5 главных составляющих успешного документооборота

714
Успешная организация эффективного документооборота в любой компании является мечтой каждого руководителя. Правильно организованный документооборот позволяет значительно увеличить деятельность компании, производительность сотрудников и, соответственно, прибыль. В данной статье мы расскажем о главных составляющих эффективного документооборота.

Из данного материала вы узнаете:

  • ответственные за документооборот в организации;
  • должностные инструкции;
  • единый регламент оформления и составления документов;
  • подписание документов;
  • работа с входящей корреспонденцией.

Итак, прежде чем заняться непосредственной организацией документооборота, давайте рассмотрим 5 основных составляющих, которые в значительной степени влияют на движение документов внутри компании.

Сотрудники, ответственные за документооборот

В крупных компаниях за документооборот организации отвечает служба ДОУ (документационного обеспечения управления). В ее обязанности входит контроль, анализ всех движений документов, оптимизация и изменения в работе с документами. Более того, ряд внутренних документов, регламентирующих процесс работы с документами, также издается в данной службе. При этом она может именоваться по-другому: от этого ее назначение не изменится.

Если служба ДОУ в компании отсутствует, то необходимо четко определить сотрудника, в должностные обязанности которого войдет документооборот (чаще всего им становится секретарь). Кроме того, рекомендуем определить ответственных сотрудников в каждом подразделении.

Должностные инструкции

Следует понимать, что наличие должностных инструкций не только определяет круг обязанностей каждого работника, но и обозначает степень ответственности. В связи с этим необходимо четко прописать в должностных инструкциях обязанность ведения документооборота и процедур, так или иначе связанных с ним. Кроме того, необходимо понимать, что ведение документооборота должно входить в обязанности сотрудника, занимающегося аналогичной работой. Проще говоря, такую обязанность нельзя прописать в инструкции для бухгалтера или менеджера по продажам.

Единый регламент оформления документов

Следует понимать, что даже самый важный ГОСТ Р 6.30-2003 имеет несколько способов оформления одного и того же документа, поэтому так важно определить в организации единый порядок оформления документов. Данный этап необходимо регламентировать внутри организации созданием нормативных документов. Это позволит значительно уменьшить количество ошибок при оформлении, временные затраты на их исправление и скорость движения документов. Снижение количества ошибок также значительно повышает скорость документооборота, так как не приходится отправлять лишний раз документы на исправления и доработку.

Подписание документов

Чтобы сделать документооборот более эффективным, рекомендуем распределить обязанности по подписанию документов. Данная мера призвана разделить обязанность утверждения документов между несколькими ответственными лицами. Это позволит избежать застоев документов и образования больших кип неподписанных бумаг на столе руководителя. Отметим, что для распределения данной обязанности необходимо издание внутренних документов или выдача доверенностей.

Работа с входящей корреспонденцией

Самым главным и важным шагом является наделение определенного сотрудника необходимыми полномочиями по приему и распределению писем. Как нельзя кстати для этого подойдет создание пункта в перечне обязанностей в 5 составляющих эффективного документооборотадолжностной инструкции. Лучше всего, если данная обязанность будет возложена на секретаря организации. Именно на его стол должны стекаться все входящие письма.

Если регистрация писем ведется централизованно одним сотрудником, то рекомендуем тщательно отнестись к выбору способа регистрации. Отличным вариантом станет тот способ, который требует меньше всего времени и усилий. Позвольте сотруднику самостоятельно определить, какими средствами необходимо пользоваться для регистрации письма.

Время движения документа в организации должно быть минимальным, поэтому советуем не просить передать письмо через первого встречного сотрудника организации. Поймите, что это не входит в его обязанности, поэтому лучше не рисковать важными документами, за потерю которых ответственность ляжет на вас. Поэтому рекомендуем самостоятельно распределять письма по подразделениям. Это не отнимет у вас более 15 минут.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Секреты эффективного взаимодействия с руководителем
  2. Принят новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов
  3. Какие факторы важны для автоматизации делопроизводства в крупной компании?


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль