Паравербалика в работе секретаря

233
Паравербалика представляет собой раздел языкознания, который занимается изучением передачи звуков путем применения средств языка. В настоящее время данные методы широко применяются в различных сферах, в том числе в продажах и в офисной службе. Остановимся более подробно на том, чем может быть полезно это направление секретарям.

Паравербалика изучает передачу звуковой информации посредством различных средств языка. Если говорить более простыми словами, то к паравербалике можно отнести любые звуки, издаваемые человеком кроме слов.

Расшифровка понятия паравербалики

Данное слово произошло от греческих понятий «пара», что значит «около» и «вербальные», что значит «речевые». Во времена древней Греции искусство ораторов ценилось очень высоко, считалось, что необходимо досконально знать его и применять в своей карьере. Еще в ту пору люди осознавали, что большую роль играет не только смысл сказанного, но и интонация и прочие особенности невербального общения.

Составляющие паравербального общения

Паравербалика в работе секретаряПрежде, чем переходить к использованию методов такого общения в работе, рассмотрим, что именно относят к паравербалике в общении. Данные средства следующие:

  • темп и ритм разговора,
  • тембр голоса,
  • громкость произношения,
  • наполнение пауз звуками,
  • интонация речи,
  • наличие акцента.

По вышеназванным речевым характеристикам на уровне подсознания происходит определение человека. Слушающий делает вывод о поле, возрасте, социальном статусе, национальности, религиозной принадлежности, а также настроении и самооценке собеседника. Именно паравербальные средства позволяют передать настроение от одного участника беседы к другому. Вот почему так широко искусство паравербалики используется в профессиях, связанных с общением и переговорами. К ним относятся менеджеры по продажам, продавцы и, конечно, секретари.

Паравербалика в работе секретаря

Далеко не всегда в компаниях уделяют должное внимание невербальному общению и собственно паравербалике при обучении персонала. Однако через перечисленные пути коммуникации происходит получение примерно 90 процентов информации в процессе диалога. И пренебрегать такими каналами просто невозможно. На практике руководители часто замечают, что результаты в работе секретаря через несколько месяцев после трудоустройства падают. Это связано с падением мотивации специалиста, он начинает передавать меньше позитивных эмоций в процессе общения, а это в свою очередь негативно сказывается на результатах сотрудничества. При падении мотивации у человека может меняться интонация, однако при своевременном обучении методам паравербалики и стимулировании на результат удается значительно повысить показатели эффективности.

Обучение паравербалике в общении

В последние годы возникает множество программ, задача которых сводится к изучению методов паравербального общения. При прохождении данных курсов сотрудники выясняют не только роль паравербалики в своей работе, но и получают хорошую практику по текущему вопросу. Например, очень полезными оказываются задания, когда обучаемому следует прочитать стихотворение с определенной интонацией, а слушателям необходимо догадаться о том, какая именно интонация задумывалась. Тренинги такого рода позволяют секретарям и другим специалистам, проходящим их, достигать умения в перемене интонации в определенных ситуациях.

Задача секретаря сводится к тому, чтобы научиться управлять собственным голосом в процессе диалога с клиентом и при необходимости корректировать его. Именно голос и его интонации позволяют поставить акцент на значимой информации во время общения, установить определенный уровень доверия и расположить к себе посетителя офиса. Важно выявить потребности человека, который планирует обратиться в компанию или уже обращался и пришел повторно с определенной целью. А если предстоит обсуждение сделки, то уверенный голос даст возможность успешно завершить ее.

Секретарь должен хорошо уметь пользоваться следующими интонациями:

  • деловая (настраивает на общение с определенной целью),
  • дружеская (располагает к себе),
  • позитивная (поднимает настроение собеседнику, если он не в духе или имеет претензии к компании),
  • бодрая (действует и применяется аналогично позитивной),
  • уверенная (нужна, чтобы убедить посетителя в собственных рассуждениях),
  • заинтересованная (для выяснения целей клиента, которые привели его в офис).

Тренируем грудной голос

Отдельно следует поговорить о том, как тренировать грудной голос. Дело в том, что он звучит значительно ниже, а сами обладатели его воспринимаются собеседниками в качестве успешных и сильных людей. Их больше уважают, а потому и прислушиваются к их словам. А если сотрудник обладает тонким голосам, его могут вообще не воспринимать всерьез. В качестве инструмента воздействия на собеседника просто необходимо работать над своим голосом и стремиться к тому, чтобы сделать его грудным. По статистике это на 20-30 процентов повышает эффективность взаимодействия с клиентом.

Может показаться, что грудной голос дается только от природы, но на деле тренинги по паравербалике дают возможность с успехом его тренировать. Можно сделать это даже самостоятельно в домашних условиях, сложные методы для этого не требуются. Тренировки достаточно проводить раз в день. Еще одно интересное наблюдение: в первой половине дня голос человека ниже, чем во второй. С этим связана рекомендация по проведению важных переговоров в первой половине дня. Данный факт следует учитывать профессиональному секретарю.

Заключение

В конце материала хотелось бы добавить, что паравербалика и ее методы в работе секретаря важны не только при личном общении, но и при телефонных переговорах. На слух следует научиться выявлять настроение и возрастные характеристики собеседника, а потом на основе этих фактов выбирать определенный стиль общения.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль