Индексы структурных подразделений

852
Любая компания имеет несколько подразделений, каждый из которых ответственен за конкретную работу в организации. К таким подразделениям относятся бухгалтерия, юридический отдел и так далее. Чтобы не запутаться в разнообразии подразделений, давайте узнаем, что такое индексы структурных подразделений и чем они полезны в работе секретаря.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что такое индекс структурного подразделения;
  • для чего нужен индекс структурного подразделения;
  • делопроизводство в подразделениях.

Даже в самой маленькой организации существует распределение обязанностей по подразделениям. Кроме того, в том случае, если структурные подразделения отсутствуют, их границы всегда можно установить косвенно. К примеру, бухгалтер ответственен за финансовую деятельность, юрист за соблюдение законов и нормативов и так далее. Таким образом, становится очевидна разница в деятельности тех или иных сотрудников, которая отображается и в документах того или иного подразделения. Чтобы не запутаться в них или не потерять ценные деловые бумаги и используются индексы структурных подразделений.

Что такое индекс структурного подразделения

Индекс структурного подразделения – это, говоря простым языком, номер того или иного отдела компании, закрепленный документально. Как правило, при привязке индекса к службам используются порядковые номера от Индексы структурных подразделенийединицы. Более того, в большинстве случаев все индексы начинаются с нуля. Например, индекс бухгалтерии – 01, индекс юридической службы – 02, кадровый отдел – 03 и так далее. Индексы должны быть подтверждены документально, что позволяет в дальнейшем использовать их при организации движения, хранения и уничтожения деловых бумаг.

Отметим, что смена индексов нецелесообразна, так как подобная мера гарантированно приведет к путанице в документах или даже более серьезным последствиям. Поэтому начинать нумерацию отделов лучше всего с самых популярных, которые не будут со временем упразднены (что, в свою очередь, приведет к образованию "пустого" индекса). Однако это не означает, что его можно присвоить другому подразделению, наоборот, индекс должен оставаться прикрепленным к упраздненному подразделению до тех пор, пока не истекут сроки хранения документов с данным индексом.

Для чего нужен индекс структурного подразделения

Как уже понятно, индекс структурного подразделения позволит любому сотруднику организации быстро и безошибочно определить, к какой службе относится та или иная деловая бумага. Это позволяет значительно сократить путаницу в документообороте организации, уменьшить время оборота документов, а также решить ряд проблем, связанных с хранением и уничтожением документов.

Наиболее ощутима польза от использования индексов при организации архивного хранения. В таком случае прием документов и их дальнейшее хранение занимают намного меньше времени, так как вероятность путаницы документов в делах значительно сокращается. Это позволяет организовать грамотное хранение дел, согласно их принадлежности к структурным подразделениям. Более того, архивное помещение также может иметь пронумерованные стеллажи или шкафы, номера которых будут соответствовать индексам подразделений, документы которых хранятся в данном месте. Это позволит любому архивариусу с легкостью ориентироваться в делах, а также осуществлять поиск и выдачу деловых бумаг при необходимости.

Делопроизводство в подразделениях

Индексы структурных дел активно используются при составлении номенклатур дел. Так, номенклатура дел может быть построена по одной из следующих схем: структурной, производственно-отраслевой или функциональной.

Если номенклатура дел строится по структурной схеме, наименования разделов и подразделов будут соответствовать действующей структуре предприятия и индексы, присвоенные структурным подразделениям, будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. В случае, когда деления на подразделения в компании нет, номенклатура может быть построена по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В этом случае наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями, присвоенным управленческим функциям.

При формировании индекса структурного подразделения следует учесть, что допускается использование цифр, разделяемых знаком «/», в тех случаях, когда в одно структурное подразделение состоит из нескольких других структурных подразделений. Например, индекс 02 присвоен Управлению по персоналу, в структуре которого имеются два подразделения: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, в этом случае данным отделам в номенклатуре дел будут присвоены индексы 02/1 и 02/2 соответственно. По аналогии с этим производится индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Индексация дел производится в соответствии с порядком расположения заголовков в номенклатуре дел.

Индекс дела состоит из условного обозначения раздела / подраздела (индекса структурного подразделения или функции управления) и порядкового номера самого дела. Например, 04-02 может означать, что 04 – юридический отдел, 02 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения в текущем году.

Для облегчения понимания и запоминания рекомендуется при составлении номенклатуры дел присваивать одинаковые индексы для однородных дел в разных структурных подразделениях или направлениях деятельности компании. В случае, когда получится придерживаться этого правила, распоряжениям директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут присваиваться сходные индексы: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Инструкция по делопроизводству. Раздел «Оформление и отправка исходящих документов»
  2. Как без ошибок определять сроки хранения документов по разным перечням
  3. Делопроизводство по обращениям граждан: регистрация, контроль и хранение
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль