Дубликаты документов

1551
Многие секретари ввиду малого опыта работы не знают о существовании разницы между дубликатом документа и его копией. При этом разница очень существенная, как в процессе работы с данной документацией, так и в хранении и в дальнейшем уничтожении. В данном материале мы рассмотрим, что представляют собой дубликаты документов.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что такое дубликат документа;
  • какая разница между дубликатом, оригиналом и копией;
  • порядок работы с дубликатами.

Каждый секретарь хоть раз сталкивался с необходимостью создания или работы с дубликатами. При этом важно четко понимать, в чем заключается разница между оригиналом документа и его дубликатом. Также существует и различие между дубликатом и копией. Далее мы постараемся прояснить многие спорные моменты, возникающие при работе с данной документацией.

Что такое дубликат

Дубликат по своей сути и назначению не имеет практически никаких отличий от оригинала документа. Следует понимать, что дубликат издается в том случае, когда оригинал утерян или уничтожен. Говоря простым языком, дубликат является идентичным по отношению к оригиналу, но с другим порядковым номером, серией и т.д. Более того, дубликат должен содержать соответствующий штамп, подтверждающий статус данного документа.


Как заверить копию двустороннего документа?


Разница между оригиналом, дубликатом и копией

Как уже было сказано выше, дубликат выдается лишь в случае утери или уничтожения оригинала документа. Его главными отличиями от оригинала являются новый порядковый номер, отличный от оригинала, серия, дата и Дубликат документаналичие специальной отметки "Дубликат". Данная отметка наносится с помощью штампа на документ и наделяет его (в совокупности с подписью и печатью) той же юридической силой, что и оригинал документа.

Следует понимать, что копия – это лишь копирование (сканирование или рукописное переписывание) оригинала документа. Копия не будет отличаться от оригинального документа какими-либо реквизитами, номером или серией. Цель создания копии – точное воспроизведение оригинала. Главное отличие – отсутствие юридической силы.

 

Стоит запомнить, что копия может обладать юридической силой лишь в том случае, когда она была заверена должным образом и имеет соответствующую отметку.

Разница между копией и дубликатом очень существенна. Дубликат служит заменой ранее изданному оригиналу, в то время, как копия лишь в точности копирует сам оригинал. При издании дубликата предыдущие версии документа считаются недействительными (при их обнаружении), т.е. издание дубликата документа отменяет оригинал и его решения.


Можно ли снять копию с заверенной копии?


Порядок работы с дубликатами

Следует понимать, что выдаче дубликата должен предшествовать документ, который обоснует данную необходимость. В организации при утере или уничтожении оригинала таким документом является акт, составленный комиссией по установлению причин утери. Данная комиссия в акте должна подробно указать наименование, номер, серию, дату документа, его содержание, причины его утери (уничтожения), а также состав комиссии.

Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем организации, после этого приобщается к передаваемому на хранение дубликату утерянного или утраченного документа организации, а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» делается отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа.


Какие мобильные приложения делают качественные скан-копии документов?


После того как комиссия определила, какие документы были утрачены и причины их утраты, должны быть приняты меры по восстановлению этих документов. В случае утраты подлинника документа соответствующее структурное подразделение или члены комиссии инициируют и осуществляют все необходимые действия в целях получения надлежащим образом оформленного дубликата утерянного документа.

Следует заметить, что после восстановления утраченных документов хранению подлежит дубликат или заверенная в установленном порядке копия документа, о чем делается соответствующая отметка в номенклатуре дел организации.

Следует отметить, что дубликаты должны быть оформлены на том же бланке, что и оригинал документа. Для отличия дубликата от оригинала в верхнем правом углу дубликата делается соответствующая отметка (наносится от руки либо с помощью штампа). Если дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность документа, то на оригинале делается отметка: "Взамен выдан дубликат серия … номер …".

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль