text
Секретариат

Согласование документов в организации

  • 22 марта 2017
  • 1423

Одним из наиболее сложно решаемых вопросов в работе с документами является их согласование. Создание единого регламента или порядка согласования документов представляет собой долгий и сложный процесс, особенно если данная работа ведется в рамках большой компании. В данной статье мы расскажем, как решить вопрос с согласованием.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что такое согласование документов;
  • регламент по согласованию документов.

Согласование документов в организации является сложным и длительным процессом. Он требует не только наличия минимальных знаний об оформлении документов у всех сотрудников организации (или хотя бы у тех, кто работает с документами), но и единства в соблюдении оформительной части. Как известно, даже во многих ГОСТах существуют разные варианты оформления документов (взять то же расположение реквизитов). Поэтому рекомендуем ознакомиться с правилами согласования документов, чтобы в дальнейшем их можно было применить в работе вашей организации.

Согласование документов

Прежде всего следует отметить, что согласование документов бывает двух видов: внутренним и внешним. Внутреннее согласование проводится среди заинтересованных сотрудников компании, когда документ находится на стадии проекта. Внешнее согласование подразумевает ознакомление с документом сотрудников сторонней компании. В данном материале мы рассмотрим преимущественно внутреннее согласование.

Внутреннее согласование документов также носит название визирование. Данная процедура предполагает Согласование документовознакомление с документом до того момента, как он будет утвержден и подписан (т.е. введен в действие). При этом сама отметка о согласовании называется визой. Данный реквизит ставится после ознакомления непосредственно на документе либо на листе согласования.

Согласование документов выполняется всеми заинтересованными сотрудниками, которые так или иначе имеют отношение к документу или к деятельности, в рамках которой издается документ. Такая мера необходима для повышения качества принятых решений, минимизации числа ошибок при принятии управленческих решений и повышения ответственности сотрудников.

Визированию подлежат все документы, содержащие управленческие решения и принимаемые руководителем организации. К таким документам можно отнести правила, инструкции, графики, акты, договоры (трудовые и гражданско-правовые), распоряжения, приказы и т.д. Согласование не проводится в отношении документов, отражающих коллегиальную деятельность.


Как правильно согласовывать документы?


Регламент по согласованию документов

Как уже было написано выше, отметка о согласовании документа может быть проставлена как на самом листе документа, как и на листе согласования. Если отметка ставится на документе, то она должна располагаться под подписью лица, составившего документ, либо на оборотной стороне. Если речь идет о согласовании распорядительного документа, то в данном случае виза ставится на оборотной стороне или на листе согласования.

 

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта приказа “О…”

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Исполнитель – И.О. Фамилия, должность, подразделение, телефон


Какие виды согласования документов существуют в СЭД? Какие особенности есть при переходе с западной на отечественную СЭД?


Также, если необходимо, то данные о рассылке документа указываются на данном листе после строки исполнителя. Оформляется рассылка следующим образом:

РАЗОСЛАТЬ: (или: РАССЫЛКА)

Должность, фамилия работника, при необходимости – количество экземпляров.

Следует понимать, что лист согласования является частью документа и при передаче на архивное хранение он должен быть помещен в дело вместе с документом.

Также отметим, что зачастую документы, подлежащие согласованию, имеют приложения. В данном случае требуется наличие визы на каждом листе приложения. Приложения согласовываются руководителем подразделения-исполнителя.

Отметим, что ГОСТ Р 6.30-2003 содержит требования, согласно которым должна быть оформлена отметка о согласовании. Она должна содержать подпись и должность сотрудника, визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.


Технология работы с документами. Документооборот


В случае, если сотрудник, визирующий документ, имеет замечания или просто не согласен с текстом документа, то виза должна иметь следующий вид:

Замечания прилагаются

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

25.08.2017

или:

Не согласен

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

25.08.2017

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.