Согласование документов в организации

433
Одним из наиболее сложно решаемых вопросов в работе с документами является их согласование. Создание единого регламента или порядка согласования документов представляет собой долгий и сложный процесс, особенно если данная работа ведется в рамках большой компании. В данной статье мы расскажем, как решить вопрос с согласованием.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что такое согласование документов;
  • регламент по согласованию документов.

Согласование документов в организации является сложным и длительным процессом. Он требует не только наличия минимальных знаний об оформлении документов у всех сотрудников организации (или хотя бы у тех, кто работает с документами), но и единства в соблюдении оформительной части. Как известно, даже во многих ГОСТах существуют разные варианты оформления документов (взять то же расположение реквизитов). Поэтому рекомендуем ознакомиться с правилами согласования документов, чтобы в дальнейшем их можно было применить в работе вашей организации.

Согласование документов

Прежде всего следует отметить, что согласование документов бывает двух видов: внутренним и внешним. Внутреннее согласование проводится среди заинтересованных сотрудников компании, когда документ находится на стадии проекта. Внешнее согласование подразумевает ознакомление с документом сотрудников сторонней компании. В данном материале мы рассмотрим преимущественно внутреннее согласование.

Внутреннее согласование документов также носит название визирование. Данная процедура предполагает Согласование документовознакомление с документом до того момента, как он будет утвержден и подписан (т.е. введен в действие). При этом сама отметка о согласовании называется визой. Данный реквизит ставится после ознакомления непосредственно на документе либо на листе согласования.

Согласование документов выполняется всеми заинтересованными сотрудниками, которые так или иначе имеют отношение к документу или к деятельности, в рамках которой издается документ. Такая мера необходима для повышения качества принятых решений, минимизации числа ошибок при принятии управленческих решений и повышения ответственности сотрудников.

Визированию подлежат все документы, содержащие управленческие решения и принимаемые руководителем организации. К таким документам можно отнести правила, инструкции, графики, акты, договоры (трудовые и гражданско-правовые), распоряжения, приказы и т.д. Согласование не проводится в отношении документов, отражающих коллегиальную деятельность.


Как правильно согласовывать документы?


Регламент по согласованию документов

Как уже было написано выше, отметка о согласовании документа может быть проставлена как на самом листе документа, как и на листе согласования. Если отметка ставится на документе, то она должна располагаться под подписью лица, составившего документ, либо на оборотной стороне. Если речь идет о согласовании распорядительного документа, то в данном случае виза ставится на оборотной стороне или на листе согласования.

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта приказа “О…”

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Исполнитель – И.О. Фамилия, должность, подразделение, телефон


Какие виды согласования документов существуют в СЭД? Какие особенности есть при переходе с западной на отечественную СЭД?


Также, если необходимо, то данные о рассылке документа указываются на данном листе после строки исполнителя. Оформляется рассылка следующим образом:

РАЗОСЛАТЬ: (или: РАССЫЛКА)

Должность, фамилия работника, при необходимости – количество экземпляров.

Следует понимать, что лист согласования является частью документа и при передаче на архивное хранение он должен быть помещен в дело вместе с документом.

Также отметим, что зачастую документы, подлежащие согласованию, имеют приложения. В данном случае требуется наличие визы на каждом листе приложения. Приложения согласовываются руководителем подразделения-исполнителя.

Отметим, что ГОСТ Р 6.30-2003 содержит требования, согласно которым должна быть оформлена отметка о согласовании. Она должна содержать подпись и должность сотрудника, визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.


Технология работы с документами. Документооборот


В случае, если сотрудник, визирующий документ, имеет замечания или просто не согласен с текстом документа, то виза должна иметь следующий вид:

Замечания прилагаются

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

25.08.2017

или:

Не согласен

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

25.08.2017

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль