Сроки исполнения документов

331
Важнейшим параметром жизненного цикла документа является срок его исполнения. Как его отслеживать и как работать со сроками исполнения, расскажет наш материал.

Сроки исполнения документов

Любые бумаги, как поступающие, так и исходящие из компании, имеют сроки исполнения. В случае с входящими документами со сроками исполнения секретарь должен поставить документ на контроль. Последующий контроль исполнения документов должна взять на себя канцелярия или отдел делопроизводства. Как определяются сроки исполнения? Есть три способа.

Сроки исполнения не устанавливаются в случайном порядке. Период закреплен локальными нормативными актами организации. Если вы не знаете, какую дату применить, изучите инструкцию по делопроизводству, которая принята в вашей организации.

Основные способы установления срока выполнения – приказ руководителя организации, отсылка в самой деловой бумаге, общие правила.

Таким образом, в делопроизводстве различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. В первом случае применяются общие правила, которые в нормативных документах госорганы устанавливают даты для отдельных видов документов. Во втором срок устанавливается исходя из текущих потребностей участников делового оборота.

Отличия типового и индивидуального срока исполнения документов

Типовой срок

Индивидуальный срок

Документы

Срочные поручения правительства и президента (3 дня с даты подписания), оперативные поручения (10 дней), обычные поручения (месяц), обращения граждан (30 дней).

Документы организации, дата исполнения которых указан в резолюции руководителя или инструкции по делопроизводству.

Документы, в отношении которых нет нормативного требования, а также указания в инструкции по делопроизводству. Сроки при этом указываются в отдельном приказе или в самом тексте документа.

Пометки «Срочно» или «Незамедлительно» – 3 дня. Пометка «Оперативно» – 10 дней. Определение срока «В течение … дней», то день принятия резолюции – это первый день срока. В сроке указана конкретная дата, то крайний срок исполнения – до конца рабочего дня указанной даты. «По …» – последний день – указанная дата. «До …» – последний день – дата, которая предшествует указанной. «Не позднее …» – последний день исполнения поручения – указанная в резолюции дата.

Порядок изменения

Принятие нового нормативного документа или ЛНА.

Решение руководителя или ответственного лица.

Список документов с одинаковым сроком исполнения

Чтобы секретарю решить, какие документы будут иметь тот или иной срок исполнения, нужно проанализировать специфику компании, ее документооборота. Решение принимается совместно отделом производства, юридическим, финансовым отделом, с привлечением руководителей подразделений и руководителя организации.

Срок исполнения документов по умолчанию

Срок исполнения по умолчанию применяется к обращениям граждан в госорганы и составляет 30 дней. Он может применяться и к другим видам документов. Установлен он Федеральным законом о порядке рассмотрения обращений граждан.

Срок начинает течь с момента поступления в организацию или с даты подписания документа руководителем. Считается срок в календарных днях. Довести до сведения исполнителей полученную бумагу нужно в тот же или на следующий день. При этом делопроизводителю нужно учитывать срочность документа. Например, пришедший в пятницу срочный документ лучше передать исполнителю как можно быстрее, ведь на работу с ним отводится всего три дня. Когда истечение периода приходится на выходной, срок нужно сократить до последнего рабочего дня.

Что на практике означает срок исполнения документов делопроизводства

Указания в деловой бумаге: отправление запросов, выставление счетов, их оплата и другие действия, которые предписывает совершить автор, обязательны для исполнения в течение указанных сроков. Если требования нарушены, исполнители составляют объяснительную записку на имя руководителя. Он в свою очередь разбирается с причинами невыполнения требований документа в срок. Если есть виновны лица, он применяет в их отношении решение о дисциплинарном взыскании.

Контроль исполнения документов в срок

Обычно контролирует эту задачу секретарь. Он своевременно получает, оформляет входящие номера, ставит отметки на документах, информирует руководителей и исполнителей о получении документа и сроках его исполнения. Через него может проходить сопутствующая документация, например, запрошенная в документе. Секретарь компании напоминает ответственным сотрудникам об истечении срока и необходимости исполнить требования приказа или запроса.

Особую важность представляют документы, поступившие в организацию из надзорных органов. Неисполнение требований этих документов в срок грозит не только дисциплинарным взысканием, но и штрафами, и даже приостановлением деятельности в соответствии с законом.

Важно выполнять все требования документооборота при работе с документами. Отметки о движении документа, которые оставляет секретарь в журнале входящей корреспонденции, служат доказательством его добросовестной работы и снимают подозрения в халатности, которая привела к нарушению сроков.

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль