Секретариат

Дубликаты документов

  • 24 марта 2017
  • 4179

В чем разница между дубликатом документа и его копией? Что представляют собой дубликаты документов, читайте в статье.

Из данной статьи вы узнаете:

Каждый секретарь хоть раз сталкивался с необходимостью создания или работы с дубликатами. При этом важно четко понимать, в чем заключается разница между оригиналом документа и его дубликатом. Также существует и различие между дубликатом и копией. Далее мы постараемся прояснить многие спорные моменты, возникающие при работе с данной документацией.

Что такое дубликат документа

Дубликат по своей сути и назначению не имеет практически никаких отличий от оригинала документа. Следует понимать, что дубликат издается в том случае, когда оригинал утерян или уничтожен. Говоря простым языком, дубликат является идентичным по отношению к оригиналу, но с другим порядковым номером, серией и т.д. Более того, дубликат должен содержать соответствующий штамп, подтверждающий статус данного документа.


Как заверить копию двустороннего документа?


Разница между оригиналом, дубликатом и копией

Как уже было сказано выше, дубликат выдается лишь в случае утери или уничтожения оригинала документа. Его главными отличиями от оригинала являются новый порядковый номер, отличный от оригинала, серия, дата и наличие специальной отметки "Дубликат". Данная отметка наносится с помощью штампа на документ и наделяет его (в совокупности с подписью и печатью) той же юридической силой, что и оригинал документа.

Следует понимать, что копия – это лишь копирование (сканирование или рукописное переписывание) оригинала документа. Копия не будет отличаться от оригинального документа какими-либо реквизитами, номером или серией. Цель создания копии – точное воспроизведение оригинала. Главное отличие – отсутствие юридической силы.

 

Стоит запомнить, что копия может обладать юридической силой лишь в том случае, когда она была заверена должным образом и имеет соответствующую отметку.

Разница между копией и дубликатом очень существенна. Дубликат служит заменой ранее изданному оригиналу, в то время, как копия лишь в точности копирует сам оригинал. При издании дубликата предыдущие версии документа считаются недействительными (при их обнаружении), т.е. издание дубликата документа отменяет оригинал и его решения.


Можно ли снять копию с заверенной копии?


Порядок работы с дубликатами

Следует понимать, что выдаче дубликата должен предшествовать документ, который обоснует данную необходимость. В организации при утере или уничтожении оригинала таким документом является акт, составленный комиссией по установлению причин утери. Данная комиссия в акте должна подробно указать наименование, номер, серию, дату документа, его содержание, причины его утери (уничтожения), а также состав комиссии.

Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем организации, после этого приобщается к передаваемому на хранение дубликату утерянного или утраченного документа организации, а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» делается отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа.


Какие мобильные приложения делают качественные скан-копии документов?


После того как комиссия определила, какие документы были утрачены и причины их утраты, должны быть приняты меры по восстановлению этих документов. В случае утраты подлинника документа соответствующее структурное подразделение или члены комиссии инициируют и осуществляют все необходимые действия в целях получения надлежащим образом оформленного дубликата утерянного документа.

Следует заметить, что после восстановления утраченных документов хранению подлежит дубликат или заверенная в установленном порядке копия документа, о чем делается соответствующая отметка в номенклатуре дел организации.

Следует отметить, что дубликаты должны быть оформлены на том же бланке, что и оригинал документа. Для отличия дубликата от оригинала в верхнем правом углу дубликата делается соответствующая отметка (наносится от руки либо с помощью штампа). Если дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность документа, то на оригинале делается отметка: "Взамен выдан дубликат серия … номер …".

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.