text
Секретариат

Что делать, если руководитель часто меняет поставленные задачи

  • 14 февраля 2017
  • 1424

Каждому секретарю приходилось работать с руководителем, у которого семь пятниц на неделе: вчерашнее задание внезапно отменяется, и поручается новое – еще более срочное и важное. Вариантов и их причин может быть множество, но суть одна: невозможно что-то доделать до конца, а шеф всегда недоволен. Как работать с таким руководителем, подскажем в этой статье.

Из этой статьи узнаете:

  • как выстроить работу с руководителем, который часто меняет задачи
  • как работать с импульсивным руководителем
  • как сказать руководителю, что частая смена задач делает их невыполнимыми

Постарайтесь понять, почему руководитель меняет решения и задачи. Действительно ли он намеренно хочет нарушить работу собственного помощника? Ведь это напрямую отразится на его собственной эффективности. Подумайте, возможно, вы просто не владеете всей информацией, и изменение задачи для вас – лишь следствие каких-либо изменившихся обстоятельств. Такой подход позволит вам избегать лишних стрессов, спокойно реагировать на любые авралы и перемены настроения шефа, планировать свое, а значит и его, время. Ведь ваша профессиональная задача – быть помощником и опорой вашему руководителю.

Как выстроить работу с руководителем, который часто меняет задачи

Что делать, если руководитель часто меняет поставленные задачиИтак, проанализировав отношения с руководителем, введите в работу несколько правил.

Правило 1. Предупреждайте о последствиях. Когда вы получаете задание и разряда потенциально «опасных» (исходите из опыта предыдущих ситуаций), предупреждайте руководителя о том, что произойдет в случае, если он поменяет свое решение. Делайте это письменно: по электронной почте или с помощью SMS.

Правило 2. Договоритесь с руководителем об оперативном информировании. Зачастую изменение обстоятельств не зависит от самого руководителя, но объясните ему, как важно, чтобы вы узнавали о них как можно скорее, чтобы иметь возможность для маневра при выполнении его поручений. Отладьте связь с шефом по всем возможным каналам: настройте общий календарь Outlook или Google, используйте мессенджеры и прочие возможности. Возможно, это потребует от вас вовлеченности и в нерабочее время.

Правило 3. Предлагайте несколько вариантов. Если вы действительно часто сталкиваетесь с тем, что руководитель регулярно меняет поставленные задачи, приучите себя сразу, заблаговременно разрабатывать несколько вариантов действий, предусматривайте возможности изменений. Короче говоря, всегда имейте «план Б» и предлагайте его руководителю. Таким образом, в изменившихся обстоятельствах он будет знать, что его ожидает, как изменяться сроки выполнения задачи и т.д.

Правило 4. Контролируйте шефа. При возможности, используйте различные источники для контроля за перемещениями руководителя, – например, его водителя.

Как работать с импульсивным руководителем

Бывают и другие ситуации. Например, руководитель часто меняет задачи в силу особенностей характера: импульсивного и увлекающегося. Такой начальник может фонтанировать идеями и тем самым подчас мучить подчиненных, не давая им возможности выполнить то, что было поручено ранее. Помощник такого руководителя может попытаться приучить шефа сразу определять приоритетность задач. При этом нужно тщательно фиксировать поручения: вести протоколы совещаний, записывать устные задания. Если заданий поступает много, и особенно если они противоречат друг другу, сообщайте об этому руководителю. Указывайте на противоречия, аргументируйте: ведь у вас всегда есть документальные свидетельства!

Как сказать руководителю, что частая смена задач делает их невыполнимыми

Дайте руководителю возможность самому в этом убедиться. Подготовьте конкретные факты, доказывающие невозможность выполнения противоречивых задач. Продумайте, как лучше их преподнести, в какое время, какими словами.

Если это очевидно для вас уже в тот момент, когда шеф дает очередное поручение, никогда не говорите руководителю сразу: «Это невозможно». Возьмите небольшую паузу на обдумывание ситуации, посоветуйтесь с коллегами. Сделайте презентацию, в которой изложите, как можно решить задачу разными путями, сколько это будет стоить, сколько времени займет, чье участие понадобится и т.д, а также выявите проблемы, возникающие при смене задач: нестыковки во времени, финансовые потери и прочее. Руководитель должен САМ убедиться, что так и есть.

Рекомендуем материалы по теме:

1. Как работать под руководством проблемного начальника?

2. Когда у секретаря несколько руководителей: опыт взаимодействия

3. 4 типа руководителей. Как найти подход к вашему?

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.