Составление дел

235
Одним из важнейших этапов в жизни любого документа является архивное хранение. Однако невозможно подойти к этому этапу, не зная правил составления и оформления дел, ведь именно от этого будет зависеть дальнейшее хранение документов. Чтобы подготовка дел больше не вызывала вопросов, рекомендуем к прочтению данную статью.

Из данной статьи вы узнаете:

  • сроки составления дел;
  • из каких документов формируется дело;
  • правила составления электронных дел.

Работа с документами представляет собой сложный и долгий процесс, полный различных нюансов, в которых умение разбираться приходит лишь со временем. Многие начинающие секретари ошибочно считают, что самым простым этапом в жизни документов является архивное хранение. Однако прежде, чем документация попадет в архив, ее следует правильно оформить и сформировать в дела. Именно об этом мы поговорим более подробно.

Сроки составления дел

Многих секретарей часто посещает вопрос о том, в какие сроки необходимо составлять дело. Давайте разберемся в этом вопросе.Составление дел

Учитывая, что передача новых дел в архив должна проводиться в начале каждого календарного года, можно сказать, что и на составление и оформление дел выделяется год. Однако здесь необходимо правильно организовать сам подход к решению данной задачи. Невозможно правильно составить и оформить дело за последнюю неделю в году. Поверьте, у вас и без этого будет хватать забот. Поэтому лучше организовать планомерное составление дел.

Для начала необходимо определиться с составом документов, которые войдут в конкретные дела. Так, рекомендуем завести несколько скоросшивателей, каждый из которых будет содержать документы определенного типа. К примеру, если речь идет о бухгалтерии, то целесообразно завести отдельные скоросшиватели для счетов-фактур, кассовых ордеров, расходных накладных, зарплатных ведомостей, отчетности и т.д. Сразу после исполнения документы будут попадать в нужную папку на хранение. Таким образом в дальнейшем вам не потребуется тратить много времени на поиски и систематизацию документов. Более того, такая мера позволит правильно организовать текущее хранение документации и избежать завалов на рабочем столе.

Состав документов в деле

При составлении дел важно понимать, что в состав должны входить документы одного наименования либо направленности. Более того, все документы, включенные в дело, должны быть исполнены, а деятельность по ним завершена. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем не возникло необходимости извлекать документы из архива, создавая при этом ряд неудобств.

Также необходимо помнить, что в состав одного дела необходимо включать документы с одинаковыми сроками хранения. Это требование должно соблюдаться неукоснительно, чтобы избежать потери или уничтожения документации, срок которой еще не истек. Напомним, что подобная ошибка влечет собой административную или даже уголовную ответственность (зависит от типа уничтоженного документа).

Правила составления электронных дел

При записи электронных документов на обособленные материальные носители соблюдается принцип размещения на одном носителе одной единицы хранения электронных документов (одного электронного дела).

Опись электронных документов, подготовленная в структурном подразделении организации, является первичным учетным документом для единиц хранения электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе для составления описи электронных дел, передаваемых на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

При составлении описи электронных дел в структурном подразделении, кроме сведений, установленных формой описи, дополнительно указывается тип носителя (основного экземпляра и рабочего экземпляра), а также объем информации в байтах. На основной и рабочий экземпляры электронных документов составляются отдельные сдаточные описи.

Документы на обособленных электронных носителях физически перемещаются из структурных подразделений в архив организации. При приеме единиц хранения электронных документов в архиве:

  • проверяется соответствие единиц хранения описям дел;
  • проводится проверка физического и технического состояния обособленных электронных носителей, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ;
  • проводится проверка наличия и технического состояния электронных документов (проверка воспроизводимости каждого файла каждого экземпляра - основного и рабочего).

Информационная система архива организации должна поддерживать требования к организации архивного хранения и использования электронных документов и иметь:

  • программные средства для преобразования компьютерных форматов (конверторы);
  • программные средства для просмотра электронных документов в разнообразных форматах;
  • возможность проводить копирование, конвертирование и миграцию электронных документов;
  • специализированное программное обеспечение для поиска электронных документов, хранящихся в архиве.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Правила формирования дел
  2. Номенклатура дел организации: правила составления заголовков дел
  3. Составление описей на дела, передаваемые в архив организации
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль