Секретариат

Планируем рабочий день

  • 29 марта 2017
  • 766

Одним из важнейших залогов успешной работы любого сотрудника, а в особенности и секретаря, является планирование рабочего дня. Именно благодаря грамотному планированию весь рабочий процесс выстраивается таким образом, чтобы дела выполнялись в порядке их важности, а в конце рабочего дня еще оставались силы. Именно об эффективном планировании пойдет речь в сегодняшнем материале.

Из данной статьи вы узнаете:

  • чем руководствоваться при планировании рабочего дня;
  • планирование рабочего дня руководителя.

Каждый секретарь имеет ряд обязанностей, которые можно разделить на важные и второстепенные. При этом данное деление в каждом конкретном случае выглядит абсолютно по-разному. Для того, чтобы максимально эффективно справляться со своими обязанностями и не валиться от усталости в конце рабочего дня, рекомендуем научиться правильно планировать свой рабочий день.

Как спланировать свой рабочий день

Наибольшее затруднение у любого сотрудника вызывает большое количество дел, требующих решения. Именно это чаще всего сбивает: необходимость выделения наиболее значимых задач отнимает много времени и моральных сил. Планирование рабочего дняЧтобы не тратить время впустую и не уставать до начала непосредственной работы, рекомендуем распределить дела по мере их важности.

Распределение задач по мере необходимости зависит от ваших должностных обязанностей. Если речь идет о работе секретаря руководителя, то основным долгом сотрудника в данном случае является обеспечение эффективной деятельности начальника, контроля исполнения его решений и планирование рабочего дня, встреч, совещаний и т.д.

Если речь идет о секретаре в приемной организации, то в данном случае спланировать день значительно сложнее, т.к. большая часть рабочего дня уходит на прием посетителей и звонков. Однако ряд таких обязанностей, как работа с входящими письмами, организация плановых мероприятий и организация текущего хранения можно систематизировать и выполнять в определенное время рабочего дня.

Чтобы понять, как планировать свой день, уточните, чем именно вы занимаетесь в рабочее время. Разумеется, ответ очевиден, но необходимо составить список, чтобы увидеть реальное количество дел, который изначально будет выглядеть, как должностная инструкция. Ведь запись «организация командировок» или «организация совещаний» не отражает ни количества действий, ни затрачиваемого времени, необходимых для выполнения такой задачи.


Секреты эффективного взаимодействия с руководителем


Поэтому каждый такой пункт нужно подробно расписать. Например, организация совещания подразумевает: оповещение участников (несколько раз), заказ переговорной комнаты, подготовка материалов и оборудования и т.д.

Затем составьте еще один список — дел, выполнение которых не связано с рабочими обязанностями. Это общение с коллегами, чаепития, перекуры и прочие занятие, не связанные с выполнением обязанностей.

Наличие данных списков поможет вам проанализировать, на что тратится рабочее время. Снизив количество перерывов и общений не по работе к минимуму, вы сможете спланировать свой день и распределить рабочие дела в соответствии с их значимостью.

 

Планирование рабочего дня руководителя

Если ваш руководитель полностью доверяет вам планирование своего рабочего дня, то главное не ошибиться в расставлении приоритетов дел. Помните, что наиболее важные дела следует выполнять в первой половине рабочего дня. К ним можно отнести важные переговоры и деловые встречи, издание распорядительных документов и прочей документации, регламентирующей деятельность организации.

Не стоит забывать и про организацию совещаний. Если речь идет о плановых совещаниях, то лучше запланировать их проведение на год вперед. Более того, проводить их рекомендуется во второй половине дня, чтобы не жертвовать самой продуктивной первой половиной. Для приема посетителей также важно выделить особое время. Лучше всего осуществлять его непосредственно после обеда или в конце рабочего дня. Пары часов для приема всех желающих будет вполне достаточно.

Документы на подпись и поступившую документацию лучше передавать в первой половине дня. Более того, данная деятельность отлично подойдет для начала рабочего дня, позволит сразу включиться в работу и принять максимально верные решения.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Как научиться планировать дела и перестать отвлекаться?
  2. Планируем рабочий день руководителя с Google Календарем
  3. Как сохранить баланс личной жизни и работы?

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.