Обеспечение контроля исполнения документов

191
Работа каждого руководителя заключается в постоянном поручении новых задач персоналу, которые оформляются в виде приказов, распоряжений или итогов совещаний. При этом в обязанности секретаря входит обеспечение контроля исполнения документов по соответствующим распоряжением начальства. В данной статье мы рассмотрим, как правильно организовать контроль за исполнением документов.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что включает в себя контроль исполнения документов;
  • кто из сотрудников должен осуществлять данный контроль;
  • разновидности контроля исполнения документов.

Каждый приказ или распоряжение руководителя должно должным образом оформляться в виде документа, который передается исполнителю. В теории сразу после получения приказ должен быть исполнен, но на практике такое встречается довольно редко. Для этого может быть много причин: чрезмерная загруженность персонала, авральный режим работы, нерадивость исполнителя или большой объем поставленной задачи. В любом случае, каждый руководитель захочет отслеживать свои поручения и знать, на какой стадии они находятся. Именно для этого необходим контроль исполнения документов.

Составляющие контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов представляет собой целую систему, главной задачей которых является минимизация временных затрат на выполнение различных поручений руководства. Целью контроля является не столько достижение быстрого результата, сколько анализ всех действий по его достижению. Проще говоря, простое сообщение о выполнении задачи не будет являться примером контроля исполнения документов, а вот анализ Обеспечение контроля исполнения документовзатраченного времени, ресурсов, возникших проблем и предложения по их устранения как раз и представляют собой контроль исполнения на всех этапах. Первостепенной задачей контроля является налаживание механизма, позволяющего быстро и четко выполнять распоряжения.

Также контроль исполнения документов позволяет оценить эффективность организации документооборота в компании. Именно с помощью правильно организованного контроля можно обнаружить слабые места в работе структурных подразделений. Более того, именно с помощью контроля можно оценить необходимость перехода на электронный документооборот и сопоставить издержки перехода с упущенной выгодой при неэффективном документообороте.

Помимо всего сказанного, с помощью контроля можно заметно повысить мотивацию работников и отслеживать их личную эффективность. Это позволит не только поднять уровень дисциплины в организации, но и распределять задачи среди сотрудников на основе их личной успеваемости. Ведь вполне вероятно, что один сотрудник справится с конкретной задачей быстрее остальных. И именно правильное обеспечение контроля позволит выявить сильные и слабые стороны персонала.

Кто из сотрудников должен заниматься обеспечением контроля

Контроль исполнения, как правило, представляет собой целую систему, функционирующую на разных этапах. Она представляет собой:

  • контроль своевременного выполнения поручений и документов;
  • контроль соответствия формы созданных документов их содержанию;
  • контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
  • контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
  • контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
  • анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая система на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляется сотрудниками службы ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у работников, следящих за оформлением проектов документов.

Контроль содержания деловых бумаг входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом документообороте, специального подразделения в компании.

Разновидности контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов можно осуществлять с помощью электронных журналов (например, MS Excel) или регистрационно-контрольных карточек, входящих в картотеку. В любую регистрационную форму вводятся необходимые сведения о документе (автор, наименование вида, дата и регистрационный номер (индекс), заголовок к тексту, резолюция, сроки исполнения, отметка о выполнении и номер дела, в котором будет храниться документ).

В службе ДОУ должна быть сформирована общая контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Контроль исполнения документов
  2. Инструкция по делопроизводству. Раздел «Организация исполнения документов и поручений»
  3. Что важно знать о сроках исполнения документов? 7 ответов на ваши вопросы


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль