Как правильно составить письмо-согласие?

140
Письмо-согласие представляет собой разновидность письма-ответа и составляется в качестве положительной реакции на инициативное письмо. При его составлении необходимо учитывать определенные нюансы и придерживаться правил делопроизводства: общих для всей корреспонденции и конкретных для такого вида документации.

В данном материале вы узнаете:

  • что такое письмо-согласие,
  • каковы нормы составления письма-согласия,
  • какие части включает в себя письмо-согласие.

Для начала определим общие требования к составлению писем-ответов. Они составляются в качестве реакции на получение письма-запроса, просьбы, приглашения или предложения. Аналогично любой другой деловой корреспонденции, для оформления таких писем необходим фирменный бланк компании, а также строгое соблюдение норм делопроизводства. Непременно нужно придерживаться правил делового этикета.

В письме-согласии, как и в каждом ответном сообщении, в обязательном порядке должна присутствовать ссылка на номер и дату корреспонденции-запроса. Подобный подход существенно упрощает обработку почты адресату. В противном случае в крупных компаниях ответ может попасть вовсе не тому специалисту, которому он предназначался, а в ряде случаев даже в другой отдел. Письмо может потом затеряться, и даже если этого не произойдет, сроки  рассмотрения документации значительно увеличатся. Добавим, что по требованиям делопроизводства в письме-ответе не должно быть фраз типа «На ваш запрос от 00.00.2017 № …». Однако на практике подобные примеры можно увидеть нередко.

В процессе написания корреспонденции с согласием исполнитель должен указать сведения о номере и дате письма-запроса в четко определенном месте. А именно, данная ссылка находится прямо под номером и датой регистрации собственного письма. Примеры таких отметок можно найти в образцах деловой документации.

Как составить письмо-согласие?

Как правильно составить письмо-согласие?Переходим собственно к письмам, в которых содержится положительный ответ на просьбу либо запрос. На них распространяются все вышеназванные правила, характерные для ответной корреспонденции. Составляя такие письма, следует четко придерживаться принципа языкового параллелизма. Это значит, что в тексте применимы те же языковые обороты и лексика, которые были использованы в инициативном сообщении. Ошибок, допущенных автором документа с просьбой, быть при этом не должно.

В том случае, когда в письме-просьбе присутствует обоснование, именно с него нужно начать сообщение с согласием. А при отсутствии обоснования письмо-ответ сразу будет начинаться с изложения сообщаемых сведений. Приведем несколько примеров используемых шаблонных фраз:

  • «Готовы принять ваши условия на …»;
  • «Доводим до Вашего сведения, что…»;
  • «Извещаем Вас о…»;
  • «Согласны рассмотреть (предоставить, оказать и т.п.) …» ;
  • «Сообщаем Вам, что…».

Из каких частей состоит письмо-согласие?

Обобщим представленную выше информацию и перечислим, какие составляющие должны быть в деловой корреспонденции с положительным ответом на запрос. Вот элементы и их примерный порядок:

  • номер и дата регистрации письма,
  • ссылка на номер и дату сообщения-запроса,
  • обоснование при наличии,
  • информационный текст ответа на запрос,
  • подпись.

При строгом соответствии правилам и использованию всех требуемых делопроизводством составляющих можно быть уверенным в том, что письмо-согласие будет доставлено определенному адресату, а его содержание будет трактовано максимально четко и грамотно.

Примеры писем-согласий различного типа

В заключение материала приведем несколько примеров ответной корреспонденции, дающей согласие на запрос. Начнем мы с примера текста письма-согласия с обоснованием.

С учетом физической изношенности и морального устаревания оборудования, применяемого в цехах регионального филиала фабрики, а также возросший объем заказов на пошив швейных изделий даем согласие на покупку 15 новых швейных машин за счет средств, предусмотренных бюджетом предприятия на совершенствование производства в пределах суммы, выделенной региональному отделению на I квартал 2017 года.

Как можно увидеть, в самом начале данного сообщения приводится обоснование согласия, а затем уже следует ответ на полученный ранее запрос. Еще один пример письма-согласия без обоснования причин.

Сообщаем о готовности предоставить вашей организации в аренду 10 квадратных метров выставочной площади в павильоне К выставочного центра «ХХХ» для организации экспозиции на выставке «Информационные технологии-2017» с 13 по 20 мая текущего года.

Напомним, что в любом из вышеназванных писем, помимо упомянутого текста, в начале должна присутствовать дата и номер письма, а также дата и номер сообщения-запроса.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль