Как составить письмо-извинение?

91
Письмо-извинение относится к числу наиболее сложных писем, поэтому для его грамотного составления следует знать определенные правила. Проблемы вызывает и тот факт, что подчас автор не изъявляет желания извиняться, а в деловой переписке часто требуется просить прощения за ошибки, которые даже не были допущены самим автором отправления. Наиболее простым решением будет строго придерживаться требований к деловой корреспонденции такого рода.

В нашей статье речь пойдет о том:

  • что представляет собой письмо-извинение,
  • из каких частей состоит письмо с извинениями,
  • как правильно писать извинения в деловой корреспонденции.

Из названия понятно, что письмо с извинениями содержит в себе именно их. При его написании следует стремиться установить баланс: одновременно принести извинения и сохранить лицо компании, а также решить основную задачу такого отправления – восстановление испорченных отношений с человеком или организацией. Любая уважающая себя фирма должна уметь признавать собственные ошибки и быть готовой исправить их при необходимости. По этой причине письмо-извинение представляет собой обязательную составляющую процедур по восстановлению профессиональной репутации. Менеджер, занимающийся написанием текста, должен свести к минимуму отрицательные последствия нарушений его коллег и постараться избежать нарастающего конфликта.

Когда возникает необходимость в подготовке письма с извинениями?

  • Из-за сложившихся обстоятельств были нарушены обязательства по договорам.
  • Со стороны компании возникло некорректное поведение по отношению к работникам другой организации (причина роли не играет).
  • Сотрудники вашей фирмы повели себя неподобающим образом, о чем узнала широкая общественность.
  • Форс-мажорные обстоятельства, повлекшие за собой проблемы.

Особенности составления письма-извинения

Как составить письмо-извинение?Содержание письма с извинениями мало отличается от любой другой деловой корреспонденции. Всегда присутствует указание получателя, тема отправления и обращение. Не рекомендовано акцентировать внимание на то, что это письмо-извинение. В идеале тема письма должна быть нейтральной, а также она может отсутствовать. Исполнителя указывать не обязательно, а подписывать бумагу будет топ-менеджер компании. В итоге письмо не следует делать чересчур формальным: эффект, к которому нужно стремиться, - это чистосердечные извинения от лица руководителя фирмы, осведомленного о случившемся. Готовое письмо печатают на корпоративном бланке, под ним ставит подпись директор, а затем оно регистрируется и отсылается организации-адресату.

Элементы письма с извинениями

Форма данной корреспонденции такова, что включает в себя три части: введение, основная часть и заключение. По смыслу же можно выделить гораздо больше элементов.

  • Первое предложение содержит извинение.
  • Затем нужно объяснить, по какой причине была совершена ошибка.
  • Следом – оповестить о своих действиях по устранению последствий.
  • Потом выразить надежду на то, что проблема не повлечет за собой разрыв сотрудничества.

Теперь разберем написание документа строго по абзацам.

  • Первый абзац. Извинение в письме достаточно принести только один раз, в начале документа, то есть именно тут.
  • Второй абзац. Он представляет собой основу письма-извинения. Именно в нем указываются предположения или явные причины нарушений. Их нужно написать в обязательном порядке. Не следует использовать такие выражения, как «произошло недоразумение», «небольшая задержка», «маленькая проблема», вне зависимости от того, согласны вы с этим или нет.
  • Третий абзац. В нем предстоит выразить огорчение и сожаление случившемся. Стремитесь к тому, чтобы снова не использовать слово «извините» и производные от него. Задача состоит в том, чтобы убедить адресата в полном погружении руководителя компании в проблему. Потом опишите принятые меры в новом предложении, причем не в будущем времени, а в прошедшем. Расскажите обо всем так, будто служебное разбирательство уже закончилось, а нарушители получили по заслугам.
  • Заключение. Здесь следует выразить надежду на то, что проблема не повторится в будущем, а отношения с компанией-партнером не нарушатся. Если уместно, можно приложить к письму-извинению бутылку хорошего вина или букет цветов. Во многих случаях такой дар дает возможность быстрее забыть о случившемся. При грамотном составлении текста адресат обязательно станет вашим постоянным партнером, даже если не являлся им до этого.

Пример письма-извинения

Доброго времени суток, ХХХ!

Меня зовут YYY, я – руководитель компании ООО. Вчера случилась проблема: служба доставки, с которой мы сотрудничали на протяжении трех лет, не справилась с объемами возложенной на нее работы. Не дожидаясь окончания судебных разбирательств, нам пришлось искать новые пути доставить вам заказ. Проблема была решена, а потому заказ уже готов к отправке. В ближайшее время с вами свяжется оператор и уточнит, когда вы готовы его принять.

Чтобы загладить свою вину, вместе с заказом вам будет доставлен уникальный подарок. Не позднее, чем 15 апреля, заказ и подарок приедут к вам.

С уважением, руководитель компании ООО YYY.

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль