Непредвиденная ситуация. Что предпринимать при порче документов

570
Порча документов – неприятный, но достаточно часто встречающийся случай в процессе делопроизводства. Порча может произойти не только по вине работника, встречаются ситуации, когда важная документация подвергается воздействию форс-мажорных факторов, таких как пожар, затопление, хищение, авария.

Из этой статьи вы узнаете:

  • причины, вызывающие порчу документов;
  • каким следовать рекомендациям, чтобы не допустить порчу документов;
  • какие действия следует предпринять, если порча документов выявлена;
  • если произошла порча, документы какого типа следует восстанавливать.

Имея ответы на все вышеописанные вопросы, можно грамотно скоординировать свои действия и не поддаться панике в такой не простой ситуации, как обнаружение порчи документов.

Как не допустить порчу документов

Непредвиденная ситуация. Что предпринимать при порче документовСуществует определенный ряд требований, предъявляемых к хранению важной документации. Первичные учетные бумаги фактов хозяйственной деятельности, будь то событие, сделка, финансовая операция должны отражать каждый аспект жизни предприятия или другого субъекта.

Как правило, такие документы служат подтверждением процессов денежного оборота и необходимы компании и ее персоналу, для предоставления в учреждения, осуществляющие проверку правомерности деятельности организации.

Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины, а именно:

  • Воздействие внешних факторов. Затопление, пожар, другие природные или события непреодолимой силы.
  • Умышленное или незапланированное хищение
  • Преднамеренная порча или полное уничтожение

Дабы не допустить порчу первичных документов, организация, или ответственный штатный сотрудник обязан всеми силами обеспечивать их сохранность. Документацию необходимо хранить в комбинированном подшитом виде, строго соблюдая последовательность отчетных дней. Архивное хранение должно длиться в зависимости от установленных норм, но не менее 4 лет.

Помимо этого, любая архивная документация налогового и бухгалтерского учета должна содержаться в условиях недоступности для посторонних лиц. Такую степень сохранности можно обеспечить, используя запирающиеся картотечные металлические шкафы и сейфы.

Необходимо исключить любую угрозу внешней среды, такую как затопление, возгорание, механическое повреждение. Безусловно, полностью предотвратить вероятность порчи документов под воздействием внешних признаков невозможно, однако, соблюдая необходимые требования можно существенно снизить риск подобного случая.

Последствия, возникающие при выявлении порчи документов

В случае если порча или пропажа важных бумаг была обнаружена штатным сотрудником или проверяющими должностными лицами на организацию могут быть наложены определенные штрафные или административные санкции, в зависимости от ценности утерянной документации. Отсутствие документации по тем или иным причинам может привести к грубому нарушению порядка учета внутреннего финансового оборота и как следствие нарушение норм налогового государственного контроля.

Как правило, утрата налоговой и бухгалтерской учетной документации влечет за собой штрафные наказания, предусмотренные налоговым кодексом Российской Федерации.

  • Штраф за ненадлежащие условия хранения или несоблюдение сроков в размере от 2000 до 3000 руб.
  • Непредоставление затребованных бумаг налоговым органом от 300 до 500 руб.
  • За доказанное злоумышленное действие повлекшее утрату или порчу документов в течении одного налогового периода штраф в размере 10 000 руб.
  • За деяния, совершенные в течении более чем одного налогового периода – 30 000 руб.
  • Штраф в размере 200 руб. за каждый не предоставленный в установленный срок документ для проверки в налоговых органах

Санкции могут налагаться как на организацию в целом, так и на сотрудника, по установленной вине которого и произошла порча документов. Во избежание штрафов и других мер наказания, предусмотренных законодательными нормами, налогоплательщику необходимо привести доказательную базу о надлежащем соблюдении всех норм хранения и использования бумаг. Также необходимо предоставить подтверждение о том, что порча произошла по вине причин неконтролируемых ответственным лицом.

Восстановление важной документации

В случае выявления порчи документов необходимо в обязательном порядке поставить в известность руководство в письменном виде. После этого необходимо получить подтверждение у компетентных органов в случае, если инцидент произошел по вине форс-мажорных обстоятельств. В ином случае необходимо создать комиссию для выявления причин пропажи или порчи документов.

После проведения инспекционных мероприятий по выявлению причины порчи документов, составляется заключительный акт по итогам работы комиссии. Далее проводится инвентаризация утраченных или поврежденных документов и составляется лист описи для удобства дальнейших восстановительных мероприятий.

Восстановление испорченной документации является заключительным этапом работы комиссии. Неприятие необходимых мер по ее восстановлению может повлечь привлечение организации к ответственности.

Пути восстановления ценной документации зависят от непосредственной организации, в рамках которой осуществлялось сотрудничество. Если имела место порча банковских документов, таких как выписки по счетам, транзакции или другие финансовые операции, запросить заверенную копию утерянных бумаг можно у банка партнера.

Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию и срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией.

Таким образом, соблюдая необходимые нормы хранения и следуя строгому регламенту в случае возникновения неприятной ситуации, связанной с порчей документов можно обезопасить себя от серьезных последствий.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль