Паравербалика в работе секретаря

174
Паравербалика представляет собой раздел языкознания, который занимается изучением передачи звуков путем применения средств языка. В настоящее время данные методы широко применяются в различных сферах, в том числе в продажах и в офисной службе. Остановимся более подробно на том, чем может быть полезно это направление секретарям.

Паравербалика изучает передачу звуковой информации посредством различных средств языка. Если говорить более простыми словами, то к паравербалике можно отнести любые звуки, издаваемые человеком кроме слов.

Расшифровка понятия паравербалики

Данное слово произошло от греческих понятий «пара», что значит «около» и «вербальные», что значит «речевые». Во времена древней Греции искусство ораторов ценилось очень высоко, считалось, что необходимо досконально знать его и применять в своей карьере. Еще в ту пору люди осознавали, что большую роль играет не только смысл сказанного, но и интонация и прочие особенности невербального общения.

Составляющие паравербального общения

Паравербалика в работе секретаряПрежде, чем переходить к использованию методов такого общения в работе, рассмотрим, что именно относят к паравербалике в общении. Данные средства следующие:

  • темп и ритм разговора,
  • тембр голоса,
  • громкость произношения,
  • наполнение пауз звуками,
  • интонация речи,
  • наличие акцента.

По вышеназванным речевым характеристикам на уровне подсознания происходит определение человека. Слушающий делает вывод о поле, возрасте, социальном статусе, национальности, религиозной принадлежности, а также настроении и самооценке собеседника. Именно паравербальные средства позволяют передать настроение от одного участника беседы к другому. Вот почему так широко искусство паравербалики используется в профессиях, связанных с общением и переговорами. К ним относятся менеджеры по продажам, продавцы и, конечно, секретари.

Паравербалика в работе секретаря

Далеко не всегда в компаниях уделяют должное внимание невербальному общению и собственно паравербалике при обучении персонала. Однако через перечисленные пути коммуникации происходит получение примерно 90 процентов информации в процессе диалога. И пренебрегать такими каналами просто невозможно. На практике руководители часто замечают, что результаты в работе секретаря через несколько месяцев после трудоустройства падают. Это связано с падением мотивации специалиста, он начинает передавать меньше позитивных эмоций в процессе общения, а это в свою очередь негативно сказывается на результатах сотрудничества. При падении мотивации у человека может меняться интонация, однако при своевременном обучении методам паравербалики и стимулировании на результат удается значительно повысить показатели эффективности.

Обучение паравербалике в общении

В последние годы возникает множество программ, задача которых сводится к изучению методов паравербального общения. При прохождении данных курсов сотрудники выясняют не только роль паравербалики в своей работе, но и получают хорошую практику по текущему вопросу. Например, очень полезными оказываются задания, когда обучаемому следует прочитать стихотворение с определенной интонацией, а слушателям необходимо догадаться о том, какая именно интонация задумывалась. Тренинги такого рода позволяют секретарям и другим специалистам, проходящим их, достигать умения в перемене интонации в определенных ситуациях.

Задача секретаря сводится к тому, чтобы научиться управлять собственным голосом в процессе диалога с клиентом и при необходимости корректировать его. Именно голос и его интонации позволяют поставить акцент на значимой информации во время общения, установить определенный уровень доверия и расположить к себе посетителя офиса. Важно выявить потребности человека, который планирует обратиться в компанию или уже обращался и пришел повторно с определенной целью. А если предстоит обсуждение сделки, то уверенный голос даст возможность успешно завершить ее.

Секретарь должен хорошо уметь пользоваться следующими интонациями:

  • деловая (настраивает на общение с определенной целью),
  • дружеская (располагает к себе),
  • позитивная (поднимает настроение собеседнику, если он не в духе или имеет претензии к компании),
  • бодрая (действует и применяется аналогично позитивной),
  • уверенная (нужна, чтобы убедить посетителя в собственных рассуждениях),
  • заинтересованная (для выяснения целей клиента, которые привели его в офис).

Тренируем грудной голос

Отдельно следует поговорить о том, как тренировать грудной голос. Дело в том, что он звучит значительно ниже, а сами обладатели его воспринимаются собеседниками в качестве успешных и сильных людей. Их больше уважают, а потому и прислушиваются к их словам. А если сотрудник обладает тонким голосам, его могут вообще не воспринимать всерьез. В качестве инструмента воздействия на собеседника просто необходимо работать над своим голосом и стремиться к тому, чтобы сделать его грудным. По статистике это на 20-30 процентов повышает эффективность взаимодействия с клиентом.

Может показаться, что грудной голос дается только от природы, но на деле тренинги по паравербалике дают возможность с успехом его тренировать. Можно сделать это даже самостоятельно в домашних условиях, сложные методы для этого не требуются. Тренировки достаточно проводить раз в день. Еще одно интересное наблюдение: в первой половине дня голос человека ниже, чем во второй. С этим связана рекомендация по проведению важных переговоров в первой половине дня. Данный факт следует учитывать профессиональному секретарю.

Заключение

В конце материала хотелось бы добавить, что паравербалика и ее методы в работе секретаря важны не только при личном общении, но и при телефонных переговорах. На слух следует научиться выявлять настроение и возрастные характеристики собеседника, а потом на основе этих фактов выбирать определенный стиль общения.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль