Приложения в письмах

321
Письма, поступающие в организацию, могут быть абсолютно разными: начиная от рекламных буклетов и заканчивая распорядительной документацией и договорами. При этом абсолютно любое письмо может иметь приложения. О том, как оформляются приложения к письму и какими они бывают, мы расскажем в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

  • какими могут быть приложения в письме;
  • правила оформления приложений;
  • как хранить приложения.

Зачастую многие сотрудники компаний при необходимости оформить приложения к письму испытывают затруднения. Связано это в основном с непониманием отличий между самим письмом и материалами, которые служат в качестве приложений. Большинство неопытных секретарей считают текст приложенных документов самим текстом письма, однако это не совсем правильно, поэтому мы рассмотрим, как следует оформлять приложения к письму.

Виды приложений в письме

Прежде чем приступить к оформительной части приложений, давайте рассмотрим, с какими приложениями в письмах чаще всего приходится сталкиваться секретарю.Приложения к письмам

Приложения к договорам. К примеру, если вы планируете заключить договор с новым клиентом или партнером компании, то основным документом в письме будет являться сам договор. При этом многие компании предпочитают вместе с договором отправлять документы справочного характера, например, прайс-лист на услуги, способы оплаты, контакты организации и т.д.

Приложения в приглашениях. При оформлении письма-приглашения на какое-либо мероприятие во многих случаях рекомендуется прикреплять в качестве приложения схему проезда к месту проведения события. Также в качестве приложения к письму в данном случае может служить программа мероприятия. Отметим, что приглашение на заседание должно содержать такое приложение, как программа совещания. В нем должны быть подробно указаны вопросы, которые будут рассмотрены на совещании, список присутствующих, время и место проведения.

Пакеты документов. Очень распространены случаи, когда в кадровую или бухгалтерскую службу организации требуется отправить определенные документы. В данном случае их необходимо оформить как приложения к сопроводительному письму, в котором перечисляются все приложенные документы (их копии), количество экземпляров и листов.


Как хранить приложения к приказам?


Проектно-сметная документация. Если темой переписки является вопрос об утверждении или изменении проектно-сметной документации, то сама она будет являться приложением в письме.

Оформление приложений

Главные требования при оформлении приложений: наличие отметки на главном документе о наличии приложения и само оформление приложения. Отметка ставится после окончания текста письма не ниже, чем через 2–3 строки. Отметка должна содержать наименование документа, количество приложенных экземпляров и количество листов. Выглядит данная отметка следующим образом.

«Приложение:

1. копия Устава предприятия на 6 л. в 1 экз;

2. свидетельство о государственной регистрации предприятия на 1 л в 1 экз.».


Как правильно подшивать документы по папкам?


Необходимо понимать, что прилагаемый документ также может содержать приложение (получается своего рода матрешка). В таком случае, в отметке после наименования приложенного документа необходимо указать, что к нему имеется приложение и общее количество листов. Например: «Приложение: письмо Роспотребнадзора от 21.11.2010 №03/7-415 с приложением к нему, всего на 2 л.».

Также существуют случаи, когда в отметке не указывается наименование документа. Такая мера применяется в том случае, когда в основном тексте письма указано наименование приложенного документа.

Нумерация листов приложения проводится по порядку, начиная со второго после основного документа (на первом листе цифра не ставится). В случае, если приложения подшиты между собой или сброшюрованы, в отметке о приложении указывается только количество экземпляров (количество листов опускается).

Также возможны ситуации, когда выполняется рассылка одного и того же письма, но только одному из адресатов требуется вручить письмо с приложением. В таком случае в отметке необходимо указать, какому номеру из списка рассылки предназначается приложенный документ. Оформляется это так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз. только первому получателю».


Насколько важно вести количественный учет листов получаемых документов?


Хранение приложений

При формировании дел следует учитывать наличие приложений к письмам. Необходимо помнить, что все приложенные документы (копии) подшиваются в дело вместе с письмом в том же порядке. В описи дела указывается наличие приложений и количество их листов. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль