Хранение печатей организации

1517
Печать для организации – сложившийся обычай делового оборота, весомый атрибут ее стиля, подтверждение статуса. Информация о печати закреплена в уставе, например, о хранении печати. Но на практике это не всегда выполняется. Как же организовать процесс хранения печати правильно.

Печать – разработанный индивидуально атрибут оформления документов и подтверждения (заверения) источника документации. На печати размещают обычно полное название компании и ее адрес. Порядок работы со штампами в организации устанавливается внутренними документами. Печать – право, а не обязанность для коммерческой компании. Но многие специалисты по кадрам и делопроизводству рекомендуют все-таки иметь печать, чтобы избежать коллизий, связанных с несовершенством законодательства.

Компания может иметь несколько штампов – одну основную и дополнительные для подразделений, например, для кадровой службы.

Учет печатей организации

Хранение печатей организацииПечати компании должны находиться под строгим учетом. Для этого ведут специальный журнал. В документе отражают движение печати, которое состоит из изготовления, замены, передачи, уничтожения и других действий с этим элементом делового оборота.

Журнал ведут по общим принципам: самостоятельно сшивают или заказывают в типографии бланк, нумеруют листы, скрепляют печатью и заполняют назначенные приказом сотрудники. Журнал ответственный работник хранит в недоступном месте, например, в сейфе, ключи от него держит у себя и передает другим сотрудникам только по официальному письменному требованию за подписью руководителя предприятия.

Где хранится печать организации

Настоящий беспорядок начинается в организации, если место хранения штампов не установлено, она то лежит в бухгалтерии, то на ресепшн, то у юристов. По общему правилу печати хранят в канцелярии, это удобно и для основной печати, и для дополнительных печатей подразделений. Если штампы забирают из канцелярии, ставят об этом отметку в журнале учета. Это важно не только для того, чтобы быстро найти печать, если ее нет у секретаря. Штамп – материальная ценность, за сохранность которой кто-то должен отвечать. Ответственность устанавливается приказом. Если печать забрал другой сотрудник, ответственность переходит на него. При этом не обязательно каждый раз оформлять приказ руководителя. Достаточно сделать полную запись в журнале учета, чтобы ответственность за сохранность печати перешла к сотруднику, который забрал печать.

Кто может хранить печать организации

В компании может быть назначен любой сотрудник, который будет держать у себя печати. Должность, отдел и место хранения зависит от сложившегося порядка документооборота в компании, ее структуры. Обычно это секретарь, руководитель юридического, договорного отдела или главбух. Важно, чтобы право держать у себя штампы, было закреплено за сотрудником документально. При этом печать должна быть недоступна другим работникам компании. Для этого ставят сейф, а ключ от него передают в ведение ответственного сотрудника. Также для хранения штампов можно использовать запирающийся шкафчик или ящик рабочего стола, если снизить защищенность хранения позволяет текущая ситуация в вашей компании. Конечно, в сейфе ценности лучше защищены от хищения.

Порядок хранения и выноса печатей

Порядок утверждается приказом по компании за подписью руководителя. В разработке участвует отдел делопроизводства, юристы и другие заинтересованные подразделения. Все печати предприятия на хранение поступают в канцелярию. Ответственные за печати сотрудники канцелярии ведут учетную документацию, которая отражает движение печатей за пределами офиса и внутри него. В каждом подразделении руководитель должен назначить работника, который будет отвечать за печати, которые передаются в отделы или разработаны специально для них. За каждую печать сотрудник несет персональную ответственность.

Чтобы передать печать из одного подразделения в другое, оформляют акт. Если сотрудника, который отвечает за штамп, переводят или увольняют, материальные ценности передают другому работнику, о чем в журнале делают запись. Обычно выносить штампы за пределы организации запрещено. Исключением могут стать поездки секретаря к руководителю, который не может присутствовать в офисе, а затем сразу с подписанными и заверенными бумагами – к получателю или заказчику документов. Для выноса печати из мест ее постоянного хранения могут быть и другие причины.

Если штамп пропал, работники должны сообщить об этом руководителю. Для определения причин и вины ответственных лиц проводят расследование, по его результатам делают выводы. Если вина установлена, сотрудники, ответственные за хранение печати, получают дисциплинарные взыскания.

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль