Как стать секретарем руководителя

163
Секретарь – верный помощник и правая рука начальника, он обеспечивает эффективную управленческую и административную деятельность. Секретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает шефу в делах, решает многие организационные вопросы. Если вы планируете строить свою карьеру в этом направлении, или уже начали двигаться по этому пути, работая делопроизводителем или в приемной крупной компании, эта статья будет вам полезна.

Из этой статьи узнаете:

  • какие требования предъявляют работодатели к образованию секретаря руководителя
  • какие качества требуются от секретаря руководителя
  • как должен выглядеть и вести себя секретарь руководителя
  • 3 совета о карьерных шагах

Действительно должность секретаря руководителя очень востребована с точки зрения карьеры. Так как в нашей стране нет единого стандарта, эту специальность также именуют как помощник руководителя, ассистент руководителя, секретарь-референт. Все чаще секретарь руководителя выполняет также функции переводчика. Требования к должности очень высокие, так как от профессионализма секретаря во многом зависит имидж компании.

Как стать секретарем руководителяДля планирования своей карьеры в первую очередь изучите требования, которые компании предъявляют к должности секретаря руководителя.

Какие требования предъявляют работодатели к образованию секретаря руководителя

В настоящее время для того, чтобы претендовать на должность помощника руководителя, необходимо иметь высшее образование. «Среднего специального плюс компьютерные курсы» уже недостаточно. Даже для секретаря приемной. А уж от секретаря руководителя, с его широчайшим кругом обязанностей: от грамотного составления документов до участия в переговорах, требуется очень высокий уровень. Во многих компаниях отдают предпочтение специалистам, имеющим специализацию, совпадающую со сферой их деятельности. Это выгодно и вам, если в перспективе вы планируете дальнейшее продвижение по карьерной лестнице в компании вашей мечты. Владение иностранными языками также сейчас является не просто преимуществом, а все чаще – необходимостью для успешной работы в качестве секретаря руководителя.

Ваши действия. Проанализируйте рынок труда и определите для себя, в какой сфере вы хотели бы работать. Изучите требования работодателей и оцените, насколько вы им соответствуете. Если у вас нет высшего образования, вам придется его получить. Сейчас есть масса возможностей учиться заочно и дистанционно, как с нуля, так и для второго диплома. Если вы хотите подвигаться в компании, в которой уже работаете, иногда есть возможность получить образование с помощью работодателя. Уведомите руководство о своих планах. Если у вас уже есть диплом, приступайте к следующему шагу.

Какие качества требуются от секретаря руководителя

Это едва ли не самый большой список среди требований к профессиям. Секретарь руководителя должен быть:

  • профессионалом – это значит, что все административные и организаторские функции, необходимые программы должны быть уже освоены. Должность помощника не подразумевает какого либо предварительного обучение. Кроме того, секретарь руководителя должен быть полностью осведомлен обо всем, что происходит в компании и в целом на рынке;
  • инициативным – секретарь руководителя часто действует самостоятельно, не ждет указаний;
  • организованным, аккуратным – невозможно выполнять одну из важнейших обязанностей – планирование рабочего дня руководителя, не обладая высоким уровнем самодисциплины и умением планировать. Внешний вид – самого секретаря и его рабочего места – визитная карточка компании;
  • добросовестным, ответственным – за все задачи, которые предстоит выполнять;
  • пунктуальным – во всем. Важно не только не опаздывать на работу или встречи и совещания, но и вовремя сообщать информацию, предоставлять документы и т.д.
  • дипломатичным, интеллигентным, скромным – вежливость и сохранение конфиденциальности – главные признаки профессионализма;
  • иметь хорошую память – она напрямую зависит от уровня развития умственных способностей и тоже является одной из важнейших черт хорошего секретаря;
  • преданным работе, трудолюбивым – это тяжелая работа, и выполнять ее возможно, только если вы действительно ее любите;
  • доброжелательным, отзывчивым – секретарь очень много работает с людьми, и особенно с одним – со своим руководителем. Секретарь должен уметь создать хорошее настроение, быть вежливым и тактичным. В новом коллективе секретарь руководителя должен быстро, как никто другой, адаптироваться и завоевать авторитет;

Любой руководитель, подбирая секретаря, помощника, способен увеличить этот список вдвое и втрое. Но основные качества в нем перечислены.

Ваши действия. Начинайте соответствовать. Рассматривайте развитие личных качеств точно также, как и получение диплома об образовании. Изучите свои сильные и слабые стороны, определите, где необходимо поработать над собой. Посещайте лекции, семинары, тренинги, расширяйте кругозор. Очень полезны для секретаря курсы актерского мастерства, а также танцы или какие-то иные пластические занятия – они развивают осанку, а значит, и уверенность в себе.

Как должен выглядеть и вести себя секретарь руководителя

Секретарь руководителя – это, безусловно, представительская должность, и требования к внешнему виду предъявляются соответствующие. Даже в компаниях без строгого дресс-кода (за исключением, может быть, творческих) секретарь должен придерживаться делового стиля в одежде, прическе макияже. Знание и соблюдение делового этикета, понимание и принятие субординации – неизбежные составляющие портрета успешного секретаря.

Ваши действия. Проанализируйте свой гардероб, составьте необходимые комплекты, при необходимости пополните его. Возьмите за правило любое ваше действие соотносить с требованиями этикета, тренируйтесь при любой возможности: в беседах с коллегами и друзьями, с незнакомыми людьми. Помните, ваши манеры и внешность должны привлекать людей, располагать их к вам.

3 совета о карьерных шагах

1. Не торопитесь. Если вы пришли в компанию на низовую должность с целью продвижения, торопиться все равно не нужно. Адаптируйтесь в компании, изучите ее, иногда нужно проработать минимум 6 месяцев, а где-то и год, прежде чем заявлять о своих амбициозных планах.

2. Начните проявлять инициативу. Не беритесь за все подряд, иначе вас примут за безотказного человека и взвалят всю неквалифицированную работу. Кроме того, у вас просто не останется время на саморазвитие. Проявляйте себя идеями, рациональными предложениями, творческим подходом.

3. Когда вы готовы, или освободилась вакансия, организуйте переговоры. Так как вы уже изучили особенности вашей компании, вы будете знать, куда лучше обращаться – в HR-отдел или непосредственно к будущему руководителю. Постарайтесь здраво оценить данные в ходе таких переговоров обещания: как правило, разговоры о неопределенном будущем означают, что реальных перспектив получить должность нет. Не стоит «засиживаться» на низовой должности больше трех лет. Если вы действительно готовы к работе секретарем руководителя, ищите другие возможности. Удачи!

Рекомендуем материалы по теме:

1. Профессиональный стандарт для служб ДОУ и секретариата. Соответствуем новым требованиям!

2. Карьера секретаря в 2017 году

3. “секретарь – это хороший способ попробовать себя в бизнесе!”



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль