Оформление протокола совещания

746
Одним из важных этапов деятельности любой организации является организация и проведение совещаний. Чтобы результаты и решения, принятые в ходе таких мероприятий, были зафиксированы и введены в действие, рекомендуем обратить внимание на правила оформления протокола совещания.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что представляет собой протокол совещания;
  • какую информацию содержит протокол совещания;
  • как составить протокол совещания.

Оформление протокола совещания является неотъемлемой частью самого мероприятия, так как именно данный документ в последствии будет содержать полную информацию о ходе совещания и его итогах. Именно благодаря протоколу можно уточнить принятые решения по тем или иным вопросам, а также выявить назначенных ответственных лиц, сроки исполнения и т.д. Именно поэтому важно знать, как правильно оформлять протокол совещания.

Протокол совещания – что это?

Протокол совещания является документом, который полностью фиксирует всю суть мероприятия и его итоги. Как правило протоколирование осуществляется секретарем, который в дальнейшем должен раздать копии протокола всем Оформление протокола совещанияприсутствовавшим лицам. Более того, во многих организациях запрещают присутствующим делать самостоятельные пометки и записи. Это обусловлено вероятностью недопонимания и искажения сути данных, а также невнимательным слежением за ходом совещания.

Наличие же единого протокола совещания позволяет создать единое впечатление от мероприятия у всех присутствующих, коротко описать ход встречи и решения. Именно благодаря протоколу многие сотрудники узнают те решения, которые не услышали или не до конца поняли. Как становится понятно, протокол делает итог совещания более понятным и осуществимым.

Информация в протоколе совещания

Оформление протокола совещания следует начать еще за несколько дней до его проведения. Для начала необходимо уточнить, какие вопросы будут подниматься в ходе совещания, кто будет выступать и кто будет присутствовать. Также необходимо определить и указать в протоколе порядок, в котором будут рассматриваться вынесенные вопросы и выступать докладчики. Подобное решение также избавит всех участников от путаницы и позволит быстро переключать свое внимание от одного вопроса к другому.

Отметим, что не многие секретари могут похвастаться умением стенографировать совещания непосредственно по его ходу. Именно поэтому (чтобы избежать путаницы) лучше прибегнуть к помощи записывающих устройств, записи с которых в дальнейшем можно будет легко расшифровать.

Обязательно следует отметить какие решения были приняты по вынесенным вопросам. Также следует указать, какие сотрудники были назначены ответственными за исполнение данных решений. Зачастую указываются еще и сроки, в течение которых все решения должны быть исполнены.

Составление протокола совещания

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

  • полное наименование организации или предприятия;
  • название вида документа (ПРОТОКОЛ);
  • дата;
  • индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
  • место составления;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

  • наименование структурного подразделения;
  • гриф утверждения;
  • отметка о наличии приложений;
  • место (помещение, офис) и время проведения заседания;
  • фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
  • дата подписания протокола;
  • способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Правила оформления протокола подразумевают разбитие текста на две части: вводную и основную. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же  Оформление протоколаоформляется слово «секретарь». Например: Председатель — Матвеев В.И. Секретарь — Иванова СБ.

Данная часть протокола опускается при фиксировании оперативного совещания. Далее идет перечисление присутствующих. После необходимо перечислить фамилии приглашенных лиц с указанием их должностей. Также отметим, что на расширенных собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих лиц их состав указывается лишь количественно, а пофамильный список в дальнейшем прикладывается к протоколу.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Заседания коллегиальных органов: составляем протоколы
  2. Ключевые моменты и навыки в работе помощника руководителя: практический опыт
  3. Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов»

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль