Как эффективно провести совещание: советы для секретаря

467
Помощь в проведении совещаний — прямая обязанность секретаря. Ведение протокола, стенография, подготовка и демонстрация материалов — все эти навыки помогут профессиональному помощнику руководителя эффективно провести деловое совещание.

Основные принципы организации проведения совещаний

Проведение деловых совещаний можно отнести к повседневной деятельности компании. Подобные коллегиальные обсуждения приоритетных вопросов необходимы как для принятия оперативных решений, так и для выработки долгосрочных стратегий.

Организация проведения совещаний требует точного понимания целей и задач данной встречи. В зависимости от них собрание может быть:

Инструктивным (основная цель — донести до участников определенные сведения, поставить или уточнить промежуточные задачи);

Оперативным (обсуждается текущее состояние дел, решаются срочные задачи);

Проблемным (проводится для поиска оптимального решения задач с длительным сроком реализации);

Как эффективно провести совещание: советы для секретаряДеловые собрания могут отличаться по назначению, частоте проведения, принадлежности количеству и составу участников. В некоторых компаниях существуют регламенты проведения совещаний, способствующие повышению их эффективности и значительно облегчающие их подготовку. Если секретарю необходимо организовать проведение встречи в соответствии с действующим регламентом или предложить новый, внимание нужно сосредоточить на следующих элементах:

  • Продолжительность (выступление докладчика, совместная дискуссия, перерывы);

  • Базовые процедуры (выступление, обсуждение, голосование, принятие решения, информирование участников);

  • Участие должностных лиц: председателя, секретаря, счетной комиссии и т.д.

При организации проведения совещания секретарю нужно руководствоваться следующими принципами:

Деловая встреча необходима только для обсуждения вопросов, неразрешимых в рабочем порядке;

Подготовка информации производится специалистами заблаговременно;

Эффективность встречи, как правило, обратно пропорциональна числу участников;

Если подготовка мероприятия поручена нескольким сотрудникам, нужно назначить ответственного;

Цель дискуссии — получить от выступающих конкретные предложения;

Принятие решения включает указание исполнителей, определения сроков выполнения и конкретизацию работ;

Подготовка проведения совещания

Справка

Задачи секретаря

Для того чтобы эффективно провести деловое совещание руководителю понадобится помощь секретаря. При этом на помощника руководителя ложится ответственность по проведению большей части организационно-технических мероприятий. Чтобы сделать встречу максимально продуктивной, необходимо решить следующие задачи:

  1. Определить цели проведения совещания и принять решение о его необходимости;

  2. Задать тематику, сформировать повестку дня и определить круг рассматриваемых вопросов;

  3. Установить формат протокола и повестки дня на основе единых планово-отчетных документов;

  4. Разработать регламент или памятку по проведению совещания;

  5. Определить состав участников;

  6. Оповестить сотрудников о предстоящем мероприятии, времени, месте его проведения, планируемой продолжительности, повестке дня;

  7. Подготовить и оформить доклады, разработать проект решения обсуждаемой проблемы;

  8. Заблаговременно направить приглашенным предложения по проекту решения;

  9. Подготовить помещение, демонстрационные материалы, необходимое оборудование;

Участники совещания

Ошибка многих руководителей при подготовке к служебным встречам — стремление провести совещание максимальным составом. Главным критерием при определении состава приглашенных является их компетентность в вопросах, вынесенных на повестку дня. Оптимально если их количество будет совпадать с числом наиболее активно участвующих в обсуждении вопроса.

В зависимости от состава и количества участников совещание можно отнести к тому или иному виду:

Количество участников

Состав

С узким составом (менее 5 человек)

Постоянный

Расширенное (от 5 до 20 сотрудников)

Непостоянные

Представительское (более 20 приглашенных)

Смешанный

Регламентированный нормативным актом

При выборе кандидатур из числа сотрудников следует руководствоваться следующими принципами:

Целесообразно пригласить работников, обладающих максимально полной и актуальной информацией по вопросам, представленным в повестке дня;

Обязательно участие сотрудников, принимающих ключевые решения по обсуждаемым вопросам;

Участники должны быть ознакомлены с тематикой встречи по роду своей деятельности;

Среди приглашенных должны быть сотрудники, способные организовать выполнение принятого в ходе дискуссии решения;

Оформлением списка участников и отправкой приглашений, как правило, занимается секретарь руководителя. Список может быть оформлен как отдельный документ или же включен в повестку дня. Чтобы провести совещание в крупном учреждении целесообразно подготовить справку по существу встречи с указанием цели и причины ее проведения. Проект решения обсуждаемой проблемы, а также перечень планируемых докладов с указанием фамилий и должностей докладчиков должны быть приложены к справке.

Справка

В случае, когда планируется расширенная или представительская встреча, необходимо разослать всем участникам индивидуальные приглашения. Этот документ представляет собой деловое письмо общепринятого содержания. Оно содержит:

  1. Обращение;
  2. Сведения о дате, месте и времени проведения совещания;
  3. Повестку дня и краткие комментарии по тематике встречи;
  4. Предложение принять участие в собрании;
  5. Просьбу о подтверждении участия;

Приглашение подписывается ответственными за подготовку мероприятия должностными лицами.

Секретарь руководителя должен не только оформить и разослать приглашения, но и подготовить к отправке информационные материалы, проекты докладов и прочую сопроводительную документацию, подготовленную специалистами по каждому вопросу. Эти документы необходимо направить каждому участнику не позднее 1-2 дней до встречи.

За несколько дней до мероприятия следует уточнить у каждого предполагаемого участника, сможет ли он присутствовать на совещании и какие технические средства ему могут понадобиться.

Читайте также:

План проведения совещания

Деловое совещание должно быть не просто собранием компетентных участников, но и неотъемлемой частью производственного процесса. Его основная цель — проанализировать текущее состояние проекта и выработать стратегию его дальнейшего развития. Для того чтобы эффективно провести совещание необходимо заранее определить его цели и сформулировать конечный результат. Целесообразно заранее составить план собеседования. Это поможет рационально распределить отведенное время и избежать импровизации. План может включать следующие этапы мероприятия:

Вступление

Введение присутствующих в курс дела;

Формулировка проблемы;

Определение исходной позиции;

Постановка приоритетных вопросов;

Дискуссия о путях решения проблемы

Сбор актуальной информации;

Изучение проблематики;

Выработка новой формулировки вопроса;

Поиск альтернативных способов решения проблемы;

Предложения по существу вопроса;

Подведение предварительных итогов;

Определение основных направления работы;

Обсуждение возможных рисков и последствий предложенных вариантов решения;

Принятие решения

Анализ второго этапа;

Договоренности между участниками;

Решения по существу;

Помимо составления плана и определения порядка обсуждения повестки дня необходимо рационально распределить отведенное время. Нужно внести в план примерные временные ограничения для дискуссий по каждому вопросу. Это поможет не увлечься одной проблемой в ущерб другой.

Справка

Итоги совещания

По итогам мероприятия составляется план дальнейших действий и обмена информацией. Он должен состоять из трех основных положений:

  1. Какие решения приняты по итогам совещания и какие задачи планируется выполнить?
  2. Кто несет ответственность за выполнения заданий?
  3. В какие сроки необходимо завершить запланированные задачи?

План действий и обмена информацией оформляется в форме официального уведомления, которое впоследствии должно быть направлено всем участникам. Оно должно содержать:

  • сведения о главной проблеме;
  • перечень ключевых вопросов повестки дня;
  • описание методов анализа проблемы;
  • предложенные альтернативы;
  • критерии принятия решений;
  • описание принятых решений;
  • план дальнейших действий;
  • ожидаемые результаты;

Подобный план должен быть понятен даже тем сотрудникам, которые не присутствовали на встрече. Их необходимо проинформировать о результатах, чтобы они получили полное представление об итогах собрания. Уведомление завершают выражением благодарности за участие и назначением даты следующего совещания.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль