Штампы для архива

314
Печати и штампы имеют важное значение в работе любой организации. И если наличие печатей в каждой организации регламентировано законом, то штампы не нуждаются в регулировании. Однако именно без них порой невозможно обойтись. В данной статье мы рассмотрим, какие бывают архивные штампы.

Из данного материала вы узнаете:

  • различие между печатью и штампом;
  • виды штампов и их назначение;
  • как использовать штампы в архиве организации.

Большое практическое применение в деятельности любой организации нашли штампы и печати. Однако следует не только правильно понимать их назначение, но и применять их по мере необходимости. И если печати в архиве организации практически не используются, то применение штампов во многом упрощает работу.

Различия между печатью и штампом

Печати используются в деятельности организации для подтверждения различных документов. Наличие печати является обязательным для осуществления деятельности любой компании. Штампы для архиваПечати используются для заверения распорядительных документов, для бухгалтерских бумаг (сметы, счета-фактуры, ордера.), для договоров и т.д. Многие организации даже используют специальные печати с оттесненным логотипом и названием компании для нанесения на исходящие письма.

Применение штампов в организации не является обязательным, а остается на усмотрение самих сотрудников организации. Внешне штампы и печати многим похожи, но задачи у них совершенно разные. Важно понимать, что штампы используются для замены рукописного текста оттиском. Их применение является целесообразным в тех случаях, когда одну и ту же фразу (или слово) требуется нанести большое количество раз на документы.

Виды штампов и их различия

Рассмотрим наиболее популярные виды штампов и документов.

  • Реквизитные штампы. Данные штампы содержат реквизиты компании, ИНН/КПП, ОГРН, номера расчетного счета и т.д. Используются в большинстве случаев для нанесения на договоры и прочие документы.
  • Адресные штампы. Данная категория содержит информационные сведения: адрес компании, телефон, факс, электронную почту и т.д.

Новая гербовая печать, новые бланки и печати структур


  • «Экземпляр». Данные штампы используются на документах, которые подлежат возврату в организацию. Как правило сам штамп имеет оттиск «Возвратный экземпляр». Иногда к нему добавляется название и наименование компании. Применяются на товарных накладных, счетах-фактурах и т.д.
  • Штамп «Отметка о согласовании». Ставится на документах, требующих визирования. Данный штамп имеет надпись «Согласовано». Также может включать фамилию, инициалы и должность сотрудника, визирующего документ (такой штамп будет также считаться именным).
  • Штампы для писем. Используются как для входящих, так и исходящих писем компании. Содержат название компании и пустые строки для рукописного внесения номера письма (для входящих и исходящих писем используется отдельная нумерация) и даты.

Использование штампов в архиве

Как уже понятно, из всех вышеперечисленных штампов ни один не подходит для использования в архиве. Однако штамп визирования может использоваться непосредственно сотрудниками архива на документах, требующих их непосредственного согласования.

Штампы, используемые в архиве, относятся к категории специальных штампов. Данный вид не используется на конкретных бумагах — он лишь упрощает работу с документооборотом в архиве. Давайте рассмотрим, какие штампы целесообразно использовать в архиве.


Печать на кадровых документах


При внушительном объеме электронного документооборота (следовательно, электронного архива) на бумажных копиях необходимо наличие отметки о том, что копия соответствует электронному образцу. Наличие такого штампа значительно упростит задачу и не потребует рукописного заверения каждой копии.

Также в архиве могут пригодиться штампы для оригиналов и дубликатов документов. Они содержат аналогичные надписи и ставятся на документы, которые помещаются в архив в нескольких экземплярах.

Более того, в архиве можно использовать штампы для нанесения на дела оттиска, на котором будет указана дата приема на хранение (дата наносится рукописно), для нанесения на дела и документы, которые находятся в плохом состоянии (штамп «Ветхие»), для конфиденциального делопроизводства и т.д. Как вы уже поняли, можно самостоятельно создать необходимый штамп, который подойдет для оптимизации работы конкретно в вашем случае.

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль