Определяем, что составлять – инструкцию или регламент?

174
Довольно часто секретарь сталкивается с инструкциями и регламентами. Как оформить их самостоятельно, из чего они состоят и в чем принципиальное различие между этими двумя похожими документами, разберемся вместе.

В делопроизводстве компании необходимы и инструкции, и регламенты, особенно если компания большая, в ней много сотрудников, а ее бизнес-процессы сложны и разноплановы.

Определения инструкции и регламента

Определяем, что составлять – инструкцию или регламент?Инструкция – это пошаговый или структурированный документ, в котором описан процесс работы, требования к ней, последовательность действий одного или нескольких субъектов (например, работников) для достижения какой-либо цели или выполнения без нарушений и вреда какого-либо процесса.

Регламент – это документ, определяющий порядок взаимодействия нескольких лиц, групп, подразделений в рамках деятельности (одного бизнес-процесса или производственного процесса). Как видно из определений, понятий, действительно близкие. Но в чем же специфика?

Инструкция – младший брат регламента. Так, регламент может включать, по сути, несколько инструкций или ссылаться на них при описании процесса более высокого уровня. Обычно в регламенте определены роли многих лиц, их функции, права, обязанности, сроки выполнения каждого вида работ, требования к качеству выполнения работ, процесс согласования изменений, разрешения конфликтов и так далее. Инструкция же более конкретна, она составляется на один участок, вид работ, оборудование, средство, роль или функцию и дает максимально подробное описание механических или оперативных действий для наилучшего результата.

Как определить, что нужно составлять – инструкцию или регламент

Решение, какой документ требуется разработать, принимается на основе вышесказанного. Рассмотрим наглядную таблицу.

Критерий выбора

Инструкция

Регламент

Цель

Определить последовательность действий при выполнении конкретной операции.

Скоординировать множество участников одного бизнес-процесса, формализовать его.

Количество участников

Один или несколько.

Много, в том числе группы, общности, подразделения.

Свойства процесса

Простой, выполняемый на одном участке одним или несколькими лицами рабочий процесс.

Сложный, требующий участия многих субъектов процесс, который могут составлять более мелкие последовательные и параллельные процессы.

Сфера применения

Порядок действий с определенным механизмом, средством, продуктом, оборудованием.

Бизнес-процесс компании, производственный процесс, насыщенный интеллектуально.

Роли и функции

Обычно роль или функция одна, заключается использовании определенных объектов для получения линейного результата.

Множество ролей, функций, взаимодействий, распределенная система ответственности между участниками.

Объем

Небольшой, до 10 страниц или до одного тома.

От небольшого до нескольких томов.

Разработчики

Один или несколько узких специалистов, технический писатель.

Группа разработчиков, привлекаемые эксперты, аналитики, аудиторы, оптимизаторы и другие специалисты.

Форма

Пошаговый алгоритм, последовательность действий, структурированный по основным и самым важным блокам порядок работы с чем-либо.

Структурированный, системный документ с описанием всех составных частей процесса от ролей и функций до порядка согласования изменений.

Согласование

Обычно не требует согласования с руководителем организации, используется локально.

Требует согласования не только руководителя организации, но и руководителей структурных подразделений.

Ознакомление

Знакомят с документом с вменением в обязанности исполнять требования инструкции лицам, которые непосредственно участвуют в процессе или связаны с объектом.

Требование ознакомиться и выполнять под роспись может распространяться на всех сотрудников компании.

Ссылки на другие документы

Обычно ссылается только на нормативные документы, которые регламентируют ту или иную деятельность, технику.

Может ссылаться на неограниченное количество типов документов, в том числе на инструкции по отдельным блокам работ.

Необходимость перевода, стандартизации

Не требует обычно ни перевода, ни оформления в соответствии с международными требованиями, стандартами.

Может потребовать оформление на двух языках и в соответствии с международными требованиями к документам.

Как секретарю организовать разработку инструкции и регламента

Если перед секретарем стоит задача по разработке инструкции или регламента, необходимо понимать различия между ними в части того, что разработчик, с кем нужно согласовать документы и кого ознакомить. Для регламента потребуется созыв рабочей группы, координация отделов, масса согласований.

Сложившиеся названия инструкций и регламентов в перечне документов организации

Рассмотрим основные инструкции и регламенты, а также способ их классификации, с которыми вы можете столкнуться в работе.

Название документа

Инструкция

Регламент

Инструкция (регламент) по делопроизводству

+

+

Инструкция по оформлению регистрационной карточки

+

-

Инструкция по эксплуатации оргтехники

+

-

Инструкция (регламент) по охране труда

+

+

Регламент по управлению изменениями

-

+

Регламент проведения закупок

-

+

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль