Хранение электронного архива

153
Многие компании, шагающие в ногу со временем, уже давно оценили удобства и преимущества использования электронных документов. Однако для многих все еще остаются актуальными вопросы, касающиеся хранения деловой документации на электронных носителях. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно организовать хранение электронного архива.

Из данной статьи вы узнаете:

  • организация архивного хранения электронных документов;
  • устройство электронного архива;
  • выбор электронных носителей.

Как это ни странно, организация хранения электронных документов не многим отличается от хранения документации на привычных бумажных носителях. И все-таки при создании электронного архива может возникнуть большое количество вопросов, на которые мы постарались ответить в данном материале.

Организация архивного хранения электронных документов

Каждый секретарь знает, что организация должна ежегодно передавать документы по исполненным делам на Хранение электронного архиваархивное хранение, на котором они должны оставаться до истечения их срока хранения. Это правило касается не только документов, оформленных на бумаге, но и деловой документации, хранящейся в электронном виде. При этом существует уточнение, которое гласит, что именно оригиналы электронных документов должны быть помещены в архив, а не их бумажные копии. В связи с этим возникает вопрос: как это сделать?

Смеем заверить, что если в вашей организации существует собственное архивное помещение для бумажной документации, то оно также подойдет для хранения электронных деловых бумаг. Дело в том, что электронные документы (носители, на которых они хранятся) не занимают много места, а условия для хранения электронного архива практически такие же, как и для бумажного. Поэтому не стоит беспокоиться об оборудовании дополнительного архивного помещения: для хранения электронного архива вполне хватит нескольких полок.

Устройство электронного архива

Несмотря на то, что основные требования к организации архивного хранения электронных документов схожи с требованиями, касающимися бумажного архива, существует ряд отличительных нюансов.

Одним из главных требований является отдаленность архива от больших источников напряжения и магнитного поля. Помните, что речь идет об электронных носителях, для которых наличие подобного рода источников может стать губительным и значительно сократить их срок службы.

Также следует отметить организацию защиты электронных носителей. Если речь идет о хранении электронных документов на дисках, то любая царапина может стать причиной потери данных. Поэтому важно позаботиться о хранении дисков в специальных кейсах.

Электронные носители

В настоящее время отечественная наука и практика стоят перед выбором стратегии хранения архивных электронных документов, которая бы на последующие годы определила направления развития архивов электронных документов и вместе с тем была бы достаточно гибкой, чтобы в случае изменения видов носителей и технологий обеспечения сохранности документной информации не пришлось бы проводить дорогостоящих мероприятий по модернизации архивного хранения электронных документов. В рамках решения этой задачи ВНИИ документоведения и архивного дела в 2012 г. подготовил проекты двух методических документов:

Рекомендации по организации хранения, комплектования, учета электронных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах.

При подготовке Рекомендаций был проведен анализ современной нормативной и методической базы в области документационного обеспечения управления и архивного дела, направленный на выявление норм и правил организации работы с электронными документами, включая требования по организации их хранения в архивах органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, в государственных и муниципальных архивах. Был изучен зарубежный опыт создания архивов электронных документов и организации хранения, комплектования, учета и использования архивных электронных документов в архивах.
Рекомендуем материалы по теме:

  1. Хранение электронной почты
  2. Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности работы с электронными документами»
  3. Как секретарю создать электронный архив документов


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль