Регистрация писем в организации

387
Все входящие и исходящие письма секретарь регистрирует с присвоением уникального номера, заносит в базу. Как правильно регистрировать письма, расскажем в материале.

Регистрация письма – это сохранение данных о нем в учетной программе или базе данных, которые подтверждают факт создания и путь до организации или из нее. База данных организации с учетными данными по всем письмам и другим документам используется для контроля и исполнения. Регистрируют письма, которые требуют ответа или с отметкой «к исполнению».

Список писем, которые регистрирует секретарь

Регистрация писем в организацииДелопроизводитель разрабатывает и затем регулярно пересматривает (актуализирует) перечень входящих и исходящих документов, в том числе писем, которые подлежат регистрации. Список утверждает руководитель. Чаще всего регистрируются все письма, за исключением:

  • рекламных,
  • информационных (к сведению),
  • поздравительные,
  • пригласительные,
  • книгопечатная продукция и журналы,
  • личные

и другие.

Способы регистрации входящих и исходящих писем в организации

Различают три вида регистрации писем:

  • журнальную (с помощью журнала учета),
  • карточную (с помощью картотеки),
  • автоматизированную (с помощью специального программного обеспечения).

Третья наиболее удобна и распространена сейчас.

Итак, регистрируются письма централизованно, например, в канцелярии или на ресепшн. Чаще всего это делает секретарь или другой назначенный работник отдела делопроизводства.

Для регистрации письма не имеет значения способ, которым оно было доставлено.

  • когда оно получено организацией или передается курьеру (на почту) из организации,
  • регистрационный номер или индекс, присвоенный письму вами,
  • отправитель письма,
  • дата написания письма,
  • регистрационный номер или индекс отправителя (для входящих писем),
  • заголовок письма,
  • резолюция (после вынесения),
  • срок исполнения (если есть),
  • исполнитель,
  • ход исполнения,
  • номер дела, куда будет отправлено письмо после исполнения.

Как видно из содержания регистрационной карточки, заполнить все поля сразу невозможно. Они заполняются постепенно по мере исполнения письма. Автоматизированная регистрация удобна тем, что делопроизводитель может предусмотреть и другие поля, если это необходимо:

  • тип документа,
  • адрес автора,
  • количество листов

и другие.

Требования к регистрации писем в организации

Провести регистрацию секретарь должен в тот же день, что получил корреспонденцию. Нельзя заполнять регистрационную карточку неактуальными данными, а только по факту, например, если письмо получено 1 января 2017 года, в карточке должна быть заведена та же дата.

Два разных письма не могут иметь одинаковый регистрационный индекс, это числовое или буквенно-числовое значение уникально и не повторяется из года в год. Это проще всего достигается за счет кодирования в индексе текущей даты. Например, третьему входящему письму 1 января 2017 года может быть присвоен такой индекс: «01-01-2017/003/вх».

Проблемы при неправильной регистрации входящих писем

Если при получении или отправке деловой корреспонденции нарушены требования к регистрации писем в организации, могут возникнуть следующие проблемы:

  • потеря важной информации от партнеров, клиентов, работников, государственных органов;
  • отсутствие доказательной базы по поводу входящей или исходящей информации;
  • претензии надзорных органов по неисполнению требований и предупреждений, переданных в форме делового письма;
  • претензии работников, в том числе судебные, по поводу невыдачи трудовой книжки, квалификации причин отсутствия и так далее;
  • отсутствие возможности провести внутреннее расследование добросовестности выполнения обязанностей и по другим причинам.

Самые неприятные последствия по причине не зарегистрированных писем ожидают организацию, если будет судебное разбирательство с надзорными органами или работниками. В этом случае доказать, например, что сроки не нарушены или, напротив, прошли, что работодатель надлежащим образом уведомил работника об изменениях или о необходимости забрать трудовую книжку, организация не сможет, так как не будет иметь документальных подтверждений действий. Также если обнаружится, что есть расхождения между указанным в исходящем документе индексе с данными в базе организации, могут найтись основания для подозрений в фальсификации документов.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль