Что делать при утере документов

696
Утеря документов является самым страшным кошмаром для любого секретаря и делопроизводителя. Многие не понаслышке знают, с какими трудностями приходится столкнуться из-за утери документа и чем это чревато. В данной статье мы рассмотрим порядок действий при утере документов.

Из данного материала вы узнаете:

  • об утери каких документов не стоит волноваться;
  • порядок действий при утере важных документов;
  • ответственность за утерю документов.

Утеря документов в организации может произойти по множеству причин: начиная невнимательностью сотрудников и заканчивая умышленным уничтожением документации. При обнаружении нехватки документов законом установлен определенный порядок действий, который мы и рассмотрим ниже.

Утеря документов

Предположим, что вы обнаружили пропажу документов. Не спешите волноваться и паниковать. Для начала необходимо определить, так ли важны были данные документы и существует ли возможность восстановить их, не Порядок действий при утере документовприбегая к особым мерам. Давайте рассмотрим, какую утерянную документацию не составит труда восстановить.

При утере входящего письма в компании не стоит лишний раз волноваться. Во-первых, если оно потерялось в процессе документооборота, то в любом случае о его поступлении в компанию должна быть отметка, в которой указаны номер, дата поступления, автор и т.д. Зная подобную информацию, не составит труда обратиться к автору письма с просьбой отправить копию. Следует отметить, что данный алгоритм не работает, если в письмо были вложены важные организационно-распорядительные или кадровые документы, налоговая или бухгалтерская отчетность.

Утеря приказа также может легко разрешиться, если ваш руководитель добрый и понимающий человек. Поверьте, он меньше вашего хочет тратить время многих сотрудников на поиски документа, выяснение причин его пропажи и восстановление. Поэтому порой проще обратиться к нему за новым экземпляром документа, нежели переворачивать весь офис в поисках нужной бумаги.

Договор. Многие компании, заключающие договор о сотрудничестве, отправляют его почтой, чтобы сэкономить время на такой формальности. По этой причине такие письма не доходят до адресата либо теряются в недрах компании. Самый простой способ в данном случае – запросить у организации-партнера новый договор. В 9 из 10 случаях его вышлют, даже не поинтересовавшись о причинах утраты предыдущего.


Потеря доверенности работником организации


Сопроводительная бухгалтерская документация. При совершении различных торговых сделок (купли-продажи) данной операции должны соответствовать бухгалтерские документы, подтверждающие ее. К ним относятся приходные ордера, кассовые чеки, накладные, счета-фактуры и т.д. Восстановить данную документацию также не составит большего труда, ведь практически все компании в России сохраняют данные документы в специальных электронных приложениях, позволяющих при необходимости создать дубликат.

Порядок действий при утере документов

При утере важной документации необходимо составить докладную записку на имя руководителя организации, в которой будут перечислены утерянные документы. В случае, если установить точное название документов не удается, необходимо указать их наименования и количество.

Далее руководитель должен издать приказ о создании специальной комиссии, которая будет уполномочена выяснить причины пропажи документов. Создание данной комиссии является обязательным в случаях пропажи первичных или кадровых документов, бухгалтерской или налоговой отчетности. Более того, если документы утеряны или уничтожены в результате форс-мажора (пожар, наводнение и т.д.), то в состав комиссии должны войти сотрудники соответствующих государственных органов надзора. По завершению работы комиссии необходимо составить акт об итогах, копия которого будет направлена в соответствующие органы.


Курьерские службы доставки. Как структурировать работу с ними внутри организации


При необходимости комиссия проводин анализ причин, повлекших утерю документов. После этого члены комиссии должны позаботиться о восстановлении документа: как правило речь идет о дубликате, обладающем равноценной юридической силой.

Ответственность за утерю документов

Если утеряны документы в акционерных обществах, хранение которых предусмотрено Законом «Об акционерных обществах» (ст. 89), а также Положением о порядке и сроках хранения документов (утв. постановлением ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс (п. 2.1), вашей организации необходимо обратиться в Федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР) за получением копий этих документов. Но сразу предупредим, ФСФР может оштрафовать вашу организацию.


Правила регистрации документов


В соответствии с ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение акционерным обществом обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, а также нарушение порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб; на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль