Оформляем письмо-отказ правильно

415
Чем крупнее организация, тем чаще в нее поступают приглашения на участие в различных мероприятиях. Во многих случаях ответы на данные приглашения поручается составить именно секретарю. В данной статье мы рассмотрим, как правильно оформить вежливое письмо-отказ от участия в мероприятиях.

Из данной статьи вы узнаете:

  • отказ от участия в мероприятии;
  • отказ от внесения изменений.

Составление и правильное оформление писем с отказом является обязательной частью работы каждого секретаря. Помимо отказов в принятии участия в различных мероприятиях, в данной статье мы рассмотрим оформление писем с отказом при внесении каких-либо изменений в документы. Данный вопрос очень актуален, когда речь заходит о заключении договоров с партнерами компании.

Отказ от участия в мероприятии

Если в вашу организацию пришло приглашение на какое-либо мероприятие, то вы обязаны дать ответ о своем намерении по поводу участия. Зачастую составление ответов поручается именно секретарю. Не стоит паниковать, если вам приходится впервые составлять письменный отказ, с помощью данной статьи вы сможете быстро и Составляем письмо-отказкорректно составить письмо-отказ.

Почему так важно отправлять письмо-отказ? Дело в том, что многие официальные мероприятия планируются и организовываются с учетом количества участников. Исходя их этого выбирают помещение, определяют количество посадочных мест, организовывают напитки и закуски и т.д. Более того, если речь идет о заседании или мероприятии, на которых представители вашей компании входят в число спикеров, то продолжительность и программа мероприятия также рассчитывается с учетом вашего присутствия. Поэтому в случае невозможности принять участие в каком-либо событии, нужно как можно быстрее отправить ответное письмо с уведомлением об отказе. Запомните, чем быстрее ваша организация даст ответ, тем больше времени у организаторов будет для того, чтобы изменить программу. Это не только скажет о вашей вежливости, но и создаст впечатление о наличии у вас деловой этики и профессионализма.

Отказ от внесения изменений

Также одним из спорных моментов, в которых может потребоваться оформление письма-отказа, является согласование договора. В случае, когда между партнерскими фирмами составляется договор сотрудничества, каждая из сторон старается внести ряд своих изменений, не всегда выгодных второй стороне. В таком случае очень важно уметь правильно составить аргументированный отказ, который даст понять партнеру, что данные изменения не считаются приемлемыми в конкретном случае. Более того, подобное письмо может содержать альтернативу предложенным изменениям, которая бы подходила обеим сторонам.

Переписка по согласованию текста договора – это всегда поиск компромисса по определенным вопросам. Достижение взаимопонимания между партнерами во многом зависит от четкого изложения их позиций, которое осуществляется на фоне уважительного отношения друг к другу.

В ходе деловой переписки по согласованию текста договора при решении спорных вопросов партнеры, отстаивая свою позицию, нередко должны выразить отказ от принятия каких-либо замечаний, предложений, пожеланий второй стороны. Но отказ в письмах данного типа является не самоцелью, а очередным шагом в процессе поиска согласованного решения по спорному вопросу.

Позиция по отстаиванию собственных интересов может быть достаточно жесткой, но стремление к поиску взаимоприемлемого решения и нормы делового этикета позволяют вербализовать отказ в таком стилистическом ключе, который обеспечит спокойное деловое обсуждение спорных вопросов.

Структура письма-отказа

Письма рассматриваемого типа обычно содержат следующие логико-смысловые блоки:

  • информирование о получении письма и (или) выражение благодарности за полученное письмо;
  • выражение благодарности за качественную (оперативную, тщательную) работу над текстом договора, за высказанные замечания и предложения;
  • принятие/непринятие отдельных замечаний и предложений;
  • аргументация непринятия отдельных замечаний и предложений;
  • формулирование собственного предложения по спорному вопросу;
  • изложение фактов, описание факторов, способствующих пониманию/принятию партнером позиции автора письма;
  • описание возможных последующих действий партнеров или/и автора письма в целях достижения консенсуса по спорному вопросу;
  • описание последующих действий автора письма в случае невозможности достижения компромисса;
  • выражение заинтересованности в сотрудничестве;
  • выражение надежды на достижение взаимопонимания, на успешное завершение подготовки текста договора и его подписание.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Письма – просьбы и запросы
  2. Классификация деловых писем
  3. Письма информационного характера


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль