Должностные обязанности секретаря руководителя

1274
Немногие начинающие секретари знают о том, в чем состоит различие между должностью секретаря и секретаря руководителя. На самом деле круг должностных обязанностей у секретаря руководителя значительно шире. Поэтому, если вы решили стать секретарем руководителя или уже являетесь таковым, давайте разберемся, что входит в ваши должностные обязанности.

Из данного материала вы узнаете:

  • должностные обязанности секретаря руководителя;
  • секретарь или личный помощник?
  • функции секретаря руководителя.

Несмотря на то, что секретарь руководителя должен иметь тоже профессиональное образование, что и обычный секретарь, как правило, заработная плата у этих двух сотрудников значительно отличается. Это объясняется не только разницей в опыте, но и должностными обязанностями. Их мы и рассмотрим подробнее.

Должностные обязанности секретаря руководителя

Секретаря руководителя, в первую очередь, отличает подчинение непосредственно одному начальнику. Более того, основная часть рабочей деятельности секретаря руководителя направлена на регулирование и администрировании Должностные обязанности секретаря руководителярабочего времени начальника. Именно должностные обязанности секретаря руководителя включают такие понятия, как административная и информационная поддержка руководителя. Проще говоря, секретарь должен быть не только в курсе всех событий, но и заниматься их организацией и планированием с учетом рабочего распорядка руководителя.

Также в должностные обязанности секретаря руководителя входит непосредственное общение с партнерами, назначение встреч, совещаний и переговоров. Это подразумевает не только высокий уровень знания делового этикета, но и знание иностранного языка. Помимо этого, большим плюсом станет и знание особенностей национального делового этикета.

Секретарь руководителя должен иметь презентабельный внешний вид. Это вовсе не означает, на работу следует одеваться как на праздник, наоборот, такой внешний облик будет свидетельствовать о безвкусии. Беспроигрышным вариантом в данном случае станет классический костюм с идеальной посадкой, туфли на среднем каблуке и гладко причесанные волосы. Избыток косметики и украшений также отрицательно сказывается на положительном впечатлении, поэтому не стоит злоупотреблять.

Секретарь или личный помощник?

Должность секретаря руководителя в последнее время стала лишь частично напоминать обычные будни секретаря, а все больше похожа на работу личного помощника. Однако если присмотреться, то разница не так очевидна. Даже новый профессиональный стандарт секретаря руководителя включает такие обязанности, как умение планировать рабочий день начальника, расставлять приоритеты при осуществлении планирования, назначать деловые встречи, переговоры, организовывать командировки и так далее. Исходя из этого, становится понятно, что секретарь руководителя должен практически ежеминутно знать о том, где находится его начальник и чем занимается.

Следует отметить, что многие руководители намеренно поручают своему секретарю личные дела, которые не имеют отношения к работе. К ним могут относиться как планирование отпуска и оформление документов, так и поездки в химчистку и так далее. Если вас смущают подобного рода просьбы, то рекомендуем сразу уточнить или проверить их наличие в трудовом договоре или должностной инструкции.

Функции секретаря руководителя

В функции секретаря руководителя входит необходимость составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

Также секретарь осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как секретарю создать свою базу контактов
  2. Какое платье для работы выбрать секретарю?
  3. Визовая поддержка для секретаря (Деловой английский язык для секретаря)
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль