Оформление приглашений на мероприятие

202
Немаловажной составляющей работы каждого секретаря является подготовка и организация различных мероприятий. И если ваши организаторские способности позволяют спланировать мероприятие за считанные часы, то это не значит, что при составлении приглашений у вас не возникнут проблемы. Именно поэтому сегодняшняя статья посвящена вопросам составления приглашений.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как составить приглашение на мероприятие;
  • оформление приглашения на совещание.

Любой секретарь должен уметь быстро и корректно составлять текст приглашения на мероприятие. При этом совершенно неважно, о каком конкретно мероприятии идет речь, будь то совещание или корпоративный праздник. В данной статье мы рассмотрим, каким должно быть содержание приглашения, какую информацию необходимо упомянуть и когда следует делать рассылку.

Составление приглашения на мероприятие

Многие секретари, несмотря на большой опыт работы, часто испытывают затруднения при необходимости составить текст пригласительного письма. Большая часть трудностей зависит от формата мероприятия и, соответственно, самого приглашения. В данном случае необходимо уметь отличать мероприятия, носящие официальный характер, и неофициальные события, на которые приглашаются сотрудники, партнеры и т.д. Также следует учитывать, какой аудитории вы планируете отправку приглашений: партнерам, коллегам или клиентам. Зачастую, приглашения на одно Письмо приглашениеи то же мероприятия имеют различный текст, в зависимости от того, кому оно адресуется. Давайте рассмотрим это на примере.

Представьте, что ваша компания выступает в роли организатора выставки услуг. В данном случае приглашение для партнеров (участников выставки) должно рассказать им о преимуществах участия в данном мероприятии, большом количестве возможных клиентов (покупателей) и о возможном росте популярности и узнаваемости. Приглашение для посетителей выставки должно содержать информацию о том, что у них есть возможность увидеть большое разнообразие компаний в одном месте, оценить их услуги, качество и стоимость. Кроме того, на мероприятия подобного масштаба также следует отправить приглашения в местные СМИ, упомянув при этом о значимости данного события и его социальной составляющей.

Отметим, что заблаговременная рассылка приглашений в СМИ позволяет сделать любое мероприятие более популярным и привлечь новых клиентов и даже спонсоров.

Письмо-приглашение на совещание

Если с приглашениями на неофициальные мероприятия дела обстоят значительно проще, то приглашение на совещание должно быть оформлено в строгом соответствии с правилами. Перед тем, как задуматься об отправке приглашения, следует учитывать, что переговоры бывают двух видов: оперативные и плановые. При подготовке оперативного совещания (которое проводится по определенному графику), секретарь должен заняться приглашением участников, оповещением руководителя о неявившихся и выяснением причин отсутствия. Во время проведения оперативного совещания секретарь должен находиться в приемной и осуществлять прием звонков и посетителей.

Если речь идет об организации планового совещания, то подготовка к нему должна начинаться за 1,5-2 недели. Подготовку совещания необходимо начать с:

  • назначения даты, времени и места проведения совещания;
  • составления повестки дня, списка участников и докладчиков;
  • выполнения работ, которые могут потребоваться перед началом совещания;
  • составления текста приглашения.

Как понятно из плана, составление приглашения на совещание выполняется в последнюю очередь и включает всю вышеназванные пункты.
От уровня организации совещания во многом зависит успех достижения целей, а также деловая репутация организации. Правильная организация мероприятия подразумевает создание протокольной группы (2-3 сотрудника), которые будут дословно фиксировать весь процесс. Отличным вариантом станет посадка группы не за общим столом, а за отдельным столиком в углу помещения. Совещание следует проводить в специальных помещениях, которые оборудованы овальным или круглым столом и сидячими местами для 10 человек. Как правило, такого количества мест хватает для организации большинства деловых переговоров, однако, в крупных компаниях целесообразно иметь несколько переговорных помещений с разными площадями. Проведение переговоров в кабинете руководителя в настоящее время не принято и считается дурным тоном.
Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как подавать чай и кофе деловым партнерам и сотрудникам в кабинете руководителя?
  2. Планируем рабочий день руководителя с Google Календарем
  3. Заседания коллегиальных органов: составляем протоколы

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль