Служебное письмо

1059
Зачастую многие секретари в своей работе сталкиваются с необходимостью работы со служебными письмами. Более того, в большинстве организаций корреспонденция более, чем на 80% состоит из служебных писем. Давайте же рассмотрим, какие письма называются служебными и чем они характерны.

Из данной статьи вы узнаете:

  • какое письмо называется служебным;
  • разновидности служебных писем;
  • оформление служебных писем.

Каждый секретарь (особенно начинающий) испытывает большие трудности при работе со служебными письмами. Как правило это связано с тем, что не все могут с первого взгляда определить служебное письмо. Осложняет задачу и их большое разнообразие. В данной статье мы постараемся рассказать, как можно больше важной информации о служебных письмах.

Что такое служебное письмо

Для начала отметим, что понятие служебного письма не имеет отношения к какому-либо конкретному виду письма. Служебным письмом называются различные документы, которые объединяет способ их пересылки – почта. Отметим, что документы, отправленные посредством электронной почты, также будут считаться служебными письмами.

В зависимости от вида содержание такого письма может быть простым или сложным. Простая схема письма представляет собой текст, разбитый на 2 части: вступление и заключение. Сложная часть имеет дополнительно Служебное письмоосновную часть, которая содержит доказательства (ниже мы рассмотрим письма, в которых требуется наличие данной части). Размер простого письма не должен быть больше 2 страниц текста. Объем сложных может достигать до 5 страниц машинописного текста.

Отметим, что в служебных письмах допускается 3 формы изложения текста:

  • от первого лица множественного числа ("просим выделить…", "доводим до сведения…");
  • от третьего лица единственного числа ("руководство компании одобряет…");
  • от первого лица единственного числа ("одобряю…", "принимаю…").

Следует заметить, что изложение от первого лица единственного числа ведется только в том случае, когда для оформления служебного письма используется специальный должностной бланк, письмо носит конфиденциальный характер или автор в письмо персонально обращается к адресату. Несмотря на это, большая часть деловой переписки ведется от первого лица множественного числа.

Служебное письмо может быть оформлено как на листе формата А4, так и на формате А5. В последнем случае допускается использование такого банка при объеме текста письма не превышающем 7 строк. В данном случае заголовок документа опускается.

Разновидности служебных писем

По своему содержанию служебные письма могут делиться на следующие категории:

  • письма-просьбы;
  • письма-подтверждения;
  • письма-запросы;
  • письма-ответы;
  • письма-требования;
  • гарантийные письма;
  • сопроводительные письма и т.д.

Каждая из этих разновидностей имеет свои особенности, но все они имеют общие черты и требования к оформлению.

Оформление служебных писем

Служебные письма оформляются на фирменном бланке организации, на листе формата А4. Допустимо использовать формат А5, если объем текста не превышает семи строк (в этом случае можно не указывать заголовок письма).

Реквизиты заголовочной части служебного письма:

  • дата;
  • номер;
  • ссылка на входящий номер (для писем-ответов);
  • заголовок письма (одной фразой).

В реквизите «Адресат» должны быть указаны:

  • название организации;
  • структурное подразделение;
  • должность получателя;
  • фамилия и инициалы получателя;
  • почтовый адрес получателя.

В случае рассылки письма нескольким получателям, сначала нужно указать основной адресата. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. Для большого количества получателей (более четырех) составляются листы рассылки.

Подписывает служебное письмо руководитель организации, либо уполномоченный доверенностью заместитель или руководитель подразделения-автора письма. Дата подписания является датой письма.

Служебное письмо должно иметь отметку об исполнителе, она располагается в нижнем левом углу, под подписью руководителя.

Для составления некоторых служебных писем требуется согласование с руководителем заинтересованного отдела. В таком случае виза ставится на копии (или втором экземпляре) письма, идущего в подшивку, либо – при факсимильном или электронном способе отправки – на оборотной стороне документа.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Классификация деловых писем
  2. Письма информационного характера
  3. Письма – просьбы и запросы

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль