text
Секретариат

Письмо о переговорах

  • 13 февраля 2017
  • 757

Любая компания имеет ряд организаций-партнеров, с которыми ведется совместная деятельность. Зачастую наличие партнерских отношений с другими компаниями подразумевает проведение переговоров, в рамках которых выносятся на обсуждение различные рабочие вопросы. Именно поэтому важно знать, как правильно составить приглашение на переговоры. Об этом и пойдет речь в нашей статье.

Из данного материала вы узнаете:

  • способы приглашения на переговоры;
  • сроки отправки письма о переговорах;
  • организация переговоров.

Если руководитель компании планирует организовать переговоры, то, как правило, работа по их подготовке полностью ложится на секретаря. Более того, это входит в должностные обязанности и относится к административной поддержке руководителя. Именно поэтому каждый секретарь должен знать с чего начать организацию переговоров, а точнее, как отправить приглашение.

Способы приглашения на переговоры

Следует отметить, что несмотря на большое количество современных способов общения, не все подойдут для отправки приглашения на переговоры. Так, не стоит отправлять приглашение с помощью мобильных приложений и мессенджеров. Такие средства общения не совсем подходят, когда речь идет о подготовке к официальному мероприятию, коим и являются деловые переговоры. Более того, данные средства общения подразумевают отправку коротких сообщений, а письмо о переговорах таковым не является. К тому же это может подорвать репутацию Письмо о переговорахкомпании и сказать о вашей несерьезности. Именно по этим причинам лучше не прибегать к отправке мгновенных сообщений.

Следующий способ для приглашения на переговоры – телефонная связь. Казалось бы, нет ничего проще, чем позвонить в нужную организацию и сообщить о дате и месте проведения переговоров, однако и здесь есть ряд минусов. Для начала следует отметить, что вы не можете быть полностью уверены в том, что ваш собеседник правильно и полностью запишет и передаст всю информацию, которую вы ему скажете в ходе телефонного разговора. Также он может попросту забыть вовремя донести всю информацию до руководителя. К тому же вам вряд ли удастся полностью передать всю важную информацию по телефону.

Самым надежным и подходящим способом является отправка письма о переговорах. Данный способ оповещения позволит вам максимально развернуто изложить всю информацию о предстоящем мероприятии: количество участников, тема переговоров, место и время проведения, вопросы, которые будут рассматриваться, и так далее. Такое письмо о переговорах можно отправить курьерской почтой, что гарантирует своевременную доставку до адресата и прочтение. Также в письме можно указать, что требуется ответное письмо о намерениях присутствовать на переговорах или об отказы в участии. Более того, заблаговременная отправка письма позволит предполагаемым участникам переговоров заранее подготовиться к данному событию.

Сроки отправки письма о переговорах

Перед тем, как задуматься об отправке приглашения, следует учитывать, что переговоры бывают двух видов: оперативные и плановые. При подготовке оперативного совещания (которое проводится по определенному графику), секретарь должен заняться приглашением участников, оповещением руководителя о неявившихся и выяснением причин отсутствия. Во время проведения оперативного совещания секретарь должен находиться в приемной и осуществлять прием звонков и посетителей.

При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5–2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:

  • назначение даты, времени и места проведения совещания;
  • составление повестки дня, списка участников и докладчиков;
  • выполнение работ, которые могут потребоваться перед началом совещания;
  • составление текста приглашения.

Особый вид переговоров представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое мероприятие проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.

 

Организация переговоров

От уровня организации деловых переговоров во многом зависит успех достижения целей, а также деловая репутация организации. Правильная организация деловых перего-воров подразумевает создание протокольной группы (2-3 сотрудника), которые будут до-словно фиксировать весь процесс переговоров. Отличным вариантом станет посадка группы не за общим столом, а за отдельным столиком в углу помещения.

Переговоры следует проводить в специальных помещениях, которые оборудованы овальным или круглым столом и сидячими местами для 10 человек. Как правило, такого количества мест хватает для организации большинства деловых переговоров, однако, в крупных компаниях целесообразно иметь несколько переговорных помещений с разными площадями. Проведение переговоров в кабинете руководителя в настоящее время не принято и считается дурным тоном.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как подавать чай и кофе деловым партнерам и сотрудникам в кабинете руководителя?
  2. Заседания коллегиальных органов: составляем протоколы
  3. Письма информационного характера

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.