Обработка и регистрация входящих документов

479
Работа каждого секретаря связана с принятием и обработкой входящей документации. Данный вид деятельности связан не только с сортировкой, но и с регистрацией и дальнейшей передачей документов по назначению. О том, как правильно подойти к решению данных задач – читайте в нашей статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • процесс обработки входящей документации;
  • регистрация входящих документов.

От того, насколько быстро и эффективно в организации осуществляется обработка входящей корреспонденции, зависит эффективность всего документооборота, принятия управленческих решений и даже прибыль компании. Зачастую, причиной срывов деловых сделок или мероприятий становится несвоевременной прочтение входящей корреспонденции или утеря важного письма. Именно поэтому важно систематизировать процесс обработки и регистрации входящих документов.

Процесс обработки входящей документации

Каждый секретарь должен взять за правило ежедневно проверять входящую корреспонденцию. Причем проверять ее необходимо особо тщательно, независимо от того, каким способом доставки она попала в вашу организацию. Не станем отрицать, что по большей части наиболее важные письма попадают в компанию курьерской доставкой или Обработка и регистрация входящих документовпочтой первого класса. Такие сообщения требуется обрабатывать и регистрировать сразу же после их получения. Далее следует проверка всей остальной почты. Теперь давайте рассмотрим, как именно осуществляется обработка и регистрация входящей корреспонденции.

Отличным вариантом для секретаря будет наличие специальной папки или лотка для входящей корреспонденции. Ежедневно необходимо просматривать всю поступившую корреспонденцию и сортировать. Именно секретарь должен уметь отличать важные письма от спама. Стоит заметить, что некоторые предложения о сотрудничестве на первый взгляд могут показаться ненужными. Однако в данном случае решение остается за руководителем или начальником соответствующего структурного подразделения. Вполне возможно, что новый партнер принесет вашей компании дополнительную выгоду.

После того, как сортировка писем выполнена, спам отправляется в корзину, не подвергаясь регистрации. Все остальные письма необходимо распределить по их направлению: какие следует передать в бухгалтерию, какие в юридический отдел, а какие на стол руководителю. Следующий шаг: регистрация.

Отметим, что если в вашей организации электронный вид документооборота, то процесс регистрации и отправки электронной корреспонденции внутри компании значительно упрощается.

Регистрация входящих документов

Регистрация входящих документов в делопроизводстве может осуществляться разными способами. В данном случае нельзя сказать, что какой-то один из способов удобнее или практичнее: здесь все зависит от объема входящей корреспонденции и от опыта самого секретаря.

Напомним, что если в вашей компании используется журнал регистрации документов, то сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции будут равны сроку хранения журнала. Т.е. минимальный срок согласно Типовому перечню составит 3 года.

Самым простым и надежным способом регистрации входящих документов на данный момент является журнал регистрации входящих документов. С его помощью можно без труда зарегистрировать любую входящую деловую бумагу и с легкостью найти ее, если это будет необходимо. При регистрации используется стандартный набор реквизитов, который содержит:

  • регистрационный номер входящего документа;
  • дата регистрации (поступления) документа;
  • сведения о корреспонденте (наименование организации – автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
  • краткое содержание письма;
  • способ доставки (можно указать номер почтового отправления);
  • количество экземпляров письма;
  • сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо либо наименование организации);
  • Ф.И.О. и должность сотрудника, которому был передан входящий документ для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.

Отметим, что журнал регистрации входящих документов используется в компаниях с небольшим объемом документооборота. Это обусловлено тем, что при большом потоке входящей документации ручное заполнение регистрационной формы становится затруднительным.

Существуют различные формы регистрации документов. Помимо журнальной регистрации, также применяется карточная форма. При ее организации заполняются регистрационно-контрольные карточки, из которых формируются картотеки. Каждая такая карточка содержит краткую информацию о документе (дату регистрации, индекс, краткое содержание и отметку об исполнении).

В свою очередь картотеки (как и журналы) могут подразделяться на 2 части: по исполненным и неисполненным документам. При такой организации очень легко следить за исполнением, своевременно перемещая материалы из одной картотеки в другую.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Нужно ли регистрировать личную корреспонденцию?
  2. Правила регистрации документов
  3. Делопроизводство по обращениям граждан: регистрация, контроль и хранение
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль