Роль службы ДОУ в организации

587
Руководители многих организаций задаются вопросом о необходимости формирования в компании службы ДОУ и о ее необходимости. В данной статье мы подробно расскажем о роли и функциях данной службы в организации и о целесообразности ее создания.

Из данного материала вы узнаете:

  • что представляет собой служба ДОУ;
  • роль и функции службы ДОУ в организации.

Зачастую руководители организаций, не имеющие службы ДОУ в компании, сомневаются в ее необходимости. Многие считают нецелесообразным тратить средства на содержание целого отдела, задача которого заключается в работе с документами. В данной статье мы докажем, что это ошибочное мнение и что наличие такой службы может оказаться очень полезным.

Служба ДОУ

Служба ДОУ представляет собой структурное подразделение организации, задачей которого является документационное обеспечение управления (ДОУ). Однако, следует отметить, что это не единственная роль данной службы в компании. Сотрудники данного отдела осуществляют практически все виды работ с документами организации, но об этом по порядку. Данная служба может существовать в организации под различными названиями – это не меняет ее назначение и роль.

На самом деле не принципиально, будет ли в вашей организации существовать служба ДОУ под таким названием либо она будет переименована. На данное время многие руководители компаний используют более современные Роль службы ДОУ в организацииназвания для отделов и структурных подразделений, выполняющих роль данной службы. Однако при выборе наименования необходимо учитывать следующие факторы:

  • структуру подразделения (будет ли это маленький отдел, состоящий из 3-5 сотрудников, либо большое подразделение с собственной внутренней структурой);
  • наличие в компании подведомственных филиалов, организаций, представительств и отделений;
  • запоминаемость и понимание смысла и роли данной службы.

Как уже отмечалось, на практике используются различные названия службы ДОУ. В последние годы появились более современные названия, например, отдел (департамент) управления документами (по аналогии с такими названиями, как отдел управления персоналом, отдел управления перевозками и др.).

Это название привлекательно тем, что слово «управление» подчеркивает, что делопроизводство (документационное обеспечение) - это такая же функция управления, как управление персоналом, управление финансами, материальными ресурсами и др.

Службы ДОУ, имеющие внутреннюю структуру в виде отделов, секторов, групп и др., как правило, также называются департаментами или управлениями (департамент делопроизводства, управление документационного обеспечения, департамент управления документами, управление делами и др.).

Такие названия характерны для крупных и средних организаций, имеющих значительный документооборот и подведомственные организации. Неудачным названием для службы делопроизводства является название «общий отдел», поскольку из слова «общий» никак не вытекает, что речь идет о подразделении, обеспечивающем работу с документами.

 

Роль и функции службы ДОУ

Отметим, что прежде чем определиться с задачами данной службы, необходимо понимать цели, для которых данная служба создавалась в организации. В данном случае целью можно назвать формирование полноценного документального фонда организации и наличие механизма, поддерживающего его. Чтобы понять, какими будут задачи службы, рекомендуем задаться вопросом: а что необходимо для того, чтобы достичь данной цели?

Давайте рассмотрим примерное положение о службе ДОУ, в котором упомянут ряд задач, решаемых данной службой:

  • 2.1.1. совершенствование форм и методов работы с документами;
  • 2.1.2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;
  • 2.1.3. сокращение документооборота, количества форм документов и документов;
  • 2.1.4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации".

Более того, во многих организациях именно данный отдел отвечает за разработку и введение различных нормативных документов, регулирующих трудовую деятельность в компании, должностные инструкции, различные регламенты и порядки, регулирующие работу с документами на всех этапах и во всех структурных подразделениях организации. Также именно служба ДОУ отвечает за обеспечение эффективного документооборота.

Отметим, что наличие данной службы значительно упрощает процесс работы с документацией и бережет рабочее время многих сотрудников. Согласитесь, гораздо выгоднее, если бухгалтер будет тратить свое рабочее время на свою непосредственную работу, а всей документацией займется сотрудник, специально нанятый для данной работы.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Профессиональный стандарт для служб ДОУ и секретариата. Соответствуем новым требованиям!
  2. Первые этапы делопроизводства в организации
  3. Документная грамотность управленческого персонала
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль