Секретариат

Как упростить работу с входящими документами: несколько полезных советов

  • 28 марта 2017
  • 2422

Работа с входящими документами может стать сущим кошмаром для любого секретаря, если она не организована и не упорядочена. Проблема в том, что последствиями данной пренебрежительности может стать потеря важных документов, нарушение деловой переписки и даже разрыв деловых отношений. Чтобы этого не произошло, рекомендуем прочитать данную статью, которая подскажет, как упростить работу с входящими документами.

Из данной статьи вы узнаете:

  • этапы жизни входящих писем;
  • советы по улучшению работы с входящими письмами.

Чем больше организация и количество ее сотрудников, тем выше объем поступающей корреспонденции. Чтобы научиться с ней правильно работать, необходимо освоить несколько простых правил, которые помогут организовать прием, регистрацию и дальнейшее распределение входящих писем в короткие сроки.

Этапы жизни входящих писем

Прежде чем перейти к советам по улучшению обработки входящих писем, давайте разберем, какие этапы проходит письмо, попадая в вашу организацию. Это потребуется, чтобы в дальнейшем выявить места, требующие улучшений.

Почтовый ящик. Самый первый этап представляет собой входящий ящик. Входящее письмо поступает в вашу Как упростить работу с входящими документамиорганизацию через почтовый ящик (в том числе электронный) или курьерской доставкой. Именно с этого начинается путешествие письма по вашей организации.

Ответственный за регистрацию писем. После получения письмо попадает в руки сотруднику, ответственному за регистрацию входящих писем. Именно он должен решить дальнейшую судьбу письма: будет оно зарегистрировано и отправлено на следующий стол или сразу отправится в корзину. Следует понимать, что регистрация писем также может быть организована децентрализовано, т.е. непосредственно в подразделениях после распределения писем.

Документооборот. Это и есть самое большое путешествие: движение письма внутри организации до нужного сотрудника. От того, как хорошо организован документооборот в вашей организации зависит длительность путешествия. Отметим, что чем длиннее путь, тем больше вероятность потерять письмо.

Ответственное лицо. Письмо попадает на стол сотруднику, которому предназначалось. В дальнейшем он должен определить, требуется ли отправить это письмо исполнителю, ответить на него или сразу оформить в дело. Мы не будем дальше рассматривать возможные варианты, так как они во многом зависят от вида письма.

 

Советы по улучшению работы с входящими письмами

Как вы можете увидеть, работа с входящими документами не представляет особого труда, если все разложено по полочкам. Однако на каждой полочке могут возникнуть различные проблемы, так или иначе влияющие на работу. Давайте рассмотрим советы, которые помогут их избежать.

Ответственный за прием писем. Самым главным и важным шагом является наделение определенного сотрудника необходимыми полномочиями по приему и распределению писем. Как нельзя кстати для этого подойдет создание пункта в перечне обязанностей в должностной инструкции. Лучше всего, если данная обязанность будет возложена на секретаря организации. Именно на его стол должны стекаться все входящие письма.

Выбор способа регистрации. Если регистрация писем ведется централизованно одним сотрудником, то рекомендуем тщательно отнестись к выбору способа регистрации. Отличным вариантом станет тот способ, который требует меньше всего времени и усилий. Позвольте сотруднику самостоятельно определить, какими средствами необходимо пользоваться для регистрации письма.

Напомним, что если в вашей компании используется журнал регистрации документов, то сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции будут равны сроку хранения журнала. Т.е. минимальный срок согласно Типовому перечню составит 3 года.

Документооборот. Время движения документа в организации должно быть минимальным, поэтому советуем не просить передать письмо чрез первого встречного сотрудника организации. Поймите, что это не входит в его обязанности, поэтому лучше не рисковать важными документами, за потерю которых ответственность ляжет на вас. Поэтому рекомендуем самостоятельно распределять письма по подразделениям. Это не отнимет у вас более 15 минут.

 Рекомендуем материалы по теме:

  1. Какую дату входящего письма нужно ставить в регистрационной форме?
  2. Новые возможности MS Outlook для секретаря
  3. Нужно ли регистрировать личную корреспонденцию?

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.