверждает руководство, а действовать она начинает с 1 января, согласно п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002. Собственно сроки хранения бумаг указаны в типовых и ведомственных перечнях. Главным среди них является Перечень архивных документов и сроков их хранения, который был утвержден приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Рассмотрим, каковы сроки хранения бумаг отдельных ведомств и подразделений организации.

Как определяются сроки хранения номенклатуры дел?Сроки хранения номенклатуры дел: канцелярские документы

Номенклатура канцелярии любой компании содержит большое количество документации. Сроки ее хранения существенно отличаются друг от друга и могут варьироваться от года (например, правила внутреннего трудового распорядка ежегодно заменяются новыми) до бессрочного периода (актуально для коллективного договора).

Сколько хранить документы кадровой службы?

Сроки хранения номенклатуры дел кадрового подразделения обычно составляют 75 лет. Данный период предусматривается для документации, которая связана с личными сведениями о сотрудниках организации.

Документы «зарплатного» департамента: какие сроки хранения?

Обычно период хранения документов, связанных с расчетом и выплатой зарплаты, составляет до пяти лет. Исключением являются определенные бумаги, которые запрещено уничтожать в течение 75 лет. К ним принадлежат и лицевые счета сотрудников. Тогда как локальные акты, используемые для осуществления расчетов с персоналом, требуется хранить постоянно.

Сроки хранения номенклатуры дел: налоговые документы

Документация, связанная с налоговым учетом и декларированием, принадлежит к числу бумаг кратковременного хранения. Почти все дела данного отдела (в том числе и налоговая отчетность) должны храниться 4-5 лет. Однако существуют нюансы, распространяющиеся на документы, связанные с подтверждением суммы убытка при его наличии. Они должны быть у компании, согласно п. 4 ст. 283 НК РФ. Судебная практика гласит, что для подтверждения объемов убытков используются декларации по налогу на прибыль и первичные бухгалтерские документы. Как следствие, хранить их необходимо в течение всего срока переноса убытка и еще 4 года после того, как он будет полностью списан.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Данный отдел номенклатуры является самым объемным: существует много форм и видов бухгалтерских бумаг. Часть из них хранится пять лет (например, накладные, акты и другие первичные документы), другие же (описи инвентаризации и отчеты) – постоянно.

Определяем сроки хранения номенклатуры дел отдела охраны труда

Обычно номенклатура по рассматриваемому отделу включает в себя различные журналы, период хранения которых варьируется от двух (журнал выдачи инструкции по охране труда) до десяти лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Однако большинство бумаг данного отдела должна храниться на протяжении пяти лет.

Плановая и статистическая документация: каковы сроки хранения?

Все прогнозы и планы, связанные с данной группой бумаг, нужно хранить постоянно. Исключение составляют лишь индивидуальные планы и отчеты работников, их достаточно хранить в течение года.

Как определить сроки хранения номенклатуры дел, если их нет в типовом перечне (он утвержден приказом №558)?

Не все периоды хранения бумаг присутствуют в вышеозначенном перечне. Поэтому необходимо пользоваться также ведомственными перечнями для выяснения сроков. Это актуально, например, для документации производственно-технического отдела, по которому имеется информация в Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Наименование документации отсутствует и в типовом, и в ведомственном перечне. Как быть?

В данной ситуации следует установить срок хранения бумаг с помощью экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения по представлению архива компании и центральной экспертной комиссией фирмы. Именно такой порядок действий предусматривает п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Заключение

Вопрос четкого соблюдения сроков хранения номенклатуры дел играет важную роль в любой компании. Со сроками можно ознакомиться в типовых и ведомственных перечнях документов, они составляют от 1 года до 75 лет для разных бумаг. Определенная документация должна храниться бессрочно. Если в одном деле находятся документы, сроки хранения которых отличаются друг от друга и зависят от значимости, то итоговый период хранения дела по номенклатуре определяется согласно наиболее ценным бумагам (максимально длительный из возможных).

Не разрешается хранить документы меньше, чем указано в законодательстве, и самостоятельно устанавливать сроки. Если данные о документации отсутствуют в типовых и ведомственных перечнях, следует прибегнуть к помощи сотрудников Росархива.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль