Письмо о переговорах

321
Любая компания имеет ряд организаций-партнеров, с которыми ведется совместная деятельность. Зачастую наличие партнерских отношений с другими компаниями подразумевает проведение переговоров, в рамках которых выносятся на обсуждение различные рабочие вопросы. Именно поэтому важно знать, как правильно составить приглашение на переговоры. Об этом и пойдет речь в нашей статье.

Из данного материала вы узнаете:

  • способы приглашения на переговоры;
  • сроки отправки письма о переговорах;
  • организация переговоров.

Если руководитель компании планирует организовать переговоры, то, как правило, работа по их подготовке полностью ложится на секретаря. Более того, это входит в должностные обязанности и относится к административной поддержке руководителя. Именно поэтому каждый секретарь должен знать с чего начать организацию переговоров, а точнее, как отправить приглашение.

Способы приглашения на переговоры

Следует отметить, что несмотря на большое количество современных способов общения, не все подойдут для отправки приглашения на переговоры. Так, не стоит отправлять приглашение с помощью мобильных приложений и мессенджеров. Такие средства общения не совсем подходят, когда речь идет о подготовке к официальному мероприятию, коим и являются деловые переговоры. Более того, данные средства общения подразумевают отправку коротких сообщений, а письмо о переговорах таковым не является. К тому же это может подорвать репутацию Письмо о переговорахкомпании и сказать о вашей несерьезности. Именно по этим причинам лучше не прибегать к отправке мгновенных сообщений.

Следующий способ для приглашения на переговоры – телефонная связь. Казалось бы, нет ничего проще, чем позвонить в нужную организацию и сообщить о дате и месте проведения переговоров, однако и здесь есть ряд минусов. Для начала следует отметить, что вы не можете быть полностью уверены в том, что ваш собеседник правильно и полностью запишет и передаст всю информацию, которую вы ему скажете в ходе телефонного разговора. Также он может попросту забыть вовремя донести всю информацию до руководителя. К тому же вам вряд ли удастся полностью передать всю важную информацию по телефону.

Самым надежным и подходящим способом является отправка письма о переговорах. Данный способ оповещения позволит вам максимально развернуто изложить всю информацию о предстоящем мероприятии: количество участников, тема переговоров, место и время проведения, вопросы, которые будут рассматриваться, и так далее. Такое письмо о переговорах можно отправить курьерской почтой, что гарантирует своевременную доставку до адресата и прочтение. Также в письме можно указать, что требуется ответное письмо о намерениях присутствовать на переговорах или об отказы в участии. Более того, заблаговременная отправка письма позволит предполагаемым участникам переговоров заранее подготовиться к данному событию.

Сроки отправки письма о переговорах

Перед тем, как задуматься об отправке приглашения, следует учитывать, что переговоры бывают двух видов: оперативные и плановые. При подготовке оперативного совещания (которое проводится по определенному графику), секретарь должен заняться приглашением участников, оповещением руководителя о неявившихся и выяснением причин отсутствия. Во время проведения оперативного совещания секретарь должен находиться в приемной и осуществлять прием звонков и посетителей.

При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5–2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:

  • назначение даты, времени и места проведения совещания;
  • составление повестки дня, списка участников и докладчиков;
  • выполнение работ, которые могут потребоваться перед началом совещания;
  • составление текста приглашения.

Особый вид переговоров представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое мероприятие проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.

Организация переговоров

От уровня организации деловых переговоров во многом зависит успех достижения целей, а также деловая репутация организации. Правильная организация деловых перего-воров подразумевает создание протокольной группы (2-3 сотрудника), которые будут до-словно фиксировать весь процесс переговоров. Отличным вариантом станет посадка группы не за общим столом, а за отдельным столиком в углу помещения.

Переговоры следует проводить в специальных помещениях, которые оборудованы овальным или круглым столом и сидячими местами для 10 человек. Как правило, такого количества мест хватает для организации большинства деловых переговоров, однако, в крупных компаниях целесообразно иметь несколько переговорных помещений с разными площадями. Проведение переговоров в кабинете руководителя в настоящее время не принято и считается дурным тоном.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как подавать чай и кофе деловым партнерам и сотрудникам в кабинете руководителя?
  2. Заседания коллегиальных органов: составляем протоколы
  3. Письма информационного характера
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль