text
Секретариат

Как составить письмо-извинение?

  • 10 февраля 2017
  • 384

Письмо-извинение относится к числу наиболее сложных писем, поэтому для его грамотного составления следует знать определенные правила. Проблемы вызывает и тот факт, что подчас автор не изъявляет желания извиняться, а в деловой переписке часто требуется просить прощения за ошибки, которые даже не были допущены самим автором отправления. Наиболее простым решением будет строго придерживаться требований к деловой корреспонденции такого рода.

В нашей статье речь пойдет о том:

  • что представляет собой письмо-извинение,
  • из каких частей состоит письмо с извинениями,
  • как правильно писать извинения в деловой корреспонденции.

Из названия понятно, что письмо с извинениями содержит в себе именно их. При его написании следует стремиться установить баланс: одновременно принести извинения и сохранить лицо компании, а также решить основную задачу такого отправления – восстановление испорченных отношений с человеком или организацией. Любая уважающая себя фирма должна уметь признавать собственные ошибки и быть готовой исправить их при необходимости. По этой причине письмо-извинение представляет собой обязательную составляющую процедур по восстановлению профессиональной репутации. Менеджер, занимающийся написанием текста, должен свести к минимуму отрицательные последствия нарушений его коллег и постараться избежать нарастающего конфликта.

Когда возникает необходимость в подготовке письма с извинениями?

  • Из-за сложившихся обстоятельств были нарушены обязательства по договорам.
  • Со стороны компании возникло некорректное поведение по отношению к работникам другой организации (причина роли не играет).
  • Сотрудники вашей фирмы повели себя неподобающим образом, о чем узнала широкая общественность.
  • Форс-мажорные обстоятельства, повлекшие за собой проблемы.

Особенности составления письма-извинения

Как составить письмо-извинение?Содержание письма с извинениями мало отличается от любой другой деловой корреспонденции. Всегда присутствует указание получателя, тема отправления и обращение. Не рекомендовано акцентировать внимание на то, что это письмо-извинение. В идеале тема письма должна быть нейтральной, а также она может отсутствовать. Исполнителя указывать не обязательно, а подписывать бумагу будет топ-менеджер компании. В итоге письмо не следует делать чересчур формальным: эффект, к которому нужно стремиться, - это чистосердечные извинения от лица руководителя фирмы, осведомленного о случившемся. Готовое письмо печатают на корпоративном бланке, под ним ставит подпись директор, а затем оно регистрируется и отсылается организации-адресату.

Элементы письма с извинениями

Форма данной корреспонденции такова, что включает в себя три части: введение, основная часть и заключение. По смыслу же можно выделить гораздо больше элементов.

  • Первое предложение содержит извинение.
  • Затем нужно объяснить, по какой причине была совершена ошибка.
  • Следом – оповестить о своих действиях по устранению последствий.
  • Потом выразить надежду на то, что проблема не повлечет за собой разрыв сотрудничества.

Теперь разберем написание документа строго по абзацам.

  • Первый абзац. Извинение в письме достаточно принести только один раз, в начале документа, то есть именно тут.
  • Второй абзац. Он представляет собой основу письма-извинения. Именно в нем указываются предположения или явные причины нарушений. Их нужно написать в обязательном порядке. Не следует использовать такие выражения, как «произошло недоразумение», «небольшая задержка», «маленькая проблема», вне зависимости от того, согласны вы с этим или нет.
  • Третий абзац. В нем предстоит выразить огорчение и сожаление случившемся. Стремитесь к тому, чтобы снова не использовать слово «извините» и производные от него. Задача состоит в том, чтобы убедить адресата в полном погружении руководителя компании в проблему. Потом опишите принятые меры в новом предложении, причем не в будущем времени, а в прошедшем. Расскажите обо всем так, будто служебное разбирательство уже закончилось, а нарушители получили по заслугам.
  • Заключение. Здесь следует выразить надежду на то, что проблема не повторится в будущем, а отношения с компанией-партнером не нарушатся. Если уместно, можно приложить к письму-извинению бутылку хорошего вина или букет цветов. Во многих случаях такой дар дает возможность быстрее забыть о случившемся. При грамотном составлении текста адресат обязательно станет вашим постоянным партнером, даже если не являлся им до этого.

Пример письма-извинения

Доброго времени суток, ХХХ!

Меня зовут YYY, я – руководитель компании ООО. Вчера случилась проблема: служба доставки, с которой мы сотрудничали на протяжении трех лет, не справилась с объемами возложенной на нее работы. Не дожидаясь окончания судебных разбирательств, нам пришлось искать новые пути доставить вам заказ. Проблема была решена, а потому заказ уже готов к отправке. В ближайшее время с вами свяжется оператор и уточнит, когда вы готовы его принять.

Чтобы загладить свою вину, вместе с заказом вам будет доставлен уникальный подарок. Не позднее, чем 15 апреля, заказ и подарок приедут к вам.

С уважением, руководитель компании ООО YYY.

 

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.