Организация командировки руководителя

1303
Секретарь руководителя, в отличие от обычного секретаря, выполняет ряд различных обязательств, связанных с планированием и организацией рабочего времени руководителя. Зачастую многим секретарям поручается планирование и подготовка командировки начальника. В данной статье мы рассмотрим, как правильно организовать командировку и каким нюансам следует уделить пристальное внимание.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что включает в себя подготовка командировки;
  • о чем нужно позаботиться в первую очередь;
  • организация поездки за границу.

Очень часто секретарям руководителей приходится сталкиваться с необходимостью планирования и организации командировки руководителя. Особенно сложным данное поучение кажется, если вы лично никогда не были в городе назначения или требуется выполнить всю подготовку в короткие сроки. Данная статья поможет вам быстро разобраться в вопросах подготовки командировок руководителя.

Что включает в себя подготовка командировки

Если ваш руководитель дал вам указание провести организацию его командировки, то не стоит паниковать. Первым делом следует подробно расспросить его о целях и подробностях поездки. Прежде чем начать организацию, вам следует знать, как долго ваше начальство планирует пробыть в месте назначения, какой вид транспорта предпочитает, какое событие планирует посетить и в какой части города оно состоится. Зная предпочтения и пожелания вашего руководителя, вам останется только найти подходящие условия, но об этом по порядку.

О чем нужно позаботиться в первую очередь

Транспорт. Для начала уточните, каким видом транспорта ваш руководитель предпочитает путешествовать. Так как по умолчанию мы рассматриваем поездки на территории РФ, то есть два варианта: самолет и ж/д транспорт. Если вы уже знаете о предпочтениях руководства, то необходимо проверить наличие свободных мест на нужные даты и Организация командировки руководителясогласовать время отбытия с начальником. После этого необходимо забронировать билеты (туда-обратно). В случае, если вы не знаете, как предпочитает путешествовать ваш директор, рекомендуем составить список свободных дат и времени отбытия для обоих видов транспорта.

Проживание. При выборе гостиницы стоит руководствоваться местом проведения события (в случае, если руководитель отправляется на встречу, семинар, выставку, презентацию и т.д.). Большая часть презентабельных мероприятий проводится в центре города либо по близости, поэтому и гостиница должна располагаться недалеко. Однако следует предварительно уточнить, вполне возможно, что шумный центр города не подойдет в качестве места проживания. В таком случае рекомендуем искать гостиницу в близлежащем спальном районе.

При выборе жилья рекомендуем обратить внимание на специальные сайты, которые имеют рейтинги. В таком случае вероятность ошибиться с выбором будет значительно меньше. Также при бронировании следует позаботиться об организации трансфера для вашего руководителя.

Организация поездки за границу

При организации командировок в зарубежные страны самым сложным и муторным процессом может оказаться оформление визы. Давайте разберемся, как не допустить ошибок на этом этапе.

Для оформления визы необходимо собрать пакет документов, которые запрашивает посольство. Чтобы сэкономить время, рекомендуем сперва посетить сайт посольства и ознакомиться с требованиями и условиями выдачи виз. После этого необходимо позвонить в посольство – иногда посольства не успевают размещать на сайте измененные требования.

Во время звонка уточните, кто, где и на каких условиях может подать документы (например, может понадобиться доверенность) на визу, в какой валюте и где оплачивают визовый сбор (иногда посольства принимают оплату через банки – в этом случае не забудьте взять с собой подтверждение платежа) и на какое число ведется запись в данный момент. На сайте посольства можно скачать форму анкеты, которую нужно заполнить, внимательно ознакомившись с инструкцией по ее оформлению.

Визы бывают двух видов: деловые и туристические.

Для получения туристической визы достаточно запросить визовую поддержку у отеля, в котором ваш руководитель планирует остановиться. Часто она выдается исключительно на те даты, на которые забронирован номер в отеле.

Для получения деловой визы требуется приглашение от деловых партнеров. Процедура получения деловой визы обычно сложнее, чем туристической: посольство запрашивает подтверждение деловых контактов (договоры, счета, выписку из реестров и пр.), поэтому для однократного выезда часто оформляют туристическую визу через отель. Но если ваш руководитель планирует посещать страну часто, лучше оформить деловую визу, особенно если учесть, что людям, въехавшим в страну по туристической визе, запрещено заниматься на ее территории коммерческой деятельностью.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Направление женщин в служебные командировки
  2. Готовим руководителя к командировке
  3. Google поможет выбрать авиабилет для командировки шефа по оптимальной цене
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль