Что делать при утере документов

646
Утеря документов является самым страшным кошмаром для любого секретаря и делопроизводителя. Многие не понаслышке знают, с какими трудностями приходится столкнуться из-за утери документа и чем это чревато. В данной статье мы рассмотрим порядок действий при утере документов.

Из данного материала вы узнаете:

  • об утери каких документов не стоит волноваться;
  • порядок действий при утере важных документов;
  • ответственность за утерю документов.

Утеря документов в организации может произойти по множеству причин: начиная невнимательностью сотрудников и заканчивая умышленным уничтожением документации. При обнаружении нехватки документов законом установлен определенный порядок действий, который мы и рассмотрим ниже.

Утеря документов

Предположим, что вы обнаружили пропажу документов. Не спешите волноваться и паниковать. Для начала необходимо определить, так ли важны были данные документы и существует ли возможность восстановить их, не Порядок действий при утере документовприбегая к особым мерам. Давайте рассмотрим, какую утерянную документацию не составит труда восстановить.

При утере входящего письма в компании не стоит лишний раз волноваться. Во-первых, если оно потерялось в процессе документооборота, то в любом случае о его поступлении в компанию должна быть отметка, в которой указаны номер, дата поступления, автор и т.д. Зная подобную информацию, не составит труда обратиться к автору письма с просьбой отправить копию. Следует отметить, что данный алгоритм не работает, если в письмо были вложены важные организационно-распорядительные или кадровые документы, налоговая или бухгалтерская отчетность.

Утеря приказа также может легко разрешиться, если ваш руководитель добрый и понимающий человек. Поверьте, он меньше вашего хочет тратить время многих сотрудников на поиски документа, выяснение причин его пропажи и восстановление. Поэтому порой проще обратиться к нему за новым экземпляром документа, нежели переворачивать весь офис в поисках нужной бумаги.

Договор. Многие компании, заключающие договор о сотрудничестве, отправляют его почтой, чтобы сэкономить время на такой формальности. По этой причине такие письма не доходят до адресата либо теряются в недрах компании. Самый простой способ в данном случае – запросить у организации-партнера новый договор. В 9 из 10 случаях его вышлют, даже не поинтересовавшись о причинах утраты предыдущего.


Потеря доверенности работником организации


Сопроводительная бухгалтерская документация. При совершении различных торговых сделок (купли-продажи) данной операции должны соответствовать бухгалтерские документы, подтверждающие ее. К ним относятся приходные ордера, кассовые чеки, накладные, счета-фактуры и т.д. Восстановить данную документацию также не составит большего труда, ведь практически все компании в России сохраняют данные документы в специальных электронных приложениях, позволяющих при необходимости создать дубликат.

Порядок действий при утере документов

При утере важной документации необходимо составить докладную записку на имя руководителя организации, в которой будут перечислены утерянные документы. В случае, если установить точное название документов не удается, необходимо указать их наименования и количество.

Далее руководитель должен издать приказ о создании специальной комиссии, которая будет уполномочена выяснить причины пропажи документов. Создание данной комиссии является обязательным в случаях пропажи первичных или кадровых документов, бухгалтерской или налоговой отчетности. Более того, если документы утеряны или уничтожены в результате форс-мажора (пожар, наводнение и т.д.), то в состав комиссии должны войти сотрудники соответствующих государственных органов надзора. По завершению работы комиссии необходимо составить акт об итогах, копия которого будет направлена в соответствующие органы.


Курьерские службы доставки. Как структурировать работу с ними внутри организации


При необходимости комиссия проводин анализ причин, повлекших утерю документов. После этого члены комиссии должны позаботиться о восстановлении документа: как правило речь идет о дубликате, обладающем равноценной юридической силой.

Ответственность за утерю документов

Если утеряны документы в акционерных обществах, хранение которых предусмотрено Законом «Об акционерных обществах» (ст. 89), а также Положением о порядке и сроках хранения документов (утв. постановлением ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс (п. 2.1), вашей организации необходимо обратиться в Федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР) за получением копий этих документов. Но сразу предупредим, ФСФР может оштрафовать вашу организацию.


Правила регистрации документов


В соответствии с ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение акционерным обществом обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, а также нарушение порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб; на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль