Виды писем

136
По долгу службы секретарю приходится иметь дело с различными письмами: как входящими, так и исходящими. По этой причине необходимо уметь разбираться в их видах. Именно о разновидностях писем мы расскажем в данной статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • виды деловых писем;
  • благодарственное письмо;
  • информационное письмо;
  • служебное письмо.

Каждый делопроизводитель должен в совершенстве знать все виды писем, их отличия и особенности. Эти знания необходимы для того, чтобы не только самостоятельно оформлять письма необходимой тематики, но и разбираться в определении типа входящей корреспонденции. Именно поэтому сегодня мы рассмотрим самые популярные категории писем.

Виды деловых писем

Деловые письма бывают различных категорий: благодарственные, информационные, служебные и т.д. Также различают виды корреспонденции, содержащие претензию, запрос, ответ на претензию, поправки, уточнения и т.д. Следует понимать, что благодарственно письмо может быть письмом-ответом на какое-либо ранее полученное письмо, а информационное – ответом на запрос и т.д. Однако они также могут быть самостоятельными письмами, отправляемыми вне рамок конкретной темы переписки. Давайте рассмотрим их более конкретно.

Благодарственное письмо

Из названия данного вида писем понятно, что данное письмо в обязательном порядке содержит текст благодарственного характера. Как уже говорилось выше, оно может быть отправлено в ответ на другое письмо или Виды писемявляться самостоятельным объектом переписки. Благодарственное письмо может быть адресовано как конкретному человеку, так и всей организации (структурному отделению, филиалу и т.д.). Такое письмо содержит ряд реквизитов: наименование (благодарственное письмо), ФИО адресата (название компании), содержание, дату и подпись с расшифровкой лица, выражающего благодарность. Отметим, что такое письмо также может быть подписано от всей компании. Например: "От лица всех сотрудников компании "Интера" …" и т.д. В таком случае подпись отсутствует, а вместо расшифровки указывается: "сотрудники компании "Интера"".

Существует ряд фраз, которые служат шаблонами для содержания благодарственного письма:

  • "Выражаем глубокую признательность ..."
  • "Позвольте поблагодарить за …"
  • "В благодарность за …"
  • "Выражаем искреннюю благодарность …" и т.д.

Информационное письмо

Как и благодарственное, информационное письмо так называется, исходя из его содержания. Оно также может служить ответом или быть инициативным, отправленным лишь по инициативе автора. Ярким примером информационных писем являются письма из контролирующих органов, напоминающие о сроках уплаты налогов, подачи отчетной документации, распорядке работы и т.д. Более того, если вы отправите клиентам письма с напоминанием расчетного периода или реквизитов оплаты – они также будут являться письмами информационного характера.

Отметим, что информационное письмо не содержит какого-либо призыва, не требует исполнения или ответа.

Служебное письмо

Категория служебных писем представляет собой более 80% всей корреспонденции организации и является различными документами, служащими средствами обмена между компаниями. Проще говоря, это документы, которые были отправлены посредством почты (как обычной, так и электронной).

Служебные письма составляются по различным поводам, возникающим в деятельности организации. Отсюда возникает их содержательное разнообразие.

Виды писем:

  • письма-просьбы;
  • письма-подтверждения;
  • письма-запросы;
  • письма-ответы;
  • письма-требования;
  • гарантийные письма;
  • сопроводительные письма и т.д.

Служебные письма оформляются на фирменном бланке организации, на листе формата А4. Допустимо использовать формат А5, если объем текста не превышает семи строк (в этом случае можно не указывать заголовок письма).

Реквизиты заголовочной части служебного письма:

  • дата;
  • номер;
  • ссылка на входящий номер (для писем-ответов);
  • заголовок письма (одной фразой).

В реквизите «Адресат» должны быть указаны:

  • название организации;
  • структурное подразделение;
  • должность получателя;
  • фамилия и инициалы получателя;
  • почтовый адрес получателя.

В случае рассылки письма нескольким получателям, сначала нужно указать основного адресата. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. Для большого количества получателей (более 4-х) составляются листы рассылки.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Классификация деловых писем
  2. Как составить письмо-предложение?
  3. Письма – просьбы и запросы
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль